 |
|
Ясность означает то, что информация о качестве должна быть доступной для понимания ее пользователя. Это не исключает при необходимости представления достаточно сложной информации.
Одноразовость ввода представляет собой требование только одного введения информации по управлению качеством в банк данных с дальнейшим многоразовым использованием, что позволит снизить ее неоднозначность за счет уменьшения вероятности совершения ошибок при многократном вводе информации.
Надежность информации предполагает полное исключение ошибок. При этом информация должна достоверно, полно и беспристрастно отражать возможное и действительное качество продукции и состояние всех процессов управления качеством.
Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники с применением различных информационных решений.
В менеджменте к информации предъявляются определённые требования: краткость, чёткость формулировок, своевременность поступлений, точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, непрерывность сбора сведений.
Для современных предприятий характерно применение высокоэффективных систем информации, основанных на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки информации, объединённых в единую сеть.
Управленческая информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов её передачи, собственно информации.
Информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путём применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчётов. Весь информационный процесс направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учётной и аналитической информации.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
- определение потребности каждого конкретного менеджера в объёме и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью фирмы,
- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого менеджера в отдельности для обеспечения необходимой информацией, централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду, использование технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы, обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации, разработка программных средств, прикладных программ.
В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации “ снизу вверх”, а также конкретизация информации “ сверху вниз”.
Важную роль в использовании информации играют способы её регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение и представление информации в требуемой форме.
Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.
Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.
Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.
Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.
В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.
Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.
К наиболее важным направлениям использования компьютерных технологий на различных уровнях систем качества относятся:
■ контрольное место. На контрольном месте компьютерные технологии используют для управления и определения измеренных значений при работе с контрольными автоматами и измерительными машинами. Помимо этого они используются и в работе с простыми измерительными приборами для приема измеренных значений, исключаяпри этом возникновение ошибок передачи, обусловленных человеческим фактором. Повышение степени автоматизации приводит к более широкому использованию компьютерных технологий. При этом, граница между человеком и обрабатывающей компьютерной системой для определения величин проверяемых признаков становится все более четкой.
■ управление контролем качества. Уровень управления контролем качества обеспечивает передачу необходимой информации и служит для уплотнения полученных на отдельном контрольном месте данных. Такое уплотнение может осуществляться тремя способами:
а) с помощью определения величин проверяемых признаков из измеренных значений за счет расчета или сравнения с заданными значениями;
б) обработкой проверяемых признаков по статистическим методам;
В) выводом корректировочных параметров для регулировки процесса. Задачи уровня управления контролем можно выразить алгоритмами и вследствие этого хорошо выполнить с помощью компьютеров.
■ управление организацией. На этом уровне, включающем сохранение полученных в ходе контроля данных, определение расходов на контроль и анализ продукции, информационные технологии используются для передачи информации. При этом, необходимо осуществлять процесс по исследованию рынков, изменения потребностей и определению необходимых требований к продукции.
■ управление качеством. Основной задачей на уровне управления качеством является оценка данных, полученных контролем. Как правило этим занимается персонал организации, который использует в своей деятельности данные компьютерных программ. В рамках заводских сетей необходимо интегрировать систему передачи данных о качестве и делать акцент на мультимедийные компьютерные технологии.