Учёт издаваемых конфиденциальных документов ⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2
При издании внутренних и исходящих конфиденциальных документов, необходимо учитывать следующие особенности: 1. Присвоение грифа будущему документу; 2. Учёт носителей, на которых документируется информация; 3. Письменное, санкционированное разрешение на изготовление документа (это или перечень издаваемых конфиденциальных документов или отдельное письменное разрешение на изготовление конкретного документа); 4. Учёт конфиденциального документа на стадии изготовления проекта конфиденциального документа. Подготовка конфиденциальных документов осуществляется двумя способами: 1. Печатанье проекта КД в подразделении КДОУ; 2. Подготовка проекта конфиденциальных документов на рабочих местах исполнителей. При этом, каким бы способом не были изготовлены КД, необходимо предусмотреть защиту КИ от утечки, то есть печатанье проекта должно происходить в защищаемом помещении, в которое ограничен доступ посторонних лиц и при этом используется средства защиты от перехвата вектора магнитных излучений. Журнал учёта издаваемых конфиденциальных документов. 1. Учётный номер ± гриф конфиденциальности; a. Все внутренние и отправляемы КД учитываются по единой валовой нумерации, независимо от вида КД, в порядке исключения, при большом объёме, отдельно могут учитываться распорядительные документы, протоколы и другое. 2. Дата документа; a. Дата проставляется после согласования, подписания, утверждения проекта, исключение – акты и протоколы. 3. Вид и заголовок документа; a. Проставляется только по перечню издаваемых конфиденциальных документов. 4. ФИО исполнителя; a. Исполнитель должен быть допущен к этой конфиденциальной информации. 5. Номера учётных носителей и листов черновика; a. Пример: 12 КТ, листы 7-8. 6. Количество экземпляров; a. Должна соответствовать перечню издаваемых конфиденциальных документов. 7. Количество листов в экземпляре; a. Должна соответствовать перечню издаваемых конфиденциальных документов. 8. Подпись за получение черновика и дата; a. Подпись того, кто принимал. 9. Отметка об уничтожении испорченных листов; a. Пишем номера носителей и листов, 10. Отметка об уничтожении черновика; a. Подпись и дата. 11. Куда отправлен документ; a. Так же, в соответствии с перечнем издаваемых КД. 12. Номера экземпляров; a. Так же, в соответствии с перечнем издаваемых КД 13. Номер и дата сопроводительного документа; a. Пример: Письмо №38 КТ от 22.03.2012. 14. Отметка о возврате носителя; a. Пример: Письмо (исходящее) №39 КТ от 25.03.2012. 15. Указываем индекс (номер) дела, номера листов в деле; a. Пример: Дело № 20 КТ, л. 7-8. 16. Отметка об уничтожении, о передаче на архивное хранение, в службу открытого ДОУ, передача на выделенное хранение. a. При уничтожении КД – номер и дата акта об уничтожении, при передаче в службу открытого ДОУ – отметка, дата - подпись, на архивное, выделенное хранение – проставляется отметка, дата- подпись, учётный номер по журналу учёта документов выделенного хранения. При передаче проектов конфиденциальных документов на подписание, согласование утверждение КД на рассмотрение руководителя, необходимо вести журнал передачи КД. ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|