Здавалка
Главная | Обратная связь

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

Формирование и подготовка дел к сдаче на архивное хранение

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и вторичные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел ведётся под методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экз. каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного человека;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определённые вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления; исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения, составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объёмом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чём в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

- уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объёмах документов приказы по личному составу (приём на работу, увольнение и перевод, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

 

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления:

- внутренняя опись документов;

- заявление о приёме;

- анкета (стандартная);

- листок по учёту кадров;

- документы об образовании;

- выписки из приказов о назначении и увольнении;

- справки.

 

В личных делах учащихся хранятся:

- заявления;

- экзаменационные листы;

- документы об образовании;

- копия приказа о зачислении;

- медицинские справки;

- справки с места жительства;

- фото и др. документы.

При поступлении учащиеся предъявляют паспорт или свидетельство о рождении, о чём делается запись в личном деле поступающего.

По окончании учёбы учащиеся получают из личных дел свои документы об образовании под расписку.

 

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год.

 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ,
ПРИНИМАЕМЫХ В АРХИВ

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

 

 

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплёт дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях внутренней описи документов;

-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются в 4 прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможности свободного чтение текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дела и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учёта особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруют на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист большого формата разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены

одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При выполнении новой нумерации старые номера зачёркиваются и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачёркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книжках – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме:

_______________________________________________________________

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
   

Наименование должности
работника Подпись И.О.Фамилия

Дата

 

В листе-заверителе указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

 

Внутренняя опись документов дела составляется для учёта документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.).


 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов единицы хранения № _____

№ п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед.хр. Примечание
           

Итого_______________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

количество листов внутренней описи______________________________

(цифрами и прописью)

Должность лица, составившего
внутреннюю опись Подпись И.О.Фамилия

Дата

 

18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и для хранения документов по личному составу:

Код гос. архива __________

Код организации _________

Ф. №
Оп. №
Д. №

(Наименование архивного учреждения)

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № _____ ТОМ № ___

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На ______ листах

Хранить ________

Ф. № _______

Оп. № ______

Д. № _____





©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.