Экспертиза ценности документов
Рис. 3.35.
Передача дел на хранение в архив предприятия производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов. Экспертиза ценности представляет собой процедуру изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение в составе Архивного Фонда РФ. Экспертиза ценности документов предприятия проводится специально уполномоченным органом - экспертной комиссией (ЭК). Состав комиссии и ее полномочия (см. приложение 9 к настоящему пособию) определяются в соответствии с приказом руководителя предприятия*(153). Поясним, что на ЭК возлагаются координационные и методические функции. Непосредственное выполнение экспертизы возлагается на службу ДОУ и ответственных за организацию делопроизводства структурных подразделений предприятия (см. далее). Результаты работы по экспертизе ценности документов подлежат рассмотрению на заседаниях ЭК*(154). Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают: 1. Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. 2. Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях. 3. Выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли*(155). Экспертиза ценности традиционных и электронных документов (соответствующих дел) производится с учетом следующих особенностей. Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой "ЭПК" выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой "ЭПК" переформировываются. Сроки хранения переформированных дел, включающих документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел и акты (см. далее) о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению (см. рис. 3.36).
Рис. 3.36.
________________________________________________________________________ (наименование предприятия)
Утверждаю Наименование должности руководителя ____________ ___________________ Подпись Расшифровка подписи Дата
Опись N ____
В данную опись внесено_________ дел с N ______ по N ______, в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера:_______________________________________________________, пропущенные номера:____________________________________________________.
Наименование должности __________ ____________________ составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата
Согласовано Согласовано Наименование должности руководителя Протокол ЭК службы ДОУ (делопроизводства) от 00.00.0000 N 000
_________ __________________ Подпись Расшифровка подписи Дата
Передал_____________________ дел и___регистрационно-контрольных картотек (цифрами и прописью) к документам.
Наименование должности __________ ____________________ составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата
Принял _____ дел и ___ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)
Наименование должности __________ ____________________ составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата
Рис. 3.37
Описи дел (см. рис. 3.37), подписанные лицами, ответственными за их составление, представляются в архив предприятия через год после завершения включенных в них дел в делопроизводстве. По требованию архива в дополнение к описям могут также составляться оглавление, список сокращений и указатели. Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится в два этапа: на первом этапе архив совместно со службой ДОУ и подразделением, отвечающим за функционирование информационных технологий (ИТ) (отдел информации, служба ИТ и т.п.), определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД И БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы (сформированный перечень после необходимых уточнений утверждается ЭК); на втором этапе на основании перечня производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение. В ходе экспертизы, кроме прочего, устанавливается взаимосвязь ЭД (БД) с традиционными документами предприятия. Решение об окончательном отборе ЭД (БД) принимается на основе критериев, учитывающих, в частности, функциональную значимость ЭД (БД), полноту (завершенность процесса создания) ЭД (БД), аутентичность ЭД (БД), отсутствие в ЭД (БД) дублирующей информации, при этом принимаются во внимание: а) ограничения на прием ЭД (БД) (обусловленные в том числе соответствием типа электронного оборудования архива различным режимам хранения); б) стоимость перевода ЭД (БД) в другой формат и обеспечения надлежащего режима хранения в целом; в) наличие сопроводительной документации к ЭД (БД). По результатам экспертизы ценности составляется описи дел и акты (см. рис. 3.38) о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению. В акты включаются дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив предприятия в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности.
Акт ___________N_____________ Утверждаю ________________________ Наименование (место составления) должности руководителя о выделении к уничтожению предприятия дел (документов), не ________ _____________ подлежащих хранению Подпись Расшифровка ___________________________ подписи (постоянного, временного хранения, по кадрам - указать требуемое) Дата Фонд N ____________________ Оттиск печати (название фонда)
На основании ___________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов ________________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________________ ________________________________________________________________________ (название фонда)
________________________________________________________________________ Итого _____________________________ дел за годы _______________________. ________________________________________________________________________ (цифрами, прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены, а по личному составу - согласованы с ЭПК ______________________________, (наименование архивного учреждения)
протокол N ____ от ____________________________________________________.
Наименование должности лица, проводившего __________ ____________________ экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата
Согласовано Протокол ЭК (ЦЭК) от__________N_________
Документы в количестве _____________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ___________ кг сданы в ___________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________ N ________.
Наименование должности работника, сдавшего __________ ____________________ документы Подпись Расшифровка подписи Дата
Изменения в учетные документы внесены:
Наименование должности лица, внесшего изменения __________ ____________________ в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата
Рис. 3.38.
Включение в акт дел с истекшим сроком хранения допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт*(157). Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|