 |
|
Электронный документооборот
3.1.1. Электронный документооборот включает:
формирование ЭД;
отправку и доставку ЭД;
проверку ЭД;
подтверждение получения ЭД;
отзыв ЭД;
учет ЭД (регистрацию входящих и исходящих ЭД);
хранение ЭД (ведение архивов ЭД);
создание дополнительных экземпляров ЭД;
создание бумажных копий ЭД.
Формирование ЭД
3.2.1. Формирование ЭД осуществляется согласно документам, регулирующим документооборот в СЭДФК, определенными настоящими Правилами.
Отправка и доставка электронного документа
3.3.1. В отношениях между отправителем и получателем ЭД считается исходящим от отправителя, если ЭД отправлен лицом, уполномоченным действовать от имени отправителя в отношении данного ЭД, или информационной системой, используемой отправителем и действующей автоматически.
3.3.2. ЭД не считается исходящим от отправителя, если получатель знал или должен был знать, в том числе в результате выполнения проверки, о том, что ЭД не исходит от отправителя, или получатель знал или должен был знать, в том числе в результате выполнения проверки, о том, что получен искаженный ЭД.
3.3.3. Особенности отправки, доставки и получения ЭД могут устанавливаться документами, регулирующими документооборот в СЭДФК, определенными настоящими Правилами или индивидуальными регламентами работы.
Проверка подлинности доставленного ЭД
3.4.1. Проверка подлинности ЭД включает:
проверку ЭД на соответствие документам, регулирующим документооборот в СЭДФК, определенным настоящими Правилами;
проверку подлинности всех ЭЦП ЭД;
проверку статуса соответствующих сертификатов ключей подписи.
3.4.2. В случае положительного результата проверки ЭД данный ЭД принимается к исполнению. В противном случае данный ЭД считается отказанным, о чем получатель должен послать уведомление отправителю в виде ЭД с указанием причины отказа исполнения документа.
3.4.3. Отказанные ЭД сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций.
3.4.4. О всех случаях непрохождения проверки подлинности ЭД уполномоченное лицо получателя извещает Удостоверяющий центр.
Подтверждение получения ЭД
3.5.1. Подтверждение получения ЭД производится в автоматическом режиме, согласно документам, регулирующим документооборот в СЭДФК, определенным настоящими Правилами.
Отзыв ЭД
3.6.1. Участник вправе отозвать отправленный ЭД согласно документам, регулирующим документооборот в СЭДФК, определенным настоящими Правилами.
3.6.2. ЭД может быть отозван отправителем только до начала его исполнения.
Учет ЭД
3.7.1. Учет ЭД осуществляется путем ведения электронных журналов учета в АРМ Участника.
3.7.2. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.
Хранение ЭД
3.8.1. ЭД должны храниться в электронных архивах с сохранением всех реквизитов, включая все заверяющие ЭЦП.
3.8.2. Срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения их бумажных аналогов.
3.8.3. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих электронных журналов учета, сертификатов ключей подписи, подтверждений о доставке ЭД, а также программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и проверки ЭЦП хранимых ЭД.
3.8.4. Ведение электронных архивов Организатора и Участника определяется нормативными правовыми актами.