 |
|
Як побудовано навчальний посібник
Зміст
 
| Основи роботи з програмою | |
| Основні терміни та поняття комп‘ютерного обліку | |
| Первинна настройка програми | |
| Введення інформації в довідники |
Від редактора
Посібник допоможе освоїти на практиці ведення бухгалтерського обліку на персональному комп'ютері в середовищі програми "1С:Бухгалтерія 7.7". Навіщо потрібен цей посібник, коли достатньо книг по бухгалтерському обліку, а до бухгалтерської програми додається значного розміру документація? Для відповіді на це питання постараємося з‘ясувати, які принципові відмінності даного посібника від документації користувача.
Відмінність перша
Для авторів документації всі режими роботи програми рівноцінні і ціль документації полягає в тому, щоб якнайдетальніше описати всі режими роботи програми, причому, звичайно, це робиться в тій послідовності, у якій вони зустрічаються в меню, панелях інструментів, програмних модулях. Логіка побудови документації: від режимів роботи програми – до рекомендацій з їхнього застосування в різних ситуаціях. Реальне життя висуває зовсім іншу логіку освоєння бухгалтерської програми. Спочатку виникає задача, зв'язана з реальною господарською ситуацією, а від бухгалтера вимагається знайти адекватні засоби для її рішення.
Саме така логіка покладена в основу даного навчального посібника: від облікових ситуацій – до програмних засобів для їхньої реалізації. У посібнику послідовно розглядаються реальні господарські ситуації, з якими зіштовхується бухгалтер, і вже на прикладі цих ситуацій розбираються правила і прийоми застосування стандартних засобів і типових настроювань програми. У випадку якщо типові засоби і настроювання програми не повною мірою відповідають вимогам господарської ситуації, то розглядаються способи і прийоми зміни поточної настройки програми. Безумовно, для бухгалтера це більш звичний погляд на речі: спочатку господарська ситуація, а потім – порядок її відображення в комп'ютерному обліку.
Відмінність друга
Слід також зазначити принципову різницю у відношенні до типових рішень і настроювання програми.
1С:Бухгалтерія це універсальна бухгалтерська програма, орієнтована на широкий спектр можливих застосувань – від невеликих до дуже великих підприємств різних областей діяльності – виробничих, будівельних, торгових. Програма працює в двох основних режимах – режимі ведення бухгалтерського обліку і режимі конфігуратора, що забезпечує настроювання бухгалтерської програми на конкретну область застосування. Відповідно, до програми додається набір книг документації, у яких дається окремий опис названих засобів. Однак у реальному житті постійно приходиться зіштовхуватися із ситуацією, коли в процесі ведення обліку уточнюються параметри облікової системи, змінюються облікові процедури і порядок їхньої реалізації. У результаті потреба в зміні настроювання програми виникає постійно в ході поточної облікової роботи. У цьому зв'язку засоби настроювання програми і засоби ведення обліку в посібнику розглядаються у взаємозв'язку, як єдиний інструмент для реалізації задач, що постають перед обліковою системою підприємства.
Відмінність третя
Ніяка нова діяльність не може бути освоєна людиною без придбання деякого досвіду практичної роботи. Можна досконально вивчити устрій автомобіля і правила дорожнього руху, але для того щоб навчитися водити автомобіль, крім цього буде потрібно одержати початкові навички практичного водіння автомобіля в реальних дорожніх умовах з майстром навчання практичного водіння.
Також неможливо чисто теоретично "навчитися" бухгалтерському обліку, а тим більше, комп'ютерному бухгалтерському обліку. Необхідні практичні робота з рішення реальних облікових задач у середовищі реальної комп'ютерної програми. Даний робочий зошит є практичним посібником по веденню обліку в середовищі програми 1С:Бухгалтерія версії 7.7. Він являє собою практикум, що може бути використаний тільки в процесі роботи за комп'ютером з бухгалтерською програмою. Тим самим, з деякою умовністю, можна говорити про те, що на нього покладається роль майстра навчання практичного ведення бухгалтерського обліку на ЕОМ.
Як побудовано навчальний посібник
Перші розділи присвячені загальним принципам побудови бухгалтерської програми і прийомам взаємодії користувача з нею. У цих же уроках обмовляються використовувані в книзі терміни й угоди. Відомості, що містяться в цих уроках, дають мінімальний набір знань, необхідних для початку практичної роботи з комп'ютером і бухгалтерською програмою,
Для закріплення пройденого матеріалу по кожному вивченому питанню читачу пропонується задача, яку потрібно самостійно виконати на комп'ютері. Потрібно мати на увазі, що всі задачі і практичні завдання зв'язані між собою й у сукупності представляють наскрізний приклад ведення комп'ютерного бухгалтерського обліку на умовному підприємстві "Добро" протягом одного звітного періоду. Таким чином, виконавши всі задачі і завдання, можна одержати досить повне представлення про реальну технологію ведення обліку з застосуванням сучасної комп'ютерної техніки і бухгалтерської програми 1С:Бухгалтерія.
Звичайно, у рамках окремо узятого посібника неможливо розглянути всі господарські операції у всім різноманітті їхньої реалізації в комп'ютерній бухгалтерії. У зв'язку з цим, основний акцент робиться не на виклад готових рецептів і рішень, але всякий раз розглядається процес пошуку рішення в деякій заданій ситуації, обговорюються різні варіанти організації обліку і реалізації поставлених задач на основі використання всього різноманіття засобів програми 1С:Бухгалтерія
Отримані знання повинні допомогти користувачу знаходити власні рішення в реальних життєвих ситуаціях.
ТЕМА № 1. Основи роботи з програмою "1C:Бухгалтерія"
| Урок 1 | Запуск програми | |
| Урок 2 | Режими роботи програми | |
| Урок 3 | Перше знайомство з режимом ведення обліку | |
| Урок 4 | Елементи інтерфейсу користувача | |
| Урок 5 | Перше знайомство з режимом конфігурування | |
| Задача 1 | Створення нової інформаційної бази | |
| Урок 6 | Створення страхових копій інформаційних баз | |
| Обговорювані питання |
УРОК № 1. Запуск програми
Програма 1С:Бухгалтерія є одним із продуктів системи програм "1С:Підприємство". До складу "1С:Підприємства" входять декілька компонент, серед яких: "Оперативний облік", "Розрахунок" і "Бухгалтерський облік". Кожна з компонент може використовуватися як разом з іншими компонентами, так і самостійно (автономно). Якщо на комп'ютері встановлена хоча б одна з компонентів, усе рівно вважається, що встановлено систему "1С:Підприємство", тільки в обмеженому складі.
Ми розглядаємо автономний режим роботи компоненти «Бухгалтерський облік». У зв'язку з чим, відразу відзначимо, що надалі завжди, коли говориться про роботу з програмою «1С:Бухгалтерія», мова йде про роботу з бухгалтерським компонентом системи 1С:Підприємство.
Як почати роботу з програмою " 1C:Бухгалтерія"?
Як і будь-яку іншу програму в системі Windows, її можна запустити декількома різними способами. Найбільш простим і природним є запуск програми за допомогою кнопки "Пуск" (рис. 1-1).
При установці "1С:Бухгалтерії" на комп'ютер, пропонується створити нове підменю (групу) "1С:Підприємство 7.7" у групі "Програми" у меню "Пуск". У цій групі міститься ярлик для запуску "1С:Підприємства", що також як і група представлено під ім'ям "1С:Підприємство".
Процес запуску системи "1С:Підприємство" у Windows передбачає виконання наступної послідовності дій:
1) Щигликом миші здійснюється натискання екранної кнопки "Пуск".
2) У відкритому меню вибирається пункт "Програми".
3) У відповідному підменю вибирається пункт "1С:Підприємство".
4) У переліку програмних засобів вибирається режим запуску системи "1С:Підприємство" або "1С:Підприємство Монопольно"
Пункт "1С:Підприємство Монопольно" призначений для запуску багатокористувацької версії програми в монопольному (однокористувацькому) режимі.
Рис. 1-1. Звернення до програми запуску 1С:Підприємство через кнопку „Пуск”
Після виконання зазначеної послідовності дій на екрані з'явиться вікно запуску системи "1С:Підприємство", показане на рисунку 1-2.
Рис. 1-2. Вікно запуску системи
Дане вікно містить наступні поля й елементи керування "У режимі" – у даному полі здійснюється вибір одного з можливих режимів роботи користувача із системою "1С:Підприємство", "Конфігуратор", "Наладчик", "Монітор". Для вибору необхідного режиму роботи потрібно клацнути мишею по даному полю, і в списку, що з'явився, показаному на рисунку 1-3, вибрати бажаний режим.
Рис. 1-3. Список режимів роботи
Поле "Інформаційні бази" містить список інформаційних баз, доступних для роботи. Повний шлях до директорії для обраної інформаційної бази вказується в нижній частині вікна
Прапорець "Монопольно" міститься у вікні запуску тільки при використанні мережевої версії системи "1С:Підприємство". Він використовується для установки монопольного режиму роботи з програмою, тобто, такого режиму, коли обрана для роботи інформаційна база стає недоступної для інших користувачів мережі. Щиглик мишею по даному прапорці призведе до появи або зняття позначки у виді "галочки". Наявність позначки свідчить про те, що встановлений монопольний режим роботи.
Розглянемо більш детально, ті поняття, що стоять за перерахованими вище термінами.
УРОК № 2. Режими роботи програми "1C: Бухгалтерія"
Запуск системи "1С:Підприємство" виявляє її цікаву особливість. Виявляється, вона містить чотири складові частини: "1С:Підприємство", "Конфігуратор", "Наладчик", "Монітор". Навіщо це зроблено?
Для того щоб це зрозуміти, пояснимо концепцію побудови програми. Спробуємо це зробити з використанням наступної аналогії.
Припустимо, ми не освоюємо нову програму, а вселяємося в нову квартиру (або освоюємо її). Але квартира незвичайна, а зі спеціальними засобами, що дозволяють видозмінювати її планування, переобладнати у відповідності зі своїми потребами, у тому числі і ті, що змінюються впродовж життя. Для цього до квартири дається спеціальний інструментарій і матеріали, що дозволяють досить легко і просто виконати переустаткування "під себе". От тільки перед входом у таке чудо-житло є двоє дверей. Перша веде власне в квартиру, призначену для проживання, друга – у спеціальний бокс, де зберігаються зручні і високотехнологічні інструменти для переустаткування наявного житла
У програмі 1С:Бухгалтерія теж є двоє "дверей" для входу: перша ("1С:Підприємство") – вхід у робочу програму для ведення бухгалтерського обліку, друга ("Конфігуратор") – вхід у режим конфігурування (перебудови) робочої програми.
Навіщо це потрібно? У випадку з житлом – усе ясно. Скільки людей стільки і думок про гарне планування й устаткування. До того ж, згодом ці представлення можуть змінюватися, виникне потреба щось додати, змінити або прибрати. Якщо відбулися зміни в складі родини, те не складно створити нові приміщення з новими функціональним призначенням і можливостями. На жаль, таке житло існує тільки в мріях. Програма з інструментарієм по її "реконструкції" – реальність.
Навіщо потрібна реконструкція бухгалтерській програмі? Таке питання може задати людина, недосвідчена у бухгалтерському обліку. По-перше, як немає зовсім однакових людей, так і немає однакових підприємств. Кожне з них має свою специфіку, що не в змозі заздалегідь врахувати ніяка, навіть сама розумна комп'ютерна програма. По-друге, усе в житті змінюється, розвивається. Міняються зовнішні умови функціонування підприємства і його облікової системи: законодавство, політика, ринкова кон'юнктура і т.п. Міняється саме підприємство: воно освоює нові ринки, нові методи роботи, нарощує обороти, розширюється й укрупнюється. Усе це вимагає перегляду його облікової системи, її реорганізації, а отже, виникає необхідність заміняти і програмні засоби ведення обліку. Наявність двох описаних режимів в одній програмі дозволяє використовувати бухгалтерську програму протягом довгого часу без заміни на нову.
Так у які ж двері ввійти? Усе залежить від людини і сформованих обставин. Один, в'їхавши в нову квартиру, відразу прийметься змінювати її планування, переобладнувати за своїм розсудом, іноді навіть заздалегідь не знаючи чого він хоче. Інший поживе, придивиться до квартири, загляне в інструментальний бокс, подивиться, що там за інструмент, які є будівельні матеріали і блоки, до сусідів зайде, подивиться, як у них справи йдуть, а потім і сам намітить власний варіант перепланування. Третій узагалі буде жити в тім, що є і радуватися життю, не обтяжуючи себе клопотами перебудови. А коли життя "прижме", звернеться до фахівців, що з наявного матеріалу й інструментарію, усе зроблять, як він того побажає. Швидко, зручно, вигідно, тільки гроші плати.
Точно такими ж шляхами може піти і користувач "1С:Підприємства". Можна відразу ( самостійно або за допомогою фахівців) приступити до адаптації програми, перебудовуючи її під свою унікальність і винятковість. Можна попрацювати в наявній конфігурації, розібратися, що в ній не влаштовує, і на цій основі виробити план перебудови, що знову ж можна реалізувати самостійно або за допомогою фахівців. А можна просто працювати в наявній конфігурації і не засмучуватися через таких дрібницю, що якусь облікову операції можна було б виконати більш ефективно і зручно з меншими витратами сил і часу.
Ми зовсім забули ще про двоє додаткових «дверей». Є третій і четвертий входи в програму – «Наладчик» і «Монітор». Що це таке?
У своїх діяннях по перебудові можна зайти досить далеко. І тоді можлива ситуація, коли одні блоки будуть не зістиковуватися з іншими, замість бажаної гармонії почнуть випирати гострі кути, зяяти діри і щілини. Отоді потрібно буде кваліфікована допомога, щоб знайти помилку у власних розрахунках, зрозуміти, яким чином можна виправити небажаний результат і навести порядок у конструкції. Для цих цілей і призначений третій комплекс засобів, називаний "Наладчиком". Тобто це режим, призначений для налагодження створюваної конфігурації.
Як бачимо, розроблювачі "чуда-програми" забезпечили її допоміжними засобами, розрахованими навіть на такі не дуже приємні випадки життя. Але будемо сподіватися, що в нашій роботі ці засоби не знадобляться.
Четвертий вхід – "Монітор" вводить у світ тотального стеження і контролю. Будь-які дії користувача по зміні облікових даних або параметрів настроювання системи автоматично фіксуються і запам'ятовуються комп'ютерною системою (мало що користувачу здумається змінити або побудувати!). Режим "Монітор" відкриває доступ до керування цими даними. Зроблено це не заради придушення творчих поривів користувача програми, але для того, щоб у випадку виникнення помилок, збоїв і інших неприємних ситуацій, фахівець, проаналізувавши цю інформацію зміг би установити причину виникнення проблем. Як відомо, знання причини наших невдач допомагає боротись з ними.
Ми на прикладах різноманітних господарських ситуацій розглядаємо можливі варіанти організації комп'ютерного обліку. Деякі з варіантів можуть бути реалізовані безпосередньо в рамках типової конфігурації програми, а для деяких потрібно скористатися засобами конфігурування В зв'язку з цим, завжди згадується той режим роботи з програмою, про який йде мова.
Конфігурування – розробка або модифікація настроювання програми в режимі "Конфігуратор".
Ведення бухгалтерського обліку – робота з програмою в режимі "1С:Підприємство" у рамках поточної настроювання програми.
Режими "Наладчик" і "Монітор" призначені для фахівців в області комп'ютерних систем, вони мають дуже віддалене відношення до власне бухгалтерського обліку.
УРОК № 3. Перше знайомство з режимом ведення обліку
Робота з програмою в режимі ведення бухгалтерського обліку передбачає наявність деякої конфігурації. Це може бути одна з типових конфігурацій, що поставляються розроблювачами програми, наприклад:
типова конфігурація для обліку на госпрозрахункових підприємствах,
типова конфігурація для обліку в організаціях на державному бюджеті,
типова конфігурація для обліку на підприємствах торгівлі.
Особливістю типової конфігурації є те, що вона розробляється силами фірми-виробника програми 1С:Бухгалтерія – "1C" і поставляється безкоштовно разом із програмою.
Типова конфігурація орієнтована на визначену область застосування, усі настроювання виконані відповідно до поточного законодавством України.
Типова конфігурація не є чимось канонізованим і незмінним. Вона в значній мірі залежить від поточного законодавства і нормативних документів, що регламентують ведення бухгалтерського обліку. Зміна законодавчої і нормативної бази бухгалтерського обліку приводить до необхідності перегляду типової конфігурації і приведення її у відповідність умовам, що змінилися. Цю роботу виконує фірма-виробник програми, постійно підтримуючи й удосконалюючи типову конфігурацію.
Крім типових конфігурацій, розроблювальних фірмою "1C", конфігурації можуть розроблятися, дороблятися, модифікуватися силами сторонніх організацій і окремих фахівців, у тому числі і силами самих користувачів. Власне типова конфігурація в її первозданному виді існує лише до того моменту, поки в неї не внесено ніяких змін. Після внесення змін у настроювання типової конфігурації вона стає у певному розумінні унікальною і тоді, поточна конфігурації програми вже відрізняється від типової. Ці відмінності обумовлюються специфікою організації обліку на кожному конкретному підприємстві і, насамперед стосуються настройки робочого плану рахунків, аналітичного обліку, складу і структуру використовуваних довідників, форм деяких документів, звітів і т.д.
Ми описуємо роботу з типовою конфігурацією програми для госпрозрахункових підприємств. Однак не виключено, що встановивши програму і зазначену типову конфігурацію на свій комп'ютер, можна знайти деякі невідповідності опису, приведеного нами, з реальною картиною роботи програми. Це буде свідчити про те, що в типову конфігурацію розроблювачами були внесені зміни.
Конфігурування і робота з поточною конфігурацією розглядаються як два взаємозалежних процеси, з якими реально приходиться зіштовхуватися користувачу програми в його практичній діяльності. Однак перш ніж вносити зміни в існуючу конфігурацію, треба спочатку розібратися в ній, оцінити, наскільки представлені в ній настроювання задовольняють або не задовольняють поточні потреби. На цій основі можна намітити план внесених змін. Після цього – оцінити наслідки подібного втручання, як на сучасний момент, так і на перспективу. І тільки переконавшись в необхідності і можливості внесення пропонованих змін, можна робити виконання дій, зв'язаних з конфігуруванням програми.
УРОК № 4. Елементи інтерфейсу користувача
Інтерфейсом користувача називається набір засобів, наданих програмою для спілкування з користувачем. До елементів інтерфейсу користувача відносяться екранні форми, меню, піктограми, гарячі клавіші й ін. Розглянемо деякі початкові зведення про організацію інтерфейсу користувача бухгалтерської програми, необхідні для того, щоб почати з нею роботу. Надалі, у ході виконання практичних завдань ці знання будуть поповнюватися.
Крім того, практично всі елементи інтерфейсу користувача програми, що працює в режимі ведення бухгалтерського обліку, можуть бути змінені розробниками конфігурацій або самим користувачем. Зокрема, може бути встановлені інший склад і взаємне розташування пунктів меню, піктограм, може мінятися зовнішній вигляд екранних форм документів.
Перше знайомство з програмою почнемо на прикладі типової конфігурації для госпрозрахункових організацій. У ході знайомства домовимося про термінологію, що використовується в програмі, домовимось про умовне позначення елементів інтерфейсу користувача на рисунках і в тексті.