Этапы проведения аудита систем управления
Понятие системы управления на предприятии
В науке управления к началу 90-х г.г. сложился определенный понятийный аппарат, позволяющий описать систему управления предприятием. Тем не менее, в отношении понятий «система управления», «организационная система управления» нет единого мнения.[5]
Определения этих понятий можно классифицировать следующим образом. [4]
Система управления предприятием –это совокупность технических и организационных методов и мер предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия.[6]
Структура управления — систематизированный набор средств сбора сведений о подконтрольном объекте и средств воздействия на его поведение с целью достижения определённых целей.
Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей. Системы управления с участием людей как объектов управления зачастую называют системами менеджмента. [3]
Техническая структура управления — устройство или набор устройств для манипулирования поведением других устройств или систем.
Структуры управления разделяют на два больших класса:
1. автоматизированные структуры управления (АСУ) — с участием человека в контуре управления;
2. структура автоматического управления (САУ) — без участия человека в контуре управления.
Таблица 1
Определения понятия «система управления» разных авторов
Понятие
| Определение понятия
|
Система управления
| «конструкция» организационной системы, характеризующая состав, взаимосвязь звеньев управления и исполнения (объекта и субъекта управления);
|
| строение управляющей системы, способ ее внутренней организации, связи элементов субъекта управления между собой (порядок расположения, соподчиненность отдельных звеньев управленческого аппарата - отделов, групп, бюро), позволяющие выполнять необходимые функции управления;
|
элементы системы, их связи, ее целостные свойства, если они, так или иначе, обеспечивают устойчивое существование системы;
|
состав элементов, их права, ответственность и взаимосвязи по реализации задач управления объектом;
|
взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий, ответственности, а также функциональной и технологической связей, возникающих в процессах управления.
|
Процесс проведения и этапы аудита систем управления
В ходе проведения аудита, деятельность аудируемого объекта, проверяется наличие и оценивается эффективность функционирования системы управления.
В зависимости от целей и задач аудит может проводиться комплексно и охватывать все стороны системы управления или носить выборочный характер, направленный на оценку одного либо нескольких элементов данной системы.
Таблица 2
Этапы проведения аудита систем управления
Этапы аудита систем управления
| Процесс проведения аудита
|
Первый этап
| Инициатором проведения аудитов I и II уровней могут являться высшее руководство общества либо служба промышленной безопасности и охраны труда общества.
Инициаторами аудитов III уровня являются службы промышленной безопасности и охраны труда филиалов, руководство филиалов.
Периодичность проведения аудитов любого уровня зависит от:
« эффективности функционирования системы управления;
« результатов предыдущих аудитов;
« значимости аудируемого подразделения в рамках системы управлении и т.д.
Аудиты любого уровня проводятся с периодичностью не реже одного раза в год.
Периодичность проведения аудитов определяется представителем руководства общества.
|
Второй этап
| Задача при формировании аудиторской группы - создание такого состава группы, который обеспечит проведение аудита, достоверность его результатов и объективность выводов.
|
| Численность аудиторской группы определяется планом проведения аудита. В состав аудиторской группы должны входить аудиторы – специалисты общества, прошедшие специальный курс внутреннего аудита систем управления и имеющие соответствующие сертификаты.
Инициатор аудита назначает руководителя группы, отвечающего за формирование группы внутреннего аудита и обеспечение проведения и завершения аудита в соответствии с объемом и планом аудита.
Если руководитель объекта аудита не согласен с выявленным несоответствием, то ему необходимо подписать лист с особым мнением в произвольной форме, в котором должно быть подробно описана причина его несогласия. Данный лист вместе с отчетом о несоответствии направляется руководителю более высокого уровня.
Отчет о проведении аудита готовится под руководством у руководителя группы, который отвечает за его точность и полноту. При составлении отчета стороны должны достигнуть соглашения по всем вопросам и внести необходимые коррективы.
На составленном отчете у руководителя группы ставит подпись и дату.
|
Третий этап
| Порядок проведения аудита является единым для всех объектов и состоит из следующих этапов:
o проведение первого заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта;
o сбор аудиторских данных;
o анализ данных и получение результатов аудита;
o проведение заключительного заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта.
На этапе сбора аудиторских данных необходимо собрать данные об аудируемом объекте, чтобы определить их соответствие принятым критериям аудита.
Документирование в процессе аудита проводится с использованием рабочих документов аудитора: вопросников, рабочих программ и др. Следует фиксировать все случаи несоответствия установленным критериям аудита. Заявления, которые не могут быть проверены, должны быть подтверждены дополнительной информацией, либо быть идентифицированы как не подтвержденные.
|
Четвертый этап
| Подготовка окончательного варианта отчета о проведении аудита осуществляется под руководством у руководителя группы, который несет ответственность за его достоверность и полноту. На отчете о проведении аудита ставится дата и подпись руководителя группы и делается запись (с датой и подписью) об ознакомлении:
« при проведении аудита I уровня – представителя руководства по вопросам промышленной безопасности и охраны труда общества;
« при проведении аудита II уровня – руководителя филиала общества;
« при проведении аудита III уровня – руководителя структурной единицы филиала общества.
По результатам аудита систем управления формируются выводы и предложения.
|
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.