 |
|
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА (СНИЗУ ВВЕРХ)
12. Ставим курсор на должность подписавшего документ и на формуляре документа смотрим, сколько пунктов нужно добавить перед этим элементом. Входим: Абзац – Межстрочный -точно 12пт - Интервал – Перед – проставляем пункты (указанные после знака плюсв пособии"Формуляры ОРД") – ОК.
13. Ставим курсор на слово "приложение" и смотрим на формуляре документа, сколько пунктов нужно добавить над этим реквизитом, - ОК.
14. Форматируем текст:
Выделяем текст без приложения:
¯
Абзац
¯
Межстрочный
¯
Точно 18 пт.
¯
Первая строка -Отступ - 1,25 см
¯
Выравнивание - по ширине
¯
ОК
15. Если есть вступительное обращение (Уважаемый ….), то нужно выровнять его по центру.
16. Ставим курсор на заголовок, по формуляру смотрим, сколько пунктов нужно добавить до и после заголовка, выставляем – ОК.
17. Форматируем согласно формуляру и остальные элементы бланка.
18. Форматируем реквизиты адресата.
19. Не забудьте ближе к нижнему полю оформить свои данные (Фамилия Имя Отчество и сл.телефон) как исполнителя документа. Например:
Орлова Нина Ивановна
8(499)-749-79-23
20. Готовый документ распечатываем и шариковой ручкой синими чернилами проставляем в бланке дату и номердокумента. Расписываемся за подписавшего документ. Если нужно оформить резолюцию или отметку об исполнении документа, они также выполняются от руки шариковой ручкой.
1.3.2. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА НА БЛАНКЕ
С ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ
2.1. Прочитать в теории все о письмах.
2.2. Положить перед собой справочное пособие "Формуляры ОРД", стр.5.
ПЕРЕД НАЧАЛОМ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЫПОЛНЯЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ОПЕРАЦИИ:
1. Установить параметры страницы:
Размётка страницы"
¯
Параметры страницы
¯
Верхнее поле – 3 см
Нижнее - 3
Левое – 3
Правое – 1-1,5
¯
По умолчанию
¯
Да
2. Установить шрифт № 14 по умолчанию:
Главная
¯
Шрифт № 14
¯
По умолчанию
¯
Да
3. Активировать знак непечатаемых символов.
4. Установить границы текста
¯
Кнопка "Office"
¯
Параметры Word
¯
Дополнительно (слева)
¯
Показывать содержание документа" (справа"
¯
Показывать границы текста
¯
ОК
5. Установить точный интервал в 12 пт.:
Главная
¯
Абзац
¯
Межстрочный¯
¯
Точно (12 пт)
¯
ОК
ВЫПОЛНЯЕМ ПИСЬМО:
1.(Для коммерческих организаций) Набираем от левого поля название организации, куда входит и правовой статус организации (открытое акционерное общество, закрытое акционерное общество и т.п.). нажать кл.Enter
2. Набираем почтовый адрес. Нажать кл.Shift + Enter.
3. Набираем справочные данные ( тел……, факс ….., e-mail). Нажать кл.Shift + Enter.
4. Набираем коды: ОКПО 8 цифр, ОГРН 13 цифр, ИНН/КПП 10/9 цифр.Нажать кл. Enter.
5. Выполнить таблицу из 3 столбцов и 2 строк.
6. Выделить таблицу и удалить границы.
7. Установить ширину столбцов – 7,25 см и 8,5 см.
8. В левом верхнем столбце выполнить чёрточки для даты и номера документа:
На линейке компьютера установить место окончания первой черты (для даты) – 3,75 сми место окончания второй черты (для номера) – 6,75 см:
Ч (включ.) затем Ctrl + tabи в конце черты Ч (выкл.)– пробел № пробел и всё повторяется.
Также выполняется ссылка на запрос (во второй строке):
На № пробел Ч(включ.) Ctrl+tab Ч (вык.) пробел от пробел Ч(включ.) Ctrl+tab Ч(вык.)
9. Курсор перемещаем ниже во вторую строку и выполняем заголовок (должен отвечать на вопрос "О чём?".
10. Перемещаем курсор в правый верхний столбец таблицы и набираем один из вариантов адресата. Например:
| Директору гостиницы "Отдых", Enter А.Г. Поляковой, Enter Адрес получателя | ||
11. Щелкаем мышью под таблицей и начинаем набирать текст от левого поля. Конец абзаца обозначаем нажатием клавиши Enter.
12. . Если после текста есть ссылка на приложение, то печатать его. Если приложений несколько, то открыть сборник "Формуляры ОРД", найти ключевое слово "приложение" и посмотреть как нужно оформлять несколько приложений. Enter.
13. От поля набираем должность подписавшего документ, затем устанавливаем на линейке позицию табуляции (подводим курсор к 12,5 см на линейке компьютера и щелкаем левой клавишей, появляется значок установленной табуляции └ ), от которой печатается расшифровка подписи (см. формуляр письма) и затем нажимаем кнопку tab,курсор перемещается
к нужному месту и здесь печатаем инициалы и фамилию (если подписей несколько, то между ними всегда 12 пт), Enter.
14. Нажимаем несколько раз Enterи от поля печатаете свою фамилию, имя, отчество (кл.Shift + Enter.) и на второй строке – служебный телефон исполнителя.
ПРИСТУПАЕМ К ФОРМАТИРОВАНИЮ ДОКУМЕНТА
(СНИЗУ ВВЕРХ)
1.Открываем страницу 5 "Формуляров ОРД", а на компьютере ставим курсор на должность подписавшего документ и смотрим в "Формулярах", сколько пунктов нужно прибавить. Для этого нужно посмотреть, какие цифры стоят в "Формулярах" над должностью после знака плюс:
Главная
¯
Абзац
¯
Межстрочный
¯
Точно 12 пт.
¯
Слева ИНТЕРВАЛ:
перед – 24 пт
после – 0
¯
ОК
2. Если есть приложение, то на ПК ставим курсор на приложение
и смотрим в Формулярах" над приложением (после знака плюс), сколько пунктов нужно добавить:
Меню "Формат"
¯
Абзац
¯
Межстрочный
¯
Точно 12 пт.
¯
Слева ИНТЕРВАЛ:
перед – 12 пт
после – 0
¯
ОК
3. Форматируем текст:
Выделяем текст без приложения:
Главная"
¯
Абзац
¯
Межстрочный
¯
Точно 18 пт.
¯
Первая строка -Отступ - 1,25 см
¯
Выравнивание - по ширине
¯
ОК
4. Если есть вступительное обращение (Уважаемый ….), то нужно выровнять его по центру.
5. Ставим курсор на заголовок, по Формуляру смотрим, сколько пунктов нужно добавить до и после заголовка, выставляем, а затем– ОК.
6. Ставим курсор в левый столбец таблицы На № запроса
и выделяем эту строку, а также строку выше,добавляем 12 пт. перед:
Главная
¯
Абзац
¯
Межстрочный
¯
Точно 12 пт.
¯
Слева ИНТЕРВАЛ:
перед – 12 пт
после – 0
¯
ОК
7. Ставим курсор вправый столбецтаблицы и выделяем все элементы:
Главная
¯
Абзац
¯
Межстрочный
¯
Точно 12 пт.
¯
Слева ИНТЕРВАЛ:
перед – 6 пт
после – 0
¯
ОК
8. Выполняем разделительную черту:
¯
Выделяем всю верхнюю строку таблицы и входим:
Главная
¯
Границы и заливка
¯
Размётка страницы
¯
Границы страниц
¯