 |
|
ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ
После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов.
Акт может иметь следующую форму.
| Наименование предприятия | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия ________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата) |
АКТ
00.00.0000 № _______
___________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
конфиденциальных дел и
документов
| п/п | Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности | Заголовок дела или документа | Год дела или документа | Номера экземпляров документа | Количество листов в деле или в экземпляре документа | Срок хранения и номера статей по перечню | Примечание |
Примеры заполнения
| 03-ИСК | Переписка о поставке сырья | 3 г., ст. 48 | ||||
| 35K (Из дела 11-04К) | Письмо о заключении договор | 3 г., ст. 19 | ||||
| 140К | Инструкция о порядке хранения готовой продукции | - 12 | До замены новой, ЭК |
Всего подлежит уничтожению ____________ дел и документов (прописью)
___________________________
(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)
Одобрено
Протокол ПДЭК
от _____№ ________
Председатель ПДЭК
_________________________
(подпись, инициалы» фамилия, дата)
Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах
_______________________________.
_______________________________.
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Дела и документы полностью уничтожены путем
________________
_______________________________.
_______________________________.
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения и в описях документов дел произведены.
_______________________________.
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные), журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.
Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется:
"То же, т.____", с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается оставшееся в деле количество листов.
Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.
Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета доку-ментов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители.
Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник (см. главу 2).