Здавалка
Главная | Обратная связь

щодо експертизи цінності документів



10 січня 2012 року Верховною Радою України прийнято у першому

читанні проект Закону України "Про внесення змін до Закону України

"Про Національний архівний фонд та архівні установи" (щодо

експертизи цінності документів), який було підготовлено Державною

архівною службою України. Законопроект жваво обговорювався

депутатами і привернув увагу ЗМІ. Оскільки деякі професійні

терміни і процедура проведення експертизи цінності документів не

завжди правильно розуміються, архівісти надають свої роз'яснення.

 

Жодне суспільство не в змозі зберегти всю створювану ним

документацію, тому принципове значення для відбору документів на

постійне (довічне) зберігання має їх цінність. Необхідність

проведення експертизи зумовлена нерівноцінністю документів як

джерел інформації. Одні документи містять цінну інформацію про

політичне, наукове та культурне життя суспільства, розвиток

народного господарства, роботу державних органів тощо.

Інформаційне значення інших документів не виходить за межі

вузькопрактичних цілей. Відбиваючи організаційні, адміністративні

й господарські питання, вони є лише засобом забезпечення

оперативної діяльності підприємств, установ, організацій (далі -

установ), тому їх роль як джерел наукових досліджень незначна. Є

документи, що містять інформацію, що втрачає своє значення майже

відразу ж після їх створення. Отже, значення інформації впливає на

можливість та тривалість використання документів і визначає тим

самим строки їхнього зберігання.

 

Призначення експертизи цінності документів полягає в тому,

щоб визначити, які документи з найбільшою повнотою відповідають

цілям забезпечення держави, науки, суспільства, а також і окремих

громадян необхідною інформацією. Документи, що містять цінну

інформацію, після закінчення строків можливого користування ними в

оперативній діяльності установ надходять на постійне (довічне)

зберігання до державних або інших архівних установ, що відповідно

до законодавства мають право постійно зберігати документи.

Документи довідкового та інформаційного значення зберігаються в

архівних підрозділах (архівах) установ протягом строків можливого

користування ними, після чого знищуються.

 

Вибір пріоритету більш цінного перед менш цінним складає

основу теорії оцінки і відбору документів на постійне або тривале

зберігання у більшості розвинутих країн. Однак серед архівної

спільноти відбуваються постійні дискусії стосовно критеріїв оцінки

і відбору документів для зберігання. Критерії не є сталою

категорією, оскільки змінюються під впливом різних чинників,

наприклад розвитку державного апарату, процесів документування,

кількості документації. Залежно від історичних умов одні критерії

втрачають своє значення, на зміну їм з'являються інші. Підходи

щодо експертизи цінності документів постійно удосконалюються.

Нормативно-методичну базу роботи з оцінки документів для

довгострокового зберігання в архівах країн ЄС складають

законодавчі та інші юридичні акти з інформації, діловодства й

архівної справи, які стосуються основних питань експертизи

цінності документів: що відібрати та зберегти, а що знищити для

оптимізації обсягу відомостей і документів про минуле.

 

Якщо звернутися до історії, то можна простежити, що спочатку

відбір документів на архівне зберігання здійснювався стихійно, за

певними традиціями, а згодом був унормований відповідними актами.

Становлення експертизи цінності документів у більшості розвинутих

країн, у тому числі й колишньому СРСР, припадає на 30-ті роки XX

ст. Архівісти спочатку приділяли увагу відбору документів для

знищення, однак поступово розвиток моделей експертизи стали вести

у напрямку так званого "позитивного методу", спрямованого на

відбір документів на зберігання, а не для знищення.

 

Наприкінці 50-х - початку 60-х років минулого століття у

зв'язку із значним збільшенням числа документації в установах

відбулися істотні зміни в завданнях і організаційно-методичних

формах проведення експертизи. У цей період формуються наукові

принципи і критерії експертизи цінності документів у радянському

архівознавстві. Радянська теорія експертизи цінності будувалася на

досить об'єктивній основі, однак, як й інші гуманітарні теорії в

СРСР, була надто заідеологізованою. Під час визначення цінності

документів поряд з принципами історизму, комплексності і

всебічності застосовувався принцип партійності. Комплектування

державних архівів за принципом партійності спричинювало відбір на

постійне зберігання документів, що відображали інтереси партії і

робітничого класу.

 

Проте, безперечним надбанням радянського архівознавства було

створення достатньо ефективного інструментарію відбору цінних

документів для поповнення документальної спадщини суспільства, що

застосовують і нині. Основу експертизи цінності документів

складала система принципів і критеріїв. До критеріїв експертизи

цінності радянське архівознавство відносило: значення змісту

документів, значення фондоутворювача, авторська приналежність

документів, повторюваність інформації, ступінь збереженості

документів архівного фонду, значення подій, часу й місця створення

документів, фізичний стан документів, палеографічні, мовні,

художні й інші особливості документів, юридична сила документів

[1, с. 67 - 87].

 

Сутність експертизи цінності та відбору документів на

постійне зберігання полягала у збереженні оптимального обсягу

документів, тобто при мінімальній кількості архівних документів

забезпечити максимум інформації, що міститься в них, за допомогою

функціонального аналізу фондоутворювача та його документів. Ці

підходи застосовували архівісти більшості країн. Функціональний

аналіз фондоутворювача є одним з найважливіших критеріїв, що

застосовують на сучасному етапі архівісти в країнах ЄС.

 

З набуттям у 1991 р. державної незалежності архівісти України

зосередилися на створенні нормативної та методичної бази в сфері

архівної справи та діловодства. Зміни, що відбулися в житті

суспільства, різних сферах його діяльності, знайшли відображення в

архівному законодавстві, певною мірою позначилися на теорії

експертизи.

 

Відповідно до архівного законодавства України Національний

архівний фонд (далі - НАФ) - це "сукупність архівних документів,

що відображають історію духовного і матеріального життя

українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є

надбанням української нації", а документ НАФ - це архівний

документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою

[2, ст. 1]. Поняття "культурна цінність" увібрало в себе всі інші

значення документа (історичне, наукове, соціальне, економічне,

політичне, соціальне, суспільне).

 

Нині в Україні основу експертизи цінності документів

складають розроблені радянським архівознавством наукові та

організаційно-методичні засади експертизи: принципи і критерії

експертизи, система переліків документів, структура експертних

органів, принципи співпраці між державними архівами і

фондоутворювачами. Однак, зберігши наступність з радянською

теорією експертизи, сучасне українське архівознавство надбало

низку нових, принципово важливих положень, відмінних від

попередніх. Насамперед, це - деідеологізованість, позапартійність.

 

У теперішньому українському архівознавстві експертиза

цінності документів розуміється як певний спосіб (метод), за

допомогою якого на підставі функціонального аналізу

фондоутворювачів (тобто їх структури, функцій, компетенції, видів

діяльності і взаємозв'язків), всебічного вивчення документів

(типів, видів, форм, змісту), застосування конкретних нормативних

і методичних посібників (переліків документів, номенклатур справ)

відбирають документи для внесення до складу НАФ та визначають

строки зберігання документів залежно від їхнього історичного,

наукового, культурного, соціально-правового чи практичного

значення, а також здійснюють віднесення документів НАФ до

категорії унікальних, їх грошову оцінку, а також вилучення

документів із НАФ.

 

Поняття експертизи цінності унормовано постановою Кабінету

Міністрів України від 08.08.2007 N 1004 "Про

проведення експертизи цінності документів" (далі - постанова

Кабінету Міністрів України N 1004) і трактується як "всебічне

вивчення документів із метою внесення їх до Національного

архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки

документів зазначеного Фонду, віднесення їх до категорії

унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не

підлягають внесенню до Фонду" [3, п. 2]. Вносять документи до НАФ

або вилучають з нього лише через процедуру експертизи цінності

документів.

 

Під час проведення експертизи українські архівісти

застосовують три групи критеріїв:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної

особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача)

в житті суспільства, час і місце створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі

(унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид

документа, оригінальність;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту,

засвідчення і особливості оформлення документа, стан його

збереженості [3, п. 7].

 

Інтерпретація критеріїв експертизи та застосування їх у

сучасних умовах розглянуто в науково-методичному посібнику

"Експертиза цінності управлінських документів: історія, теорія,

методика" [4].

 

Проведення експертизи цінності документів здійснюється під

контролем та науково-методичним керівництвом експертних комісій.

Відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення

експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету

Міністрів України N 1004 [3], розгляд пов'язаних

із формуванням НАФ питань, зокрема укладених за результатами

експертизи цінності документів, та прийняття по них відповідних

рішень, здійснюють такі експертні комісії:

Центральна експертно-перевірна комісія Державної архівної

служби України (далі - Укрдержархів);

експертно-перевірні комісії центральних та галузевих

державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в

Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва

і Севастополя.

експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій,

архівних відділів міських рад, а також експертні комісії державних

органів, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян,

релігійних організацій, підприємств, установ та організацій

незалежно від форми власності;

фондово-закупівельні комісії музеїв, що перебувають у

державній чи комунальній власності);

експертно-оцінні комісії бібліотек, що перебувають у

державній чи комунальній власності.

 

Отже, проведення експертизи цінності документів здійснюється

під контролем та науково-методичним керівництвом експертних

комісій різного рівня. Кожна комісія має різні повноваження щодо

розгляду питань, пов'язаних з експертизою цінності. Так,

наприклад, остаточне рішення про вилучення документів із НАФ,

віднесення документів НАФ до унікальних може прийняти лише

Центральна експертно-перевірна комісія Укрдержархіву, яка

розглядає відповідні акти, подані експертно-перевірними комісіями

[3, п. 18].

 

Найефективнішим інструментом експертизи, за допомогою якого

забезпечується надходження на постійне зберігання найцінніших

документальних комплексів, тобто формування НАФ, є переліки

документів - систематизовані списки видів документів із нормативно

встановленими строками їхнього зберігання [5, с. 17].

 

Сучасне архівознавство має багаторічний досвід розроблення і

застосування різних видів переліків документів. Вони є також

поширеними нормативно-методичними посібниками для проведення

експертизи цінності у багатьох країнах, зокрема в країнах ЄС.

 

Переліки обмежують архівістів від однобічної, суб'єктивної й

в окремих випадках навіть упередженої оцінки значення документів,

регламентують складний процес експертизи та полегшують її

проведення.

 

Усі види переліків являють собою систему нормативних

документів і методичних посібників в галузі експертизи. Ця система

посібників, охоплюючи величезну масу документів, правильно

орієнтує на забезпечення збереженості документів.

 

У системі переліків головна роль належить перелікам

документів зі строками зберігання (типовим і відомчим), оскільки

вони дають змогу раціонально вирішувати питання відбору документів

на постійне зберігання ще на стадії діловодства. Конкретні строки

зберігання для документів у переліках встановлюються з урахуванням

інтересів держави, громадян, установ на основі відповідних

правових норм, а також багаторічного досвіду роботи установ та

архівів щодо використання документів.

 

Типові переліки включають назви видів документів, створюваних

під час виконання загальних для всіх установ функцій управління.

Вони уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних

установах і сприяють систематичному вивільненню архівних

підрозділів (архівів) установ від документів, строки зберігання

яких минули.

 

Відомчі (галузеві) переліки охоплюють специфічну

документацію, створювану в процесі діяльності установ певної сфери

діяльності або галузі.

 

Строки зберігання документів, встановлені типовими

переліками, є обов'язковими для всіх установ незалежно від форми

власності, а строки зберігання, визначенні відомчими (галузевими)

переліками, є обов'язковими для всіх установ, що входять у систему

відповідного міністерства, центрального органу виконавчої влади

або центрального органу. Порядок затвердження і погодження

переліків документів встановлено нормативно-правовими актами

(Положенням про Укрдержархів та постановою Кабінету Міністрів

України N 1004).

 

З часом переліки застарівають і потребують перероблення через

кожні 10-15 років після введення їх у дію. Так, наприклад, на

сьогодні Укрдержархів підготував і подав на державну реєстрацію до

Мін'юсту нову редакцію Переліку типових документів, що створюються

в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,

інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків

зберігання документів (1998 р.).

 

Теоретичним підґрунтям при укладанні всіх видів переліків на

сучасному етапі є основні принципи та критерії експертизи

цінності. Під час укладання переліків документів зі строками

зберігання документи вивчають й аналізують із позицій двох

наукових дисциплін: архівознавства (визначається інформаційна

цінність документа як історичного джерела, увага приділяється не

окремим документам, а їхнім комплексам) та документознавства

(враховується інформаційна й оперативна цінність документа як

носія інформації, що функціонує в сучасній соціальній системі й

впливає на управлінські процеси).

 

Разом з цим поряд з переліками здійснюється безпосередня

експертиза шляхом поаркушного перегляду кожного документа. Методи

поаркушного перегляду (безпосередньої експертизи) та відбору за

переліками доповнюють один одного. Кожен з них відіграє переважну

роль на окремих етапах експертизи. Так, на етапі відбору

документів до НАФ саме переліки забезпечують своєчасне поповнення

НАФ цінними документами. Водночас під час експертизи документів у

складі НАФ пріоритет має безпосередня експертиза шляхом

поаркушного перегляду документів.

 

Отже, експертиза цінності документів проводиться:

у діловодстві установи під час складання номенклатури справ,

у процесі формування справ і підготовки їх до передавання до

архівного підрозділу (архіву) установи. За результатами експертизи

цінності документів складаються описи справ: постійного зберігання

(тобто документів НАФ), тривалого зберігання (понад 10 років), з

особового складу (кадрових питань), акти про вилучення для

знищення справ (документів), не внесених до НАФ;

в архівному підрозділі (архіві) установи у процесі підготовки

до передавання справ на постійне зберігання (перевіряється

наявність та фізичний стан справ);

у державному або іншому архіві, що здійснює постійне

зберігання документів НАФ, при надходженні документів у

неупорядкованому стані (у надзвичайних обставинах); у разі

закінчення строків тимчасового зберігання документів, у тому числі

з особового складу, що надійшли на зберігання від ліквідованих

установ; у процесі переробки (удосконалення) укладених раніше

архівних описів; під час цільового вивчення документів з метою

виявлення дублетних або малоцінних документів тимчасового

зберігання, які помилково потрапили до НАФ; у разі невиправного

пошкодження документів, що не можуть бути відновлені у первісному

або наближеному до нього вигляді.

 

Часто у ЗМІ з'являються публікації, в яких архівістів

звинувачують у знищенні документів. Спробуємо це спростувати і

висвітлимо процедуру проведення експертизи цінності документів, що

внесені до складу НАФ і зберігаються в державній архівній

установі.

 

До вилучення документів зі складу НАФ архівісти підходять

дуже обережно. Архівним законодавством забороняється вилучати з

НАФ документи: створені у період до 1946 року; з мотивів

конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, з

політичних чи ідеологічних міркувань [2, ст. 6; 3, п. 6].

 

У зв'язку з порівняно невеликою кількістю збережених

документів періоду XVI-XVII ст., а також загибеллю багатьох

документів у XX ст. (роки громадянської війни, Великої Вітчизняної

війни), всі документи, що залишилися в архівах, мають велике

історичне значення і мають бути збережені повністю. Із цією метою

архівістами були уведені так звані заборонні дати. Документи, що

виникли раніше заборонних дат, експертизі не підлягають і повинні

зберігатися незалежно від змісту, походження, способу відтворення

тощо. Перша заборонна дата - 25 червня 1811 р. була уведена в

1919 році. В 1925 замінена новою - 1825 р. Сьогодні це 1946 рік.

 

Під час експертизи цінності документів, створених після

1946 року, що зберігаються в державних або інших архівних

установах, виявляються документи з повторюваною інформацією, яка

може відбуватися: всередині установи, відомчої системи (галузі) і

під час реалізації міжгалузевих зв'язків. Експертиза цінності

документів із внутрішньогалузевою і міжгалузевою повторюваністю

проводиться у разі зберігання документів в одному державному

архіві. При цьому комплексно вивчається архівний фонд установи

вищого рівня і підвідомчих установ. Поширеним видом повторення

інформації в архівних документах є поглинання і дублювання.

 

Поглинання змісту найбільшою мірою стосується планової та

звітної документації. Зміст місячних планів поглинається

квартальними планами, зміст квартальних - річними, річних -

перспективними. Те саме стосується звітів. Отже, на постійне

зберігання відбираються зведені документи, що поглинають зміст

первинних.

 

Дублетні документи - це тотожні за змістом розмножені

примірники того самого документа. Дублетними документами в

установах певної відомчої системи (галузі) є розпорядчі документи

(постанови, накази, розпорядження), які тиражуються і надсилаються

підвідомчим установам, у фондах яких вони можуть бути залишені на

постійне зберігання лише в тих випадках, коли зміст їх

безпосередньо стосується питань діяльності даних установ. Якщо

розпорядчі документи надійшли для відома, то вони вилучаються для

знищення.

 

Значну частину дублетної документації в архівах становлять

планово-звітні документи. Відомча (галузева) звітність звичайно

зберігається у фондах установ вищого рівня як джерело інформації

про діяльність підвідомчих установ. Переважно дублетні документи

вилучаються з фондів установ районної ланки.

 

Статистична звітність, як правило, залишається на зберігання

в фондах органів статистики і вилучається із фонді інших установ.

 

За відсутності у фонді оригіналів, копії (один або два

примірники) залишають на постійне зберігання. Якщо в тексті

оригіналу і копії є розбіжності, що істотно змінюють їхній зміст,

то на постійне зберігання можуть бути залишені й оригінал, і

копії. Авторизована копія набуває силу оригіналу й також

зберігається постійно. Засвідчена копія у фонді служить підставою

для знищення незавірених копій.

 

У деяких випадках під час експертизи цінності документів

виявляються малоцінні документи тимчасового строку зберігання,

наприклад, первинна бухгалтерська та фінансова документація, строк

зберігання якої становить 3 роки. Це, як правило, є результатом

недосконало проведеної експертизи цінності в установі. Звичайно

такі документи підлягають вилученню зі складу НАФ.

 

Іншою підставою для вилучення документів зі складу НАФ - їх

поганий фізичний стан. Якщо документи невиправно пошкоджені (зі

зниклим текстом, носій інформації розсипається) і документи не

підлягають відновленню у первісному або наближеному до нього

вигляді (тобто їх не можна реставрувати), то на підставі висновку

спеціалістів-реставраторів їх вилучають зі складу НАФ. Однак

випадки вилучення документів на підставі цього чинника є

винятковими, оскільки архівісти забезпечують збереженість

документів.

 

Документи, що підлягають вилученню з НАФ, вносяться до

відповідних актів, які розглядають і погоджують зазначені вище

експертні комісії. Експертно-перевірна комісія державного архіву

подає такі акти на розгляд та погодження до Центральної

експертно-перевірної комісії Укрдержархіву.

 

На сьогодні в державних архівних установах, архівних відділах

міських рад зберігається понад 54 млн. справ документів НАФ з

історії українського суспільства. Щорічно до НАФ надходить 400 -

450 тис. одиниць зберігання різних видів документації.

 

За останні п'ять років зі складу НАФ було вилучено лише 34704

одиниці зберігання - 0,07 відсотка від загальної кількості, що

знаходяться на постійному зберіганні.

 

Проект Закону України "Про внесення змін до Закону України

"Про Національний архівний фонд та архівні установи" спрямований

на удосконалення діючих правових норм і механізмів щодо проведення

експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або

вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ,

контролю за станом архівної справи та діловодства юридичних осіб

незалежно від форми власності, забезпечення збереженості

документів НАФ. Мета законопроекту - законодавчо закріпити: 1)

повноваження архівних установ, зокрема, щодо процедури проведення

експертизи цінності; 2) чітко зазначити підстави для вилучення

документів з НАФ. Отже, законопроект спрямований на збереження

документів НАФ, що відображають історію духовного і матеріального

життя Українського та інших народів.

 

Кандидат історичних наук, директор департаменту діловодства,

формування, зберігання та обліку документів Національного

архівного фонду Державної архівної служби України С.В.Сельченкова

 

* * *

1. Теория и практика архивного дела в СССР: Учебник. - 2-е

изд., перераб. и доп. / Под ред. Ф.И.Долгих, К.И.Рудельсон. - М.:

Высш. школа. - 1980. - 343 с.

 

2. Про Національний архівний фонд та архівні установи

[Електронний ресурс]: Закон України від 24 грудня 1993 р.

N 3814-XII (Із змінами, внесеними згідно із Законами

N 498/95-ВР від 22.12.95; N 608/96-ВР

від 17.12.96; N 534-V від 22.12.2006) - Режим доступу:

// http://zakon.rada.gov.ua. - Заголовок з екрана.

 

3. Про проведення експертизи цінності документів [Електронний

ресурс]: Постанова Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р.

N 1004 . - Режим доступу:

http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=1004-2007-%EF.

- Заголовок з екрана.

 

4. Експертиза цінності управлінських документів: історія,

теорія, методика / С.В.Сельченкова, К.Т.Селіверстова;

Укрдержархів, Укр. наук.-дослід. ін.-т архів. справи та

документознавства, Спілка архівістів України. Рівнен. осередок

САУ. - К.; Рівне. 2011.- 170 с.

3. Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії (для особи – життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів. Експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ. Експертиза цінності здійснюється у службі діловодства і архівному підрозділі юридичної особи під час укладання номенклатур справ і упорядкування документів, а також в архіві. Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів,що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку.

4. 1. Основними базовими поняттями, що стосуються об’єкта і предмета дослідження, є такі: “формування Національного архівного фонду”, “експертиза цінності”, “критерії цінності”, “переліки документів”, “строки зберігання документів”. Через відсутність у сучасних українських і міжнародних термінологічних стандартах визначень деяких з них запропоновано визначення понять “типовий перелік”, “відомчий перелік”, “система переліків”.
2. Переліки документів зі строками зберігання виконують умовно дві соціальні функції: 1) “культурну” – забезпечують відбір документів, що мають культурне значення, до НАФ, а також збереженість соціально значущих і оперативних документів протягом певного періоду; 2) “управлінську” – організовують процеси діловодства, визначають склад документів, їхню класифікацію у відомчій системі (галузі). Крім того, переліки виконують такі додаткові функції, як нормативна, методична, довідкова.
3. В історіографії досліджуваної теми можна умовно виокремити два періоди – радянський і пострадянський. За радянських часів увага приділялась передусім загальним питанням експертизи цінності, методичним засадам підготовки й застосування переліків. Теоретичні проблеми експертизи цінності досліджувалися переважно російськими архівістами (Б. Анфілов, К. Мітяєв, Н. Орлова, В. Автократов, А. Єлпатьєвський, В. Цаплін, Н. Шепукова, В. Клейн). Увага українських архівістів була здебільшого зосереджена на практичних питаннях експертизи цінності та застосування переліків документів (В. Коновалова, Л. Отліванова, О. Романова, Л. Пармузіна, Г. Портнов). Пострадянському періоду (після 1991 р.) притаманна активізація діяльності українських архівістів у дослідженні теоретичних і методичних проблем формуванням НАФ, питань експертизи цінності документів, комплектування державних архівів (Н. Метальнікова, В. Купченко, Т. Клименко). Однак загалом теоретико-методичні проблеми експертизи цінності, питання формування системи переліків і досі в українському документознавстві та архівознавстві лишаються практично не розробленими, відсутні й узагальнюючі праці із зазначених питань.


4. У результаті дослідження історії розвитку системи переліків документів за радянських часів (1920–1990) можна умовно виокремити три етапи: –
перший етап – 1920–1930-ті рр., що був позначений початком розроблення теоретичних засад експертизи цінності документів, передусім пошуків раціональних способів розв’язання проблем відбору документів. Було окреслено основні критерії експертизи цінності документів та категорії документів, що підлягають постійному, тривалому, тимчасовому зберіганню. Підготовлено і впроваджено перші посібники з експертизи цінності документів – переліки документів (спочатку – призначених для знищення, пізніше – для встановлення строків зберігання, у тому числі з метою відбору для постійного зберігання в державних архівах). Завдяки їх впровадженню поліпшився стан організації діловодства, архіви установ систематично вивільнялися від документів, строки зберігання яких минули; –
другий етап – 1940–1950-ті рр., який характеризується появою нових видів переліків – типових документів (1943 і 1957 рр.), що уможливлювало класифікацію типової документацію та уніфікацію строків її зберігання, сприяло високому рівню підготовки відомчих переліків зі строками зберігання, підвищенню загального рівня експертизи цінності документів та полегшенню її проведення. Відомчі переліки, укладені на основі переліків типових документів, відрізнялися від аналогічних посібників 1930-х рр. повнотою охоплення документації, досконалішим змістом, чіткішою класифікаційною схемою. Вони використовувались не тільки як посібники при визначенні строків зберігання, але й як класифікатори службової документації, що сприяло вдосконаленню організації діловодства в установах, зумовило надалі більш якісний склад документів державних архівів. Наприкінці 1950-х рр. остаточно сформувалися два види переліків зі строками зберігання – відомчі й типові; –
третій етап – 1960–1980-ті рр., якому притаманні усталені методики підготовки відомчих переліків та переліків документів, що підлягають передаванню до державних архівів. Постійно вдосконалювалися типові переліки документів зі строками зберігання. Значно зросла кількість та поліпшилась якість відомчих переліків документів зі строками зберігання, що позитивно позначилося на організації діловодства й експертизі цінності в установах, відборі документів до державних архівів. Наприкінці 1980-х рр. уже функціонувала чітка система переліків різного призначення, яка включала: 1) переліки документів зі строками зберігання (типові, відомчі); 2) переліки документів, що підлягають прийманню до державних архівів (типові, відомчі); 3) переліки спеціальних класів документації; 4) переліки документів для груп установ однорідного цільового призначення.
5. Аналіз поглядів сучасних зарубіжних архівознавців і документознавців на зміст теоретичних основ експертизи і застосування переліків документів дає підстави до висновку, що сьогодні сутність експертизи цінності полягає у збереженості оптимальної кількості архівних документів, тобто такої їх мінімальної кількості, яка забезпечить отримання якнайповнішої наявної в них інформації за допомогою функціонального аналізу фондоутворювача та його документів. Основними критеріями експертизи цінності, якими користуються в багатьох країнах (хоча й у різних інтерпретаціях), є критерії походження і змісту. Водночас роль основного посібника при проведенні експертизи цінності в ряді країн, зокрема членів ЄС, відіграють переліки документів зі строками зберігання.
У сучасній українській теорії експертизи сформульовано ряд положень, принципово відмінних від попередніх. Ними є, насамперед, деідеологізованість та позапартійність. Основні принципи і критерії експертизи цінності документів становлять сьогодні сформовану й апробовану систему, але їх інтерпретація змінилась у зв’язку зі зрушеннями в політичному та економічному житті України за останнє десятиліття.

Основний інструмент експертизи цінності документів в Україні – переліки документів.
6. Теоретичним підґрунтям при укладанні всіх видів переліків є на сучасному етапі основні принципи та критерії експертизи цінності, подальше вдосконалення яких має бути одним із перспективних напрямів архівознавства і документознавства. У відомчих (галузевих) переліках при визначенні типологічних джерел формування НАФ пропонується застосовувати критерії походження та змісту, а при укладанні переліків типових документів – критерії змісту.
Серед критеріїв походження основний з них – “роль і значення фондоутворювача” – розглядається нами в новій інтерпретації, тобто як “функціонально-цільове призначення фондоутворювача”. Таке трактування дозволяє оцінювати діяльність фондоутворювача з точки зору виконання кожним з них певної функції у здійсненні єдиного завдання конкретної відомчої системи (галузі) з урахуванням як його особливої ролі, так і типового характеру. Крім цього, пропонуємо застосовувати додаткові критерії: “юридична самостійність фондоутворювача”, “підпорядкованість фондоутворювача”, “повнота відображення інформації фондоутворювача у фонді іншого фондоутворювача”.
Щодо групи критеріїв змісту вважаємо, що основним є критерій “значимість інформації документа”, який розглядається з точки зору відбору унікальної і типової інформації, а додаткові критерії – це “повторення інформації документа в інформації інших документів”, “вид документа”, “інформаційна насиченість документа.
7. Аналіз розвитку методики підготовки переліків свідчить, що схема і структура їх побудови постійно вдосконалювались. На сьогодні всі види переліків документів побудовано за функціонально-виробничим принципом. Відповідно до існуючої методики відомчі (галузеві) переліки мають включати як типову (загальну, ідентичну для всіх установ), так і галузеву (характерну тільки для установ певної галузі чи сфери діяльності) документацію.
На сучасному етапі вважаємо за доцільне змінити методику підготовки відомчих (галузевих) переліків. Включення до них типової документації, що, як правило, “переноситься” з типового переліку, є недоцільним. Вони мають включати тільки документацію певної галузі чи сфери діяльності.
8. Збереження сучасної документації для задоволення інформаційних потреб суспільства має забезпечити вітчизняна система переліків документів зі строками зберігання. Провідна роль у цій системі переліків має належати переліку типових документів. Відомчі (галузеві) переліки, разом із типовими переліками, складуть цілісну систему нормативних посібників для визначення складу і строків зберігання сучасних документів, створюваних у результаті функціонування різних галузей і сфер соціальної діяльності. З часом ця система переліків може набути вигляду автоматизованої бази нормативних документів з експертизи цінності, що включатиме блоки типової та галузевої документації.
Подальший розвиток вітчизняної системи переліків може бути визначений за такими основними напрямами:
– удосконалення структури побудови та постійне поповнення типового переліку новими видами документів (він має відповідати сучасним вимогам організації діловодства та сприяти створенню повноцінної документальної бази для подальшого розвитку історичної науки, а також забезпечувати інтереси держави, суспільства й громадян у збереженні ретроспективної інформації); –
розроблення відомчих (галузевих) переліків зі строками зберігання, що охоплюють документацію певної галузі чи сфери діяльності;–
розроблення переліків спеціальних систем документації;–
розроблення переліків документів зі строками зберігання для однотипних установ.

 

 

1. ПОНЯТТЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇЇ ЗАВДАННЯ

Експертиза цінності документів та комплектування архівів є найвідповідальнішими ланками архівної діяльності. Від якості експертизи цінності, роботи з реальними та потенційними фондоутворювачами, комплектування архівів повноцінними документами залежить формування НАФ України.

Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів. Її основними завданнями є:

а)визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в)забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Серед них зустрічаються й такі, що через 10 років можуть бути віднесені до документів постійного зберігання після того, як їх автори здобули суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових праць, літературних, художніх творів. Окрему групу цих матеріалів становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

Якщо перше завдання експертизи виконують по кожній установі окремо, то друге - визначення складу документів, що відповідають профілю даного архіву, передбачає обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію (накази, статути, положення, правила, інструкції тощо) приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію - до фонду установи-автора документа; статистичну документацію - до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови КМ України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ - до фондів цих установ.

Місцем зберігання оригінальної НТД є установи-розробники (автори) чи замовники. Повний комплект НТД з проектування об'єкту капітального будівництва (за винятком проектів будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генерального проектувальника, а повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг - у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінальну НТД окремих частин проекту, виконаних на договірних засадах субпідрядними організаціями, передають генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів, які згодом надходять до державних архівів.

Патентну документацію включають до НАФ, як правило, у вигляді оригіналів. НТД у машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, відносять до НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях. На постійне зберігання відбирають відповідно до переліків документи НТД, які мають науково-історичну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається згідно з термінами, визначеними типовим переліком, або доки не мине потреба.

Виконанню третього завдання експертизи - забезпечення повноти фондового складу кожної установи і документального комплексу державного архіву в цілому - сприяють організаційні і науково-методичні заходи. Скажімо, при виявленні лакун у плановій документації в фонді установи його склад можна поповнити такими самими документами вищих чи підлеглих установ.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, а, отже, і забезпечення повноцінного формування НАФ України за принципом: при найменшому фізичному обсязі документації - найбільша інформаційна наповненість.

2. ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через:

  • експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб;
  • державний централізований облік і державну реєстрацію документів НАФ;
  • безпосереднє комплектування документами НАФ;
  • організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.

Включення документів до Національного архівного фонду або виключення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією у складі архівістів, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців.

Експертиза цінності документів здійснюється за ініціативою їх власника або за його згодою. У разі загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов'язаний на вимогу державної архівної установи подати ці документи на експертизу. Юридичні особи і громадяни, які мають документи, створені до 1945 року, або які вивозять архівні документи за кордон, зобов'язані повідомити про них одну з державних архівних установ з метою вирішення питання про проведення експертизи цих документів. [9, с.4]

Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України. Рішення про виключення документів із складу Національного архівного фонду приймаються експертними комісіями за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Забороняється виключення документів із складу Національного архівного фонду з політичних чи ідеологічних міркувань. Спори між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, включення документів до складу Національного архівного фонду або виключення з нього вирішуються в судовому порядку. [9, с.5]

3. ПРИНЦИПИ ЕКСПЕРТИЗИ І КРИТЕРІЇ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності.

Принцип об'єктивностіпередбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації.

Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли.

Принцип всебічностізабезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого споживача інформації.

Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є.

Застосування вказаних принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.

Критерії цінності документів - це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обгрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів. [4, с.182]

Коротко розглянемо застосування критеріїв цінності документів у архівній практиці.

Критерій походження полягає у встановленні значення фондоутворювача (установи або особи). Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі - менш важливу; інші - виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів:

а)у повному складі;

б)так зване вибіркове.

Від окремих установ документи на державне зберігання не надходять. Відповідно формують списки установ і організацій, а також перелік осіб, документи яких бажано зосередити в державній архівній установі.

У житті держави, суспільства, особи бувають особливо відповідальні, визначальні періоди, наприклад, участь у визвольних змаганнях, воєнних діях, становлення нової держави, участь або присутність при вирішенні питань загальнодержавногозначення тощо. Чим повніше знаходять своє відображення явища, події і процеси історичної дійсності в документах, тим важливішими і ціннішими для історії вони є. [6, с.214]

Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії - як "уламок" своєї епохи він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ.

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі.

Наприклад, річні показники комплектування державних архівів повторюються в зведеній річній таблиці: під час переліку всіх архівів проти кожного з них виставляють обсяги комплектування, наприклад управлінською документацією, і виводять зведені показники по Україні. Таким чином, річна таблиця Головархіву поглинає інформацію з цього питання, що надійшла від державних архівів. Отже, остання називається поглинною. Часткова поглинність документної інформації спостерігається при порівнянні річних звітів державних архівних установ і Головархіву. Останній містить підсумковий та аналітичний матеріал про діяльність установ галузі за рік і відбиває позитивні або негативні тенденції в їхній роботі. Основна інформація про діяльність кожної архівної установи залишається в їхніх річних звітах. Таку поглинність називають частковою. [6, с.223]

Розрізняють і поняття "розсіюваність" інформації, під яким розуміють, що інформація про один і той самий факт міститься не в одному, а в кількох або й багатьох документах.

Так, акт про нещасний випадок на виробництві фіксує факт того, що сталося. Довідка інспектора по охороні праці на підприємстві, складена за весь рік, містить статистику нещасних випадків, аналіз вузьких місць на виробництвах, пов'язаних з травматизмом, інформацію про заходи щодо попередження травматизму, їхню ефективність тощо. Отже, інформація з травматизму (акти) буде "розсіяною " щодо зведеного документа. [6, с.225]

Окрему групу документів з повторюваною інформацією становлять дублетні документи розмножені примірники оригіналів або копії документів. Поява і відкладання їх викликані функціональними зв'язками організацій. Ними найчастіше бувають нормативні, директивні і розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони складають досить численну категорію документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності.

Порядок відбору дублетів на державне зберігання визначено такий:

  • оригінали дублетних документів відкладаються у тій установі або в тому структурному підрозділі, де вони створені;
  • дублетні документи відкладаються у фондах тих установ, яких вони безпосередньо стосуються;
  • з дублетних документів інтенсивного використання кожний державний архів може створювати так звані фонди використання з вільним доступом споживачам інформації;
  • у випадку відсутності (втрати) оригіналів документів вони можуть бути замінені їхніми дублетними примірниками, що мають юридичну силу.

В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання тієї чи іншої інформації не тільки традиційно між адресантом і адресатом (листування, звіт, наказ тощо), й для передання інформації найширшим верствам суспільства (відозва, маніфест), а також для наступних поколінь (спогади, мемуари). Від цільового призначення залежить і форма документа, виклад тексту, узагальнення інформації та її достовірність.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних за призначенням організацій або фондів однієї функціональної системи управління. Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках:

а)при відсутності основного оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, у встановленому
порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Або: в фонді відсутній оригінал річного виробничого звіту організації, його інформація міститься в квартальних звітах або в звіті за 4-й квартал (при умові укладання його з нарощувальним підсумком).

б)при відсутності оригінальних документів у фонді організації їх можна замінити засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Є й інші варіанти застосування цього критерію. Наприклад, у фонді Київської кіностудії художніх фільмів під час її перебування в евакуації у Середній Азії залишені на державне зберігання без жодної експертизи всі накази як з основної діяльності, так і з особового складу, оскільки вони через відсутність інших документів розкривають перебіг творчого процесу, художні пошуки, внутрішнє життя кіностудії. У фонді видатного українського поета, державного діяча П.Тичини залишено на державне зберігання квитанції на передплату газет і журналів, зокрема, всіх районних і міських газет України. Це документально засвідчує факт його пошуку поетичних талантів серед молоді, а також кола інтересів. . [8, с.97]

Конверти з листами відомих державних і громадських діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей народного господарства зберігають разом з листами і вони надходять на державне зберігання, оскільки мають додаткову важливу інформацію - дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають й автографічну цінність.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їхньої відсутності - юридичне засвідчених копій, а при відсутності останніх - незасвідчених копій. При цьому надають перевагу документам, що мають сліди роботи з ними — резолюції керівництва, записи виконавців, діловодні помітки тощо. Враховуються також мовні та почеркові особливості, елементи оформлення (в т.ч. і художнє), фізичний стан збереженості документа. Якщо основний документ у поганому фізичному стані, то залишають поряд його копію або інші матеріали, де основна інформація повторюється.

Отже, перша група критеріїв (походження) уможливлює визначення джерел комплектування державного архіву документами на рівні установ і організацій, а також осіб; друга група (змісту) - комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання, а третя група критеріїв (зовнішні особливості) - на рівні кожного окремого документа. Порядок застосування критеріїв — послідовний.

У роботі державних архівів України склалась практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів з поглинною інформацією в одно функціональних організаціях (наприклад, колгоспах) на певній території (район, область) або в системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів - обласного, районного, міського та сільського) певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно.

4. ОРГАНІЗАЦІЯ І МЕТОДИКА ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЕННЯ ЇЇ РЕЗУЛЬТАТІВ

Експертизу цінності документів проводять в такій послідовності. На першій стадії експертизи (діловодства) відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. Вона базується на детальному вивченні напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації. В структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють строки їхнього зберігання, що передбачено номенклатурою установи, які згодом враховують при складанні номенклатури справ на наступний рік. Після закінчення діловодного року кожна структурна частина установи здійснює експертизу цінності документів. Справи постійного і довготривалого зберігання піддаються поаркушній експертизі, проходять науково-технічне опрацювання (укладання заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складаються описи. Після схвалення їх керівництвом установи справи передають на зберігання у відомчий архів. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення.

На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації, її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією. Як правило, експертизу починають з провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі виробничих відділів тощо. Для таких документів проводять поаркушну експертизу. При потребі справи можуть розшивати і з них формують нові справи з перескладанням відповідно заголовків справ і повторенням їхньої технічної обробки. Практика експертизи цінності документів в архівах показала ефективність укладання переліків документів постійного і окремо переліків довготривалого зберігання по кожному структурному підрозділу. Це дозволяє значно економити час і правильно організувати роботу.

На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) в певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій. [1, с.76] Так, наприклад, до державного архіву області надійшов увесь комплекс документів фондів з системи народної освіти - обласного управління, Інституту удосконалення вчителів, методичних кабінетів, районних відділів, шкіл. Однак за цей період документи народної освіти відклалися в інших органах управління обласного і районного рівнів, відповідно в фінансових, статистичних, профспілках та ін. Аналіз цієї документації здійснюють засобами комплексної експертизи не тільки по системі народної освіти зверху вниз, але й по системах, пов'язаних із нею функціонально.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів):

/ етап - підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

ІІ етап - збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб'ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях.

III етап - власне експертиза цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них - за видами документів, всередині виду - за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках.

Наприклад: "Канцелярія. Накази з особового складу. Копії. 1980-1990 рр.". Такий спосіб групування матеріалів дає кілька
переваг: по-перше, документами впорядкованого архіву можна користуватися в разі практичної потреби і без участі упорядника; по-друге, зібраний комплекс документів одного виду зручніше піддавати експертизі та консультуванню; по-третє, легко встановити повноту чи неповноту документації і, по-четверте, саме за таких умов
найкраще складати акт про вилучення документів до знищення.

Для наочного аналізу повноти складу документів фонду застосовують і практику укладання так званих шахматок - своєрідних відомостей по кожному структурному підрозділу, де зверху вниз по вертикалі в кожному рядку називають вид документа, а у верхній частині відомості по горизонталі зазначають роки, за які впорядковано архів (наприклад, 1980, 1981, 1982... 1995). На перехресті обох граф - виду документа і років - ставлять позначку про наявність документа. На відсутність документа вказує чиста графа "шахматки". [4, с.183]

Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів — поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовані в поточному діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або підшиті (наприклад, річний фінансовий звіт за 1990 р.; план науково-дослідної роботи на 1990 р.). Поаркушна експертиза цінності справ є головною і охоплює практично весь комплекс документації установи.

Під час проведення робіт по експертизі визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали наказів з особового складу є в наявності (див. вищенаведений приклад), їхні копії визнають такими, що державному зберіганню не підлягають. На такій в'язці існуючий запис доповнюють іншим, вказуючи кількість справ, крайні дати документів та відповідні статті переліку. Наприклад: 1980-1995 рр. 6 справ/ст.141.

IVетап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.

Для здійснення експертизи цінності багатооб'ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні пам'ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками і вимагають колегіального вирішення їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій.

Експертні комісії (ЕК) розглядають методичні і практичні питання експертизи цінності документів на підставі чинних принципів і критеріїв. Діяльність ЕК організується відповідно з "Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 та Типовим положенням про експертні комісії. ЕК існують у кожній організації в Україні та в кожній представницькій інституції за її межами. Вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

ЕК створюються в філіалах державних архівів областей, архівних відділах р







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.