Главная | Обратная связь

Процедура вилучення документів на підприємстві

Рух документів у бухгалтерському обліку від моменту їх складання до здачі в архів являє собою документообіг. Документообіг регламентується графіком, який складає головний бухгалтер, і затверджується наказом керівника підприємства.

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх в архів повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або шафах. Відповідальність за них покладається на особу, уповноважену на це головним бухгалтером. Відповідальність за збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів, балансів, оформлення та передачу їх у встановленому порядку до архіву несе головний бухгалтер.

Бухгалтерські документи класифікуються за кількома ознаками: призначенням, джерелом виникнення, походженням, якісними ознаками тощо. Групування документів полегшує використання їх не лише у бухгалтерському обліку, а й при перевірці відповідної інформації про ознаки вчинення корисливих зловживань.

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі, комбіновані.

Розпорядчі документи містять у собі накази або завдання на проведення будь-яких господарських операцій. Це, наприклад, чек на одержання готівки з розрахункового рахунку підприємства, доручення на придбання товарно-матеріальних цінностей і т. ін.

Виконавчі документи засвідчують здійснення господарської операції. Крім того, вони є підставою для облікових записів. До виконавчих документів належать видаткова накладна на видачу сировини або матеріалів зі складу, приймальні та здавальні документи тощо.

Комбіновані документи містять у собі одночасно елементи розпорядчого та виконавчого документів, тобто і наказ про здійснення господарської операції, і доказ того, що вона проведена. Таким документом є, наприклад, видатковий касовий ордер, що включає розпорядження на здійснення операції і, водночас, відмітку про виплату особі грошей з каси підприємства.

При дослідженні документів з метою підтвердження або спростування відомостей про корисливі зловживання необхідно мати на увазі, що документи, які мають різне призначення, але стосуються однієї господарської операції, тісно пов'язані між собою. Відсутність розпорядчого документа за наявності виконавчого ставить під сумнів законність і вірогідність здійснення господарської операції.

За джерелами виникнення документи поділяються на первинні та зведені.

Первинні документи фіксують господарські операції безпосередньо. Вони складаються в момент здійснення операцій. Прикладом таких документів є прибутковий касовий ордер, рахунки, вимоги тощо.

Зведені документи відображають ряд операцій, проведених протягом певного часу, і складаються на підставі первинних документів. До зведених документів відносяться реєстри платіжних вимог, звіти касира та інших матеріально відповідальних осіб тощо.

Зведені документи тісно пов'язані з первинними. Виявлення у звітах матеріально відповідальної особи записів, не підтверджених первинними документами, свідчить про ознаку можливих корисливих зловживань.

За походженням документи поділяються на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які складені на підприємстві і не виходять за його межі (касовий ордер, реєстр надходження зерна з поля і т. ін.). До зовнішніх відносяться документи, що надійшли з інших підприємств, установ, або такі, що складені на даному підприємстві і відсилаються за його межі (товарно-транспортна накладна, виписки з розрахункового рахунка та ін.).

За якісними ознаками документи поділяються на доброякісні і недоброякісні.

Доброякісним може бути визнаний будь-який документ, що відповідає всім вимогам, викладеним у Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку

Недоброякісні документи у свою чергу підрозділяються на фіктивні, підроблені і безтоварні.

Документ, якого не існує і який видається з певною метою за дійсний, кваліфікується як фіктивний (від лат. fictio – вигадка). У практиці облікової діяльності поняття фіктивного документа тісно пов'язане з поняттям первинного і зведеного: якщо у зведеному документі відображена господарська операція на підставі неіснуючого первинного документа, такий запис у зведеному документі вважається зробленим на підставі фіктивного документа.

Підроблений документ подає господарську операцію у перекрученому виг­ляді. Характер фальсифікації може бути різний: підробка реквізитів, наприклад, підписів, зміна назви товару, підробка кількісних та якісних показників.

Безтоварний документ відображає неіснуючу господарську операцію. За формою найчастіше він буває доброякісним, а за змістом – фіктивним. Формальна доброякісність безтоварного документа забезпечується матеріально відповідальною особою з тією метою, щоб безтоварна операція в ході проведення ревізії не була викрита.

Здійснення безтоварних операцій на практиці може супроводжуватися скоєнням таких корисливих злочинів, як розкрадання матеріальних та грошових коштів, порушення правил торгівлі і навіть хабарництво.

Виявлення оперативними працівниками міліції, слідчими та ревізорами недоброякісних документів необхідно розцінювати як ознаку вчинення корисливих правопорушень.

У діяльності органів внутрішніх справ щодо виявлення корисливих злочинів робота з документацією посідає важливе місце. З точки зору ст. 65 Кримінально-процесуального кодексу України документ є одним із видів доказів, на підставі якого орган дізнання, слідчий або суд встановлюють наявність або відсутність у діях особи складу злочину. У роботі підрозділів Державної служби боротьби з економічною злочинністю, у слідчій та судовій практиці по виявленню правопорушень та розслідуванню кримінальних справ про розкрадання товарно-матеріальних цінностей та грошових коштів, інших корисливих зловживань проти майна підприємств документування дій осіб, встановлення подій злочину, вияв­ле­ння винних осіб відбувається переважно на підставі документів, у яких відо­бра­же­ні або завуальовані незаконні господарські операції. Безумовно, правоохоронними органами використовуються й інші види доказів, наприклад, показання свідків, висновки експертів, але документи відіграють найважливішу роль.

Вилучення працівниками міліції облікових документів, облікових регістрів, звітів та звітності у підприємств будь-яких форм власності здійснюється на підставі як Закону України "Про міліцію", так і Кримінально-процесуального кодексу. Вилучення наведених вище документів на етапі розслідування кримінальної справи проводиться органами дізнання, досудового слідства та судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинного кримінально-процесуального законодавства. Вилучення оформлюється протоколом, копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства.

На етапі попередньої перевірки відомостей про злочин вилучення документів відбувається на підставі застосування п. 17 і п. 24 ст. 11 Закону України "Про міліцію" або ст. 97 Кримінально-процесуального кодексу України. Застосування п. 17 ст. 11 Закону "Про міліцію" надає працівникам міліції право "одержувати безперешкодно і безкоштовно від підприємств, установ, організацій і громадських об'єднань незалежно від форм власності на письмовий запит відомості (у тому числі й ті, які становлять комерційну та банківську таємницю), необхідні для справ по злочинах, що знаходяться у провадженні міліції". У цьому випадку вилучення ніяким документом безпосередньо не оформлюється. Документи, зазначені у письмовому запиті, надсилаються ініціатору.

При застосуванні п. 24 ст. 11 Закону "Про міліцію" працівники міліції також мають право вилучити необхідні документи, але при цьому вилучення повинно бути оформлене або протоколом вилучення, або актом вилучення (з урахуванням того, що і протокол, і акт вилучення мають комісійний характер).

Крім того, при проведенні документальних ревізій на підставі Закону України "Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні" вилучати відповідні документи мають право й ревізори. У цьому випадку вилучення оформлюється актом вилучення, а копії вилучених документів залишаються у справах підприємства. Обов'язковим є складання реєстру (опису) документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.