 |
|
Документирование конфиденциальных сведений
Учитывая, что объем конфиденциальных сведений фирмы обычно не велик и сосредоточивается, как правило, на уровне руководства фирмы, организация документирования конфиденциальной информации (составление конфиденциальных документов руководителями фирмы) входит в обязанности секретаря-референта или контролируется им, если этот процесс возложен на сотрудников фирмы. Составление конфиденциальных документов является более сложным процессом по сравнению с аналогичной работой по составлению открытого документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать условия для обеспечения сохранения в тайне сведений, включаемых в документ.
В ходе составления конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз, которые реализуются за счет:
- документирования конфиденциальной информации на случайном носителе, не входящем в сферу контроля секретаря-референта;
- подготовки к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, т. е. документирования определенной информации;
- включения в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению секретов фирмы;
- случайного или умышленного занижения грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
- изготовления документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;
- утери оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчания этого факта и попытки подмены утраченных материалов;
- сообщения содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированного копирования документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);
- утечки информации по техническим каналам;
- ошибочных действий секретаря-референта, особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам.
В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными документами, а также правомерности документирования сотрудниками конфиденциальных сведений лежит разрешительная система доступа к секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственником информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей (см. приложение 59).
Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:
- получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;
- установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
- оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
- составление вариантов и черновика текста документа;
- получение разрешения полномочного руководителя на изготовление документа;
- учет подготовленного черновика конфиденциального документа;
- изготовление проекта конфиденциального документа;
- издание конфиденциального документа.
Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы с конфиденциальной информацией. Сам факт запечатления ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.
Передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им всегда в письменном виде за подписью первого руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.
Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе. Угрозы ценной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документирования. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать не после издания (подписания, утверждения) конфиденциального документа, а заблаговременно, т.е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа.
Перед решением вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешение полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составление этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемого документа в этом перечне вопрос издания решается индивидуально, а решение первого руководителя фиксируется им на носителе, предназначенном для составления черновика данного документа.