 |
|
Изготовление конфиденциального документа
Целью этапа изготовления конфиденциального документа является перепечатывание черновика документа и создание оформленного в соответствии с государственным стандартом оригинала (беловика) проекта документа, предназначенного по окончании этапа издания стать подлинником документа.
В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:
- предотвращения несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;
- обеспечения контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготавливаются черновик, проект документа и его варианты; контроля за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей за счет установления информационной связи различных форм учета: учета носителя, учета изготовленного проекта документа, инвентарного учета и др.;
- обеспечения тайны информации за счет изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;
- обеспечения оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов за счет нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.
Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы на уровне руководства фирмы изготавливаются секретарем-референтом с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов могут не указываться и затем вписываются от руки первым руководителем в изготовленный экземпляр документа.
Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализованно руководителями и сотрудниками фирмы непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего порядка учета этих документов. Изготовленный проект документа немедленно передается ими секретарю-референту вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа возвращается соответствующему руководителю, сотруднику под роспись в учетной карточке.
При этом следует помнить, что этим лицам не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим разрешения выполнять подобную работу. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинах, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.
Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной техники и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда санкционируется первым руководителем фирмы с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в рабочем помещении секретаря-референта. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.
На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа, и с соблюдением указанных выше требований.
Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать в мусорную корзину. Они должны разрываться и помещаться в специальный сборник (опечатанный ящик) и затем уничтожаться.
Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, или обеспечивающими угасание текста при неправильном обращении или копировании документа, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.
При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам: шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или копировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного или (и) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Дискеты подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается подписями руководителя, сотрудника фирмы и секретаря-референта в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера. Факт форматирования или уничтожения дискеты отражается в карточке или журнале инвентарного учета носителей.