Здавалка
Главная | Обратная связь

Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря-референта с конфиденциальными документами и материалами



 

Как отмечалось выше, конфиденциальный документ находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится у секретаря-референта. Уязвимость документа резко возрастает при передаче его руководителям и сотрудникам фирмы. Документы подвергаются всему спектру возможных угроз. В связи с этим правильная организация работы персонала фирмы с конфиденциальными документами и контроль со стороны секретаря-референта за выполнением сотрудниками установленных правил представляются крайне важными.

 

Секретарю-референту, руководителям и сотрудникам фирмы следует учитывать, что работающий в фирме злоумышленник или сотрудник фирмы, связанный со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют, как правило, не те документы, с которыми они работают, а документы и информацию, доверенные другим сотрудникам. Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляют заместители и секретарь-референт первого руководителя как лица, наиболее осведомленные в секретах фирмы (см. приложение 63).

 

Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут заместители первого руководителя, руководители подразделений (направлений деятельности) фирмы. Секретарь-референт организует и контролирует работу персонала фирмы с конфиденциальными документами.

 

Сотрудники фирмы, в том числе руководители любого уровня, при работе с конфиденциальными документами обязаны:

 

- знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;

 

- немедленно предъявлять секретарю-референту все числящиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях, электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их наличия и комплектности;

 

- вести совместно с секретарем-референтом учет находящихся у них конфиденциальных документов;

 

- ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение секретарю-референту;

 

- сдавать по описи секретарю-референту все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним;

 

- сдавать по описи секретарю-референту все числящиеся за ними документы и материалы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку;

 

- немедленно сообщать первому руководителю фирмы и секретарю-референту об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов.

 

Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам фирмы на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации.

 

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен: постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов, номерной личной металлической печатью. Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери.

 

Помещение, в котором конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должно иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в кейсе, который хранится в запертом сейфе.

 

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, дискеты на рабочем столе, в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у сотрудника. Дубликаты всех ключей должны находиться в службе безопасности в опечатанном сотрудником пенале (в том числе дубликаты ключей от сейфа и кейса, которыми пользуется первый руководитель).

 

Прочитанные листы конфиденциального документа всегда должны лежать текстом вниз. При подходе к рабочему столу другого сотрудника лист, с которым работает сотрудник, переворачивается текстом вниз. При любом по длительности выходе из помещения сотрудник должен убрать в сейф все документы и материалы, заблокировать компьютер и, если в помещении не остаются другие сотрудники, запереть входную дверь.

 

Руководителям и сотрудникам не следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Исполненные (до подшивки их в дело) и неисполненные документы должны храниться только в рабочих папках, на которых указывается их целевое назначение: "Ознакомление", "Согласование", "Срочно", "Задания на такое-то число", "Подлежит возврату", "На подшивку в дело" и т.п. Папки должны иметь описи находящихся в них документов. Хранить документы россыпью в кейсе, сейфе, в одной папке не допускается.

 

Работникам службы безопасности фирмы рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация. Цель проверки - обнаружение неутвержденных или необычных программ. Резервные и страховые копии всех документов фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны храниться у секретаря-референта.

 

Актуализация копий осуществляется по мере необходимости секретарем-референтом с письменной санкции руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и в присутствии соответствующего сотрудника подразделения. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.

 

В конце рабочего дня каждый руководитель, сотрудник обязаны проверить по описи наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях, электронных документов), убедиться в их целостности и комплектности.

 

Секретарю-референту сдается, как правило, каждый конфиденциальный документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких документов, дел, дискет, других носителей, необходимых ему для ежедневной длительной работы, он аккуратно (в папках) укладывает вместе с описью в кейс, который запирается, опечатывается личной печатью сотрудника и сдается секретарю-референту. Кейсы выдаются руководителям, сотрудникам в начале рабочего дня в обмен на удостоверение, пропуск или под роспись в специальной учетной форме. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

 

Электронная конфиденциальная информация в конце рабочего дня переносится руководителем, сотрудником из компьютера на гибкие носители информации, после чего информация стирается с жестких дисков.

 

После подготовки конфиденциальных документов к сдаче секретарю-референту руководитель, сотрудник должны: отключить ЭВМ, блокировать ее персональным ключом, проверить наличие и комплексность в металлическим шкафу открытых документов, дискет, дел, других материалов, запереть и опечатать шкаф. В помещении отключается электроэнергия, входная дверь запирается, опечатывается и помещение сдается под охрану. Подобные помещения охраняются особенно тщательно, оборудуются комплексом технических средств охраны, сигнализации и оповещения. Сейфы с особо ценными документами фирмы целесообразно размещать в помещении службы безопасности.

 

Исключительным правом постоянного хранения документов на рабочих местах могут пользоваться: первый руководитель, его заместители, сотрудники службы персонала и других служб по усмотрению первого руководителя, которые располагают объемными массивами конфиденциальных бумажных документов (картотеками, папками и др.) или большим числом машиночитаемых документов. Конфиденциальные материалы такого рода помещаются в сейф (металлический шкаф), который запирается, опечатывается и сдается под охрану. Сейф оборудуется охранной сигнализацией. Компьютеры с обширным составом конфиденциальной информации, которую невозможно переносить на гибкие диски, или сложными базами данных опечатываются двумя печатями - руководителя или сотрудника и представителя службы безопасности. Снятие печатей в начале рабочего дня также производится этими лицами.

 

Отметки о закрытии и вскрытии рабочих комнат руководителями, сотрудниками фирмы, отключении технических средств охраны делаются в специальном журнале службы охраны с росписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны. Основные и резервные ключи от рабочих комнат хранятся в сейфе в помещении охраны в специальных пеналах. Пенал закрывается и опечатывается лицом, ответственным за помещение.

 

Ошибочные действия персонала даже при технически оснащенной системе защиты часто ведут к утрате ценной информации и слишком дорого обходятся фирме.

 

Следовательно, выполнение достаточно обширного комплекса общих и частных требований по работе руководителей и сотрудников фирмы с конфиденциальными документами позволяет не только правильно организовать технологические процессы этой работы, но и сформировать действенную систему контроля выполнения персоналом указанных требований, что в целом позволит в максимальной степени противодействовать замыслам злоумышленника.

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.