 |
|
Защищенные документопотоки
Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.
Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.
Помимо общих для документооборота принципов, защищенный документооборот основывается на ряде дополнительных принципов:
- ограничении доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;
- персональной ответственности руководителей за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;
- персональной ответственности каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;
- жесткой регламентации порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.
Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. В его основе лежит действующая в фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность в адресной доставке документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой разрешена ему в соответствии с его функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся.
Защищенность документопотоков достигается за счет:
- одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;
- нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;
- формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;
- использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;
- регламентации движения документов как внутри фирмы, так и между фирмами, т. е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив;
- перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через секретаря-референта фирмы.
Любому движению (перемещению, передаче) документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не должны повышать трудоемкость работы с документами и увеличивать сроки их движения и исполнения.