Здавалка
Главная | Обратная связь

Структура защищенных документопотоков



 

Совокупность технологических стадий обработки (функциональных элементов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток фирмы включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

 

- прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов (выполняет секретарь-референт, а в крупных фирмах по документам руководства фирмы выполняет секретарь-референт, по документам структурных подразделений фирмы выполняет сотрудник службы безопасности или службы конфиденциальной документации);

 

- выявление в потоке открытых документов тех, которые содержат конфиденциальные для фирмы сведения (выполняют те же лица и службы);

 

- учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам (выполняют те же лица и службы);

 

- предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов (выполняют те же лица и службы);

 

- рассмотрение документов руководителем фирмы и передача документов для ознакомления или работы сотрудникам фирмы (выполняет секретарь-референт);

 

- ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов (организует секретарь-референт).

 

Технология обработки конфиденциальных документов входного потока представлена в приложении 64.

 

Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

 

- исполнение документов (получение разрешения на издание документа, определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание организует секретарь-референт, а в крупных фирмах по документам руководства фирмы организует секретарь-референт, по документам структурных подразделений фирмы организует сотрудник службы безопасности или службы конфиденциальной документации);

 

- контроль исполнения документов (выполняют те же лица и службы);

 

- обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов, отправка их адресатам и передача изданных внутренних документов на исполнение выполняются теми же лицами и службами);

 

- систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел (выполняют те же лица и службы);

 

- подготовка и передача дел в ведомственный архив или архив фирмы (выполняют те же лица и службы).

 

Технология обработки конфиденциальных документов внутреннего и выходного потоков представлена в приложении 65.

 

В состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов:

 

- инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел (выполняют указанные выше лица и службы);

 

- проверка наличия документов, дел и носителей информации (выполняет комиссия фирмы);

 

- копирование и тиражирование документов (выполняют указанные выше лица, службы и копировально-множительное подразделение фирмы);

 

- уничтожение документов, дел и носителей информации (выполняет комиссия фирмы).

 

Стадии, составляющие тот или иной документопоток, практически реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов. Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными (делопроизводственными), автоматизированными и смешанными. Традиционная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов лежит в основе широко известного понятия "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления".

 

Не следует забывать о том, что преимущества и эффективность традиционных (часто простейших) делопроизводственных систем в небольших фирмах далеко не исчерпаны и их надежность в гарантированной защите конфиденциальной информации достаточно велика. Однако эти системы должны основываться на профессионально построенной технологии и обслуживаться квалифицированными специалистами.

 

Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, эффективно используются зарекомендовавшие себя методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе.

 

В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии. Выборочно автоматизируются: справочная и поисковая работа по бумажным документам, процедура составления и изготовления документов и учетных форм, контроль исполнения, сервисные задачи. Остальные стадии и процедуры выполняются в русле традиционной, делопроизводственной технологии (распределение бумажных документов, их рассмотрение, исполнение, оперативное и архивное хранение документов). В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер.







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.