 |
|
Традиционный учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам
Процедура индексирования документов:
а) проставление входящего штампа на основном документе и на документах, присланных во временное пользование, на сопроводительном письме к магнитному носителю информации (дискете, диску и т.п.);
б) определение входящего номера документа: по предыдущей записи в учетном журнале или по валовой учетной картотеке;
в) проставление во входящем штампе номера документа, даты и количества листов;
г) проставление регистрационных сведений в приложениях;
д) при необходимости - проставление входящего номера документа в журнале учета пакетов;
е) добавление к входящему номеру идентифицирующего индекса (номера дела по номенклатуре).
Процедура первичной регистрации исходных сведений о документе:
а) заполнение граф журнала учета поступивших документов (или строки описи учета конфиденциальных документов) или заполнение учетной карточки (в некрупных фирмах при заполнении описи - внесение исходных сведений в регистрационно-контрольную карточку открытых документов для обеспечения справочной картотеки);
б) проверка соответствия исходных данных в журнале или карточке и на документе;
в) при необходимости - проставление в журнале учета пакетов отметки о возврате документа, зарегистрированного за исходящим номером, внесение отметки в регистрационную карточку документа;
г) скрепление учетной карточки и документа.
Процедура формирования картотек:
а) распределение карточек по картотекам;
б) внесение отметки о местонахождении документа в контрольный журнал или в некрупных фирмах в опись документов;
в) фиксирование в карточке росписи за получение документа;
г) помещение карточки в картотеку;
д) поиск сведений о документах и выдача ответов на запросы по документам;
е) ведение (актуализация) картотеки.
Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия:
а) подсчет и сравнение количества полученных и зарегистрированных документов (в некрупных фирмах - внесенных в опись);
б) проставление в журнале учета пакетов отметки о правильности закрытия всех позиций, итоговой записи;
в) проверка правильности регистрации каждого документа;
г) проверка правильности закрытия всех позиций в журнале учета пакетов;
д) проверка правильности внесения отметок о возвращенных документах;
е) проверка правильности внесения отметок по документам, присланным во временное пользование и не взятым на входящий учет;
ж) проверка наличия документов по незакрытым позициям журнала учета пакетов;
з) проставление штампа проверки под итоговой записью;
и) проверка полноты изъятия документов из пакетов и уничтожение пакетов.
Примечание: пункты "б", "г" и "ж" выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов. В некрупных фирмах поступившие документы вносятся в опись конфиденциальных документов фирмы; одновременно на них заполняются регистрационные формы открытого делопроизводства.