 |
|
Оформление и учет носителей конфиденциальной информации
Процедура первичного оформления носителя:
а) нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;
б) выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя;
в) проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;
г) внесение заверительных надписей;
д) проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их не- вскрываемой заводской упаковки;
е) перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, установление точной длины ленты и отсутствия повреждений, склеек, закрытие и опечатывание кассеты.
Процедура регистрации носителей:
а) заполнение на носитель строки в журнале регистрации и учета движения карточек (контрольном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей;
б) внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;
в) подкалывание карточки к носителю.
Процедура окончательного оформления носителя:
а) проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;
б) проставление регистрационного номера на всех листах носителя;
в) маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).
Примечание: последние две процедуры выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов.
Процедура выдачи носителя сотруднику фирмы:
а) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в журнале (карточке) и на носителе;
б) заполнение соответствующих граф в журнале или учетной карточке, или карточке учета выдачи;
в) проверка сотрудником правильности оформления носителя и записей в учетной форме;
г) внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении) в журнал регистрации и учета движения карточек;
д) выдача носителя сотруднику под роспись в заполненной учетной форме;
е) постановка учетной карточки в учетную картотеку носителей;
ж) внесение сотрудником сведений о носителе во внутреннюю опись документов, находящихся у него.
Примечание: в некрупных фирмах носитель выдается сотруднику без регистрации и росписи; носитель возвращается секретарю-референту или в службу конфиденциальной документации при передаче для учета подготовленного документа.
Процедура приема носителя от сотрудника:
а) поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке;
б) сравнение исходных и рабочих записей в карточке и на носителе;
в) проверка количества листов носителя, отметок о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик технических носителей;
г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя, перекладывание листов), осмотр маркированных частей технического носителя;
д) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за прием носителя в учетной форме и внутренней описи сотрудника;
е) внесение отметки в журнал учета движения учетных карточек о новом местонахождении носителя;
ж) помещение носителя и учетной формы в места их хранения.