Главная | Обратная связь

Обработка изданных документов

 

Процедура получения документа от сотрудника:

 

а) получение от сотрудника подписанного руководителем документа или (и) сопроводительного письма к нему (традиционного на бумажной основе или электронного на дискете или переданного по линии защищенной компьютерной связи) и всех конфиденциальных материалов, относящихся к этому документу (в том числе входящего документа, черновика подготовленного документа и т.п.);

 

б) автоматическая запись документа, поступившего по защищенной линии компьютерной связи, на учтенную дискету;

 

в) проверка соответствия учетных данных на документе, в приложениях и учетных карточках, проверка правильности оформления реквизитов, комплектности и полноты документа;

 

г) проверка соответствия учетных данных черновика записи в учетной карточке документа;

 

д) проверка реального наличия документа на дискете и отсутствия там других документов и записей, соответствия документа сведениям, внесенным в электронную учетную карточку (опись) носителя и бумажный экземпляр этой карточки, заверенный исполнителем; внесение отметки о проверке в бумажный экземпляр карточки (описи);

 

е) внесение отметки о получении документа в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка на принтере отметки о получении документа в бумажный экземпляр электронной карточки;

 

ж) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной карточки;

 

з) направление сотруднику по линии защищенной компьютерной связи копии электронной карточки переданного документа;

 

и) уничтожение черновика и вариантов подготовленного документа, внесение отметки об уничтожении в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка отметки в бумажный экземпляр электронной карточки;

 

к) уничтожение дискеты с записью информации черновика и вариантов, внесение отметки об уничтожении в бумажный экземпляр учетной карточки (опись) носителя;

 

л) проставление отметки об уничтожении черновика на копии документа, подшиваемой в дело;

 

м) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа и всех материалов во внутренней описи документов, находящихся у сотрудника;

 

н) автоматическое внесение в электронную опись массива документов компьютера сотрудника и электронную опись документов, находящихся у конкретных сотрудников, отметки о списании документов, полученных от сотрудника;

 

о) изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, записанного на дискете, и распечатка на принтере ЭВМ двух экземпляров копии сопроводительного письма при изготовлении его на дискете, заверение копий;

 

п) проставление в бланке документа (или сопроводительного письма) даты издания (подписания) и индекса (исходящего учетного номера по контрольному журналу или электронной описи конфиденциальных документов фирмы с добавлением предусмотренных технологией поисковых обозначений) отправляемого документа; проставление тех же сведений на бумажной копии отправляемого документа или сопроводительного письма;

 

р) дополнение учетного номера изданного внутреннего (распорядительного, организационного, протокольного и т.д.) документа очередным порядковым номером традиционной регистрации каждого отдельного вида документа или индексом дела, в котором будет храниться документ;

 

с) передача отправляемого документа для подготовки к отправке (конвертования); помещение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

 

т) систематизация внутренних документов и подготовка их к передаче на исполнение;

 

у) внесение отметки о новом местонахождении документа в контрольный журнал или опись (при традиционной регистрации) или в электронную опись конфиденциальных документов фирмы;

 

ф) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора и сотрудника службы конфиденциальной документации.

 

Процедура передачи изданных внутренних документов на рассмотрение и исполнение:

 

А) Выдача документа исполнителю:

 

а) выдача документа соответствующему исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;

 

б) внесение фамилии сотрудника в контрольный журнал;

 

в) включение учетной карточки в учетную картотеку;

 

Б) Возвращение документа от исполнителя:

 

а) проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;

 

б) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа в учетной карточке документа и внутренней описи документов, находящихся у сотрудника;

 

в) передача документа на хранение.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ