Здавалка
Главная | Обратная связь

Прием, первичная обработка и регистрация документов



 

2.1. Организация обработки всех поступивших конфиденциальных документов осуществляется централизованно секретарем-референтом фирмы.

 

2.2. При приеме корреспонденции секретарь-референт проверяет правильность адресования конверта, пакета, целостность упаковки. В разносной книге, реестре курьера, почтальона секретарь-референт проставляет отметку о приеме корреспонденции, дату приема, роспись в приеме. Роспись может заверяться штампом фирмы.

 

При повреждении упаковки корреспонденции секретарь-референт составляет акт, который подписывается им и курьером, почтальоном. Один экземпляр акта вместе с курьером передается отправителю корреспонденции.

 

2.3. Конверты, пакеты и незаконвертованные документы с грифом конфиденциальности вносятся секретарем-референтом в журнал учета пакетов. Журнал включает следующие графы: дата поступления; корреспондент; роспись лица, доставившего пакет; порядковые номера пакетов; номера и грифы конфиденциальности находящихся в пакете документов; входящие номера, присвоенные поступившим документам; учетные номера, присвоенные документам по другим видам учета (инвентарному и др.); отметка о возврате ошибочно поступивших документов.

 

2.4. Поступившие конверты и пакеты, кроме корреспонденции с пометкой "лично", секретарь-референт вскрывает. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресату.

 

2.5. После вскрытия корреспонденции проверяется наличие документов, соответствие учетных данных сопроводительному письму, наличие приложений, указанных в документе, количество листов документа, приложений и экземпляров. При обнаружении недостатков составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю.

 

2.6. На всех поступивших конфиденциальных документах в центре нижнего поля первого листа проставляется регистрационный (входящий) штамп с указанием наименования фирмы, даты поступления документа, количества листов основного документа и приложений и наличием свободной зоны для входящего номера. На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу проставляется штамп с указанием даты поступления, количества листов приложения, и наличием свободной зоны для внесения входящего номера, например: ("К уч. N __ от _____).

 

2.7. Все поступившие в фирму без грифа конфиденциальности документы, в том числе факсимильные, электронные, сравниваются с перечнем документов, являющихся конфиденциальными в данной фирме, так как любые поступающие документы могут содержать конфиденциальные для данной фирмы сведения, но не иметь грифа ограничения доступа.

 

Если содержание поступившего документа соответствует одной из позиций перечня, секретарь-референт указывает на первом листе документа (сопроводительного письма и приложений) в правом верхнем углу гриф конфиденциальности, указанный в перечне, и срок его действия. Отметку заверяет своей росписью. Выделенные конфиденциальные документы вносятся в журнал учета пакетов с целью создания информационной базы, обеспечивающей контроль за сохранностью конфиденциальных документов.

 

2.8. После определения состава конфиденциальных документов они регистрируются секретарем-референтом в традиционной (бумажной) или электронной учетной карточке поступивших документов, содержащих конфиденциальную информацию. На документ заполняется одна карточка, которая в целях контроля ее сохранности и определения порядкового номера документа учитывается в контрольном журнале. Контрольный журнал учета карточек имеет следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности документа; местонахождение документа; отметка о проверке наличия.

 

Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для гарантированной реализации учетной и страховой функций и обеспечения персональной ответственности сотрудников за сохранность документа (для проставления росписи за получение документа).

 

2.9. Карточка учета поступившего (входящего) конфиденциального документа включает следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; вид и краткое содержание документа; корреспондент; исходящий номер и дата; количество листов основного документа и приложений; кому направлен; количество листов; роспись за получение документа; кто принял и роспись за возврат документа; индекс дела и номера листов; примечание.

 

2.10. При незначительном количестве поступающих конфиденциальных документов они вносятся в опись конфиденциальных документов фирмы, что является действием, аналогичным регистрации этих документов. Опись конфиденциальных документов фирмы предназначена для контроля за движением, местонахождением документа, для своевременного снятия с него грифа конфиденциальности, проведения проверки наличия документов. В целях наблюдения за ходом исполнения документа дополнительно заполняется учетная карточка открытого делопроизводства, обеспечивающая справочную и контрольную работу в процессе рассмотрения и исполнения документа.

 

2.11. Опись конфиденциальных документов фирмы включает следующие графы: порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа; срок действия грифа; дата; вид документа и заголовок; количество экземпляров; количество листов основного документа и приложений; откуда поступил (кем подготовлен); исходящий номер; кому передан и роспись; кто принял и роспись; местонахождение; дата уничтожения и номер акта; кем и когда снят гриф конфиденциальности и роспись; местонахождение.

 

2.12. Учетный (входящий) номер поступившего конфиденциального документа включает: порядковый валовый номер документа (по контрольному журналу или описи конфиденциальных документов фирмы), гриф конфиденциальности и индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, например: 12к/01-02.

 

Учетный номер вносится в регистрационный штамп основного документа и приложений, например:

 

АО "Изотоп"

Г.

Вх. N 12к/23-02

Кол. лл.: 2к+7нк (неконфиденциальных).

 

При наличии в полученном пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

 

Учетный номер вносится также в журнал учета пакетов с целью подтверждения факта регистрации всех поступивших документов.

 

2.13. Зарегистрированные конфиденциальные документы сортируются на документы, требующие рассмотрения первым руководителем фирмы, и документы, направляемые непосредственно его заместителям или главным специалистам по направлениям работы (руководителям структурных подразделений), соответствующим сотрудникам фирмы.

 

Распределение осуществляется секретарем-референтом в строгом соответствии с перечнем документов фирмы, в котором указаны фамилии должностных лиц, принимающих решения по документам конкретного содержания и определяющих состав допускаемых к документу сотрудников, а также состав сотрудников, которым направляются документы типового содержания, не требующие принятия решения.

 

На документах, направляемых руководителям и сотрудникам фирмы, в правом верхнем углу первого листа ниже грифа конфиденциальности секретарем-референтом проставляется фамилия лица, которому передается документ.

 

2.14. Руководителям и сотрудникам фирмы документы передаются под роспись в учетной карточке. Отметка о местонахождении документа делается карандашом в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы.

 

После рассмотрения документа первым руководителем резолюция переносится секретарем-референтом в учетную карточку документа. Резолюция является основанием для последующей передачи документа на исполнение указанному в ней сотруднику фирмы.

 

2.15. Выдача конфиденциальных документов сотрудникам (руководителям) производится только на один рабочий день по разовой расписке. При необходимости длительной работы над документом он включается в опись документов, находящихся у сотрудника, и хранится вместе с описью в опечатываемом специальном кейсе (папке) сотрудника. Кейс ежедневно по окончании рабочего дня сдается секретарю-референту и выдается сотруднику в начале рабочего дня по разовой расписке.

 

Опись документов, находящихся у сотрудника, имеет следующие графы: порядковый номер документа в описи, учетный номер документа и гриф конфиденциальности, тип документа, количество экземпляров и листов в экземпляре, дата получения, роспись секретаря-референта за возврат документа. Опись составляет собственноручно сотрудник.

 

2.16. Технические, технологические документы, печатные издания и иные подобные материалы, не подшиваемые в дела и не включаемые в номенклатуру дел, берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующим руководителем. На каждый такой документ заводится учетная карточка инвентарного учета, или документ вносится в инвентарную опись конфиденциальных документов фирмы.

 

2.17. Карточка инвентарного учета должна содержать следующие зоны: дата, порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа, его вид и назначение (содержание), фамилия сотрудника, которому выдан документ, роспись за выдачу и роспись за прием документа, место хранения документа, отметка об уничтожении, примечания. Карточка регистрируется в самостоятельном контрольном журнале.

 

Штамп инвентарного номера (или для носителей - предварительного учета) и даты регистрации проставляется: на графических документах - над основной надписью, на документах, хранящихся в россыпи, - в верхнем левом углу каждого листа, на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и титульного листа, например: "Инв. (или ПУ) N ___ от ______".

 

2.18. Поступивший конфиденциальный документ считается исполненным, если фактически проведены все предусмотренные в нем мероприятия в соответствии с содержанием документа и резолюции. При этом в учетной карточке документа проставляется отметка об исполнении документа и его подшивке в дело. Аналогичная отметка делается в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы.

 

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.