Здавалка
Главная | Обратная связь

Составление, издание и обработка документов фирмы



 

3.1. Основанием для издания конфиденциального документа является перечень документов, издаваемых руководством и структурными подразделениями фирмы, или индивидуальное письменное разрешение первого руководителя фирмы, зафиксированное на бумажном носителе, предназначенном для составления черновика документа. При составлении черновика документа на ПЭВМ разрешение фиксируется в предварительно оформленной секретарем-референтом карточке учета подготовленного документа. Уровень конфиденциальности документа определяется руководителем или сотрудником фирмы, составляющим документ.

 

3.2. Бумажными носителями информации являются рабочие тетради, блокноты с отрывными листами и отдельные листы бумаги, типовые формы и бланки. Магнитными носителями конфиденциальной информации являются носители для обеспечения работы ПЭВМ, аудио- и видеозаписи.

 

В научных и производственных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов для предотвращения утраты ценных сведений, включаемых в черновики и варианты документов, бумажные и технические носители информации подлежат инвентарному учету в традиционной или электронной учетной карточке (журнале). Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для реализации указанных выше функций.

 

В карточку или журнал включаются следующие сведения: учетный номер носителя и гриф конфиденциальности; дата регистрации; вид носителя; назначение носителя; количество листов; фамилия лица, получившего носитель; роспись за получение; роспись за возврат носителя; отметка об уничтожении носителя или отдельных листов. Карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек. Учетный номер проставляется в правом верхнем углу носителя.

 

3.3. В других фирмах предварительный учет носителей не осуществляется. Документы составляются на оформленных, но не учтенных носителях. Магнитные носители конфиденциальной информации обязательно регистрируются в карточках инвентарного учета конфиденциальных документов фирмы.

 

3.4. Факт выдачи носителя информации отражается в описи документов, находящихся у сотрудника (руководителя).

 

3.5. Составление черновика и вариантов документа, ведение конфиденциальных записей разрешается сотруднику только в выданных секретарем-референтом носителях информации.

 

Возвращение носителя секретарю-референту фиксируется в описи документов, находящихся у сотрудника. Отметка включает роспись секретаря-референта и дату.

 

3.6. В тексте документа и других реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок ее использования и другие ограничительные условия.

 

3.7. Срок исполнения документа может контролироваться секретарем-референтом путем включения дополнительного экземпляра учетной карточки в контрольную картотеку. В некрупных фирмах контроль организуется с использованием справочной карточки или по описи конфиденциальных документов.

 

Использовать для подготовки черновика и вариантов конфиденциального документа диктофон, магнитофон не разрешается. Документы не должны диктоваться.

 

3.8. Изготовленный сотрудником (руководителем) первый вариант черновика документа регистрируется секретарем-референтом в традиционной или электронной учетной карточке подготовленного документа (если учетная карточка не была заведена ранее). Учетный номер фиксируется на нижнем поле каждого (кроме первого) листа черновика и изготовленного проекта документа, например: уч.N 28к/09-12. Этот номер закрепляет каждый лист за определенным документом и сопровождает черновик, подготовленный проект и в дальнейшем подлинник документа (переносится в бланк документа). В некрупных фирмах запись о черновике и подготовленном проекте документа вносится в опись конфиденциальных документов фирмы. Одновременно может заполняться учетная карточка открытого документа для выполнения операций справочной, контрольной и поисковой работы.

 

Основной документ (как правило, сопроводительное письмо) и приложения к нему регистрируются за разными номерами, так как учитываются они в разное время.

 

3.9. Учетная карточка подготовленного конфиденциального документа включает в себя следующие зоны:

 

а) зону исходных сведений о документе (учетный номер и гриф конфиденциальности; дата печатания, вид и краткое содержание, подразделение и фамилия исполнителя, номер носителя, с которого печатался проект документа, и др.),

 

б) зону рабочих сведений о документе (росписи за уничтожение черновика и дата; дата выдачи; количество листов, экземпляров; кому выдан и др.),

 

в) зону отметок об отправлении и возврате документа,

 

г) зону отметок о передаче документа на другой вид учета или движении документа,

 

д) зону отметок о подшивке документа в дело,

 

е) зону отметок об уничтожении документа.

 

Учетная карточка регистрируется в самостоятельном контрольном журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы, аналогичные журналу учета карточек поступивших документов.

 

3.10. Машинописное оформление проекта документов на бумажном или машиночитаемом носителе осуществляется с помощью ПЭВМ на рабочих местах: референта (документы с грифом "Строго конфиденциально") и все документы, составленные руководством фирмы или исполнителей (документы с грифом "Конфиденциально", пометками о ценности неконфиденциальных документов). Процедура машинописного оформления документа фиксируется в машинном журнале ПЭВМ.

 

3.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе (при их наличии), на сопроводительном письме к конфиденциальным документам. Гриф не сокращается, печатается строчными буквами без разрядки. В кавычки гриф не берется. Ниже указывается номер экземпляра и основание снятия грифа, которое переносится из перечня конфиденциальных документов фирмы. Например:

 

Конфиденциально

Экз. N 2

До даты получения патента

 

3.12. На лицевой или оборотной стороне последнего листа всех экземпляров отпечатанного проекта документа около левого поля проставляется учетный номер, гриф конфиденциальности документа, индекс референта или сотрудника, печатавшего документ, количество экземпляров и их назначение, фамилия сотрудника (руководителя) и номер его телефона, дата изготовления документа. Может указываться инвентарный номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Например:

 

Уч. N 23к/12-09

ИП 2 экз.: N 1 - адресату

N 2 - в дело 12-09

Иванов Петр Петрович

566-12-43 23.09.2001г.

Маг. носитель N 56

 

Количество экземпляров документа определяется сотрудником исходя из реальной потребности в них.

 

3.13. Факт изготовления проекта конфиденциального документа отражается в учетной карточке подготовленного документа или в описи конфиденциальных документов фирмы. Все последующие перемещения документа фиксируются в учетной карточке.

 

3.14. Выдача проекта документа сотруднику для согласования и подписания ежедневно осуществляется секретарем-референтом по разовой расписке. Издание документа (согласование, подписание и при необходимости утверждение) организуется руководителем или сотрудником, составившими документ. Руководитель фирмы подписывает все экземпляры и копии изготовленного документа.

 

В процессе издания документа уточняется уровень грифа конфиденциальности, срок снятия грифа, состав конфиденциальной информации, включенной в документ. После издания конфиденциальные документы повторно не регистрируются.

 

3.15. Конфиденциальные материалы, образующиеся в процессе издания документа, последовательно вносятся в учетную карточку документа и опись документов, находящихся у сотрудника. После издания документа сотрудник сдает секретарю-референту документы и все материалы, связанные или возникшие в процессе исполнения.

 

Отметка о сдаче документов и материалов делается в учетных карточках документов и описи документов, находящихся у сотрудника.

 

3.16. Черновик документа и другие потерявшие значение материалы разрываются секретарем-референтом и помещаются в присутствии сотрудника в опечатанную урну или ящик. Не разрешается выбрасывать их в мусорную корзину. Отметка об уничтожении делается в учетной карточке документа. Актуальные документы и материалы подшиваются в соответствующие дела. Подлинники подготовленных документов передаются секретарем-референтом для дальнейшей работы. В описи и контрольном журнале делаются отметки об изменении местонахождения или отправке документа.

 

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.