Здавалка
Главная | Обратная связь

Систематизация документов и хранение дел, уничтожение документов



 

5.1. В целях предотвращения утраты исполненных конфиденциальных документов, исключения несанкционированного доступа к ним и обеспечения поиска документов они систематизируются в соответствии с номенклатурой дел и группируются в классификационные тематические комплексы - дела.

 

5.2. Номенклатура конфиденциальных дел составляется как самостоятельный документ или в виде приложения к общей номенклатуре дел фирмы. Она должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов, и учитываться как любой внутренний конфиденциальный документ. Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее референтом. Индексы дел должны меняться через 2-3 года.

 

5.3. Конфиденциальные дела, базы данных, учетные картотеки, описи и журналы учитываются по номенклатуре дел.

 

5.4. Дела с конфиденциальными документами формируются централизованно секретарем- референтом. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается.

 

5.5. При приеме документов на подшивку в дело секретарь-референт проверяет правильность их оформления, наличие отметки об исполнении и направлении в дело, а также соответствие количества листов в экземпляре и номера экземпляра данным, занесенным в учетные формы соответствующего вида.

 

5.6. Датой заведения дела является дата поступления первого документа на подшивку в дело. Обложка конфиденциального дела оформляется в соответствии с общими правилами. Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. В целях затруднения поиска дел посторонним лицом заголовок дела на обложке может не указываться, ставится только индекс дела по номенклатуре. Обложка дела должна иметь индивидуальное цветовое отличие, идентифицирующее руководителей, сотрудников, которым разрешено работать с данным делом.

 

На внутреннюю сторону обложки из номенклатуры дел переписываются фамилии сотрудников, имеющих право работать с данным делом. Список заверяется росписью секретаря-референта. Изменения, вносимые в список, заверяются росписью первого руководителя фирмы. В конверт на внутренней стороне обложки вкладывается оформленная карточка-заместитель, предназначенная для учета выдачи дел сотрудникам фирмы.

 

5.7. В дела помещаются только исполненные конфиденциальные документы, имеющие неснятый гриф ограничения доступа и только одного календарного года в комплекте с приложениями и всеми материалами, инициировавшими и сопровождавшими процесс исполнения документа. Копии формируются в отдельное дело. Документы с грифами "Конфиденциально" и "Строго конфиденциально" подшиваются в разные дела, даже если они касаются одного вопроса.

 

5.8. Запрещается подшивать в одно дело конфиденциальные и открытые документы. В исключительных случаях в дело могут помешаться документы, не содержащие конфиденциальных сведений, но имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов.

 

В целях предотвращения утери документов в процессе хранения дела листы дела нумеруются при включении в него документов.

 

5.9. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит графы: порядковый номер записи, дата подписания или утверждения документа, учетный номер и гриф конфиденциальности поступившего или изданного документа, корреспондент, номера листов дела, соответствующих расположению документа, отметка об изъятии и местонахождении.

 

Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяется сохранность документов и их комплектность. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

 

Исправления, вносимые в опись дела, заверяются сотрудником (руководителем) и секретарем-референтом.

 

5.10. В зависимости от содержания и вида документы внутри дела систематизируются в логической последовательности решения вопросов, в хронологическом или ином порядке, удобном для работы с делом.

 

5.11. Конфиденциальные документы формируются в дела в папках-регистраторах.

 

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладываются: список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе.

 

5.12. Дело закрывается после подшивки в него последнего документа данного календарного года. Дата закрытия дела - дата оформления заверительного листа в деле. Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году. При закрытии дела количество листов указывается в заверительном листе. Одновременно закрывается опись документов дела. Дело прошивается и опечатывается.

 

5.13. Изъятие из дела документов с действующим грифом конфиденциальности производится в установленных законом случаях, при крайней необходимости и с письменного разрешения первого руководителя фирмы.

 

Факт изъятия документа из дела фиксируется секретарем-референтом в описи документов дела и учетной карточке документа. Отметки обязательно содержат ссылку на причину изъятия документа, документ-основание и подтверждаются росписями секретаря-референта и первого руководителя фирмы.

 

Вместо изъятого документа в дело подшивается заверенная первым руководителем фирмы и лицом, получающим документ, ксерокопия изъятого документа, а также документ-основание, в соответствии с которым документ изъят из дела и содержащий перечень требуемых документов или их конкретные темы, а также расписка лица, получившего документ. На документе-основании должна быть разрешительная резолюция первого руководителя фирмы о выдаче документа. Расписка оформляется на бланке организации, запросившей документ, должна иметь разборчивую роспись за получение документа, которая может заверяться печатью организации. В расписке обязательно должна быть запись об обязательстве организации сохранять в тайне содержащиеся в документе сведения и немедленном возврате документов в указанные сроки. В расписке ставится также роспись секретаря-референта, выдавшего документ.

 

Аналогичным образом оформляется изъятие дела. В процессе изъятия оформляется копия дела. Изъятие документов или дела без выполнения указанного выше процесса оформления запрещается. Изъятие неконфиденциальных документов и дел производится с соблюдением указанного порядка.

 

При возврате документа ксерокопия документа и расписка уничтожаются, а документ включается в дело, о чем делаются необходимые отметки в учетной карточке документа и описи документов дела.

 

5.14. Дела выдаются сотрудникам (руководителям) в соответствии со списком сотрудников, имеющих доступ к данному делу, зафиксированным на внутренней стороне обложки дела и подписанным первым руководителем фирмы. Доступ к делу иных лиц осуществляется по письменному разрешению первого руководителя фирмы. За полученное дело сотрудник расписывается в карточке-заместителе дела или передает секретарю-референту расписку. После выдачи дела карточка помещается в место его хранения.

 

По окончании рабочего дня сотрудники обязаны вернуть секретарю-референту конфиденциальные документы, дела и магнитные носители, с которыми они работали.

 

Запрещается хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах специалистов (руководителей) более одного рабочего дня.

 

5.15. В целях предотвращения несанкционированного доступа, утраты или порчи конфиденциальных документов и дел на рабочих местах сотрудников документы хранятся в сейфах (металлических шкафах). Сотрудник (руководитель) должен создавать условия, препятствующие несанкционированному ознакомлению других сотрудников с конфиденциальными документами, делами и базами данных.

 

5.16. При использовании автоматизированного учета документов страховые распечатки учетных карточек и страховые магнитные носители информации хранятся у секретаря-референта в условиях, исключающих их уничтожение, порчу и несанкционированное ознакомление посторонних лиц.

 

5.17. Дела хранятся вертикально, сейфы, металлические шкафы всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок, а также указана последовательность эвакуации дел при экстремальных ситуациях. Дела, как правило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном положении.

 

5.18. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

 

5.19. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записанными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются.

 

5.20. Конфиденциальные документы уничтожаются, если истек срок их хранения. Разрешение на уничтожение дается первым руководителем фирмы. Разрешение фиксируется в учетной карточке документа или против соответствующей строки в описи конфиденциальных документов фирмы.

 

5.21. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляется назначаемой приказом первого руководителя фирмы комиссией.

 

Отобранные для уничтожения документы (или дела) вносятся в акт о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов, сверяются с учетными формами и уничтожаются путем сжигания.

 

Акт содержит следующие основные графы: индекс дела или документа, гриф конфиденциальности, заголовок, год дела или документа, количество листов, срок хранения и номера статей по перечню.

 

После фактического уничтожения документов соответствующие отметки комиссия делает в акте и учетных карточках или в описи конфиденциальных документов фирмы. Отметки заверяются подписями членами комиссии.

 

Черновики, варианты документов, испорченные носители периодически уничтожаются без составления акта референтом и руководителем службы безопасности фирмы. В учетные формы вносятся указанные выше отметки. До уничтожения эти материалы хранятся в опечатанной урне, ящике или мешке.

 

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.