 |
|
Особенности учёта в конфиденциальном ДОУ.
Учёт конфиденциальных документов
В открытом ДОУ «Регистрация документа» по ГОСТ 51141 – это запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.
Особенности учёта в конфиденциальном ДОУ.
· Мы учитываем:
1. Черновики КД;
a. Проекты КД;
b. Сами КД;
c. Копии и дополнительные экземпляры КД;
2. Носители КИ;
· При учёте входящих КД учитываются не только сами КД, но и поступившие конфиденциальные пакеты (пакеты, в которых присылаются КД)
· Издаваемые КД, учитываются все в одной форме, включая отправляемые КД, независимо от вида документа.
· КД выделенного хранения – те документы, которые не подшиваются в конфиденциальные дела: например неформатные – А2, А3 (чертёжная, проектная документация), документы, которые подлежат частому использованию, поэтому, они не помещаются в дело (инструкции).
· Журнальная форма учёта - в КДОУ, для учёта КД, носителей и проектов используется журнальная система учёта. На это у нас две причины, во первых, это связано с большей надёжностью, по сравнению с карточной системой, во вторых, это связано с небольшим объёмом документооборота в КДОУ.
· Жизненный цикл открытого ДОУ
· 
Издаваемые КД учитываются на этапе создания проектов.
· Конфиденциальные дела учитываются в номенклатуре конфиденциальных дел.
· В конфиденциальном ДОУ, используется максимальное количество учётных данных, связано это с тем, что учёт выполняет не только функцию регистрации конфиденциальных документов и носителей, но и функцию контроля за местом нахождения конфиденциальных документов и носителей. Таким образом, учётные формы закрепляют персональную и обязательную ответственность сотрудников за сохранность документов и конфиденциальность информации.
· Учётные формы в КДОУ служат для проверок наличия КД, носителей конфиденциальной информации и конфиденциальных дел.
20.03.2012