Главная | Обратная связь

Справочники в системе 1С:Предприятие

Организация справочников

И принцип их заполнения

Справочники в системе 1С:Предприятие

Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита документа (в широком смысле слова «документ»).

Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации.

Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.

Система 1С:Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект будем называть элементом справочника.

В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет код и наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым.

Система 1С:Предприятие предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие.

Список элементов справочника в системе 1С:Предприятие может быть многоуровневым. В этом случае все строки справочника будут разделяться на 2 вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы позволяют переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника.

Использование многоуровневых справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Элементы и группы элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Помимо кода и наименования, в справочниках системы 1С:Предприятие может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника. Для хранения такой информации в справочнике может быть создан список реквизитов.

Используя механизм реквизитов справочника, легко организовать, например, картотеку сотрудников. Для этого достаточно для справочника «Сотрудники» создать реквизиты для хранения сведений об образовании, паспортных данных и прочей кадровой информации. Используя встроенные средства поиска в справочнике, при использовании конфигурации нужная информация о сотруднике может быть легко найдена.

В Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».

Любой справочник может использоваться как сам по себе, так и быть подчиненным какому-либо другому справочнику. Например, справочник договоров может использоваться отдельно, а может быть связан со справочником организаций. В этом случае справочник организаций в системе 1С:Предприятие называется владельцем.

В отличие от многоуровневого справочника, в котором все элементы имеют одинаковую структуру, использование механизма подчиненных справочников позволяет связать элементы разной структуры. В этом случае каждый элемент подчиненного справочника будет связан с одним из элементов справочника-владельца.

Внешне работа с подчиненным справочником в системе 1С:Предприятие будет выглядеть следующим образом.

Если для подчиненного справочника установлен режим показа в виде иерархического списка, то перед использованием справочника сначала должен быть выбран элемент справочника-владельца. При показе на экране подчиненный справочник будет содержать в своем заголовке наименование элемента-владельца, а список элементов подчиненного справочника будет содержать только элементы, относящие к элементу-владельцу. При смене элемента-владельца информация в окне подчиненного справочника будет соответствующим образом обновлена.

Если открыть подчиненный справочник, не выбрав элемент-владелец, то в окне подчиненного справочника не будет отображаться ни одного элемента, а в заголовке окна будет выдано сообщение «Не задан элемент-владелец».

При работе с системой 1С:Преднриятие для подчиненного справочника может быть отключен показ в виде иерархического списка. В этом случае в окне подчиненного справочника будут отображаться все элементы этого справочника, то есть элементы, починенные разным владельцам, будут показываться вперемешку. Тем не менее, любой элемент подчиненного справочника «знает» своего владельца.

Любой новый справочник можно представить в виде таблицы, которая имеет 2 колонки: код элемента справочника и его наименование. Система 1С:Предприятие, помимо кода и наименования, позволяет хранить дополнительную информацию об элементе справочника.

Справочники в системе 1С:Предприятие могут иметь более одного уровня вложенности.

Любой справочник можно представить как таблицу, которая имеет 2 обязательные графы: код элемента справочника и наименование элемента справочника. Однако, часто бывает полезно (а зачастую и необходимо) хранить для элементов справочника какую-либо дополнительную информацию: например, банковские реквизиты — для организаций, паспортные данные — для сотрудников, и так далее.

Система 1С:Предприятие может хранить значения некоторых реквизитов по датам их изменения. При обращении к значению такого реквизита на некоторую дату выдается его значение на эту дату, либо, если таковое отсутствует, — на ближайшую предыдущую дату, на которую устанавливалось значение реквизита.

Подобное свойство реквизита справочника позволяет, например, легко организовать хранение истории изменения курсов в справочнике валют.

Как уже упоминалось, справочники в системе 1С:Предприятие могут иметь многоуровневую структуру. Чтобы начать вложенный уровень в таком справочнике, необходимо создать так называемый заголовок группы — элемент справочника, через который будет осуществляться вход на нижний уровень. В таблице справочника такой элемент будет помечен знаком .

Как и для «простого» элемента справочника, для группы также может быть определен список дополнительных реквизитов (помимо обязательных реквизитов «Код» и «Наименование»). Однако, зачастую набор таких реквизитов должен быть различным для заголовка группы и для элемента справочника. Например, для группы товаров не имеет смысла реквизит «Цена», так как это, скорее, характеристика отдельного товара.

Режимы работы со справочниками в информационной базе:

1. Заполнение справочника элементами (записями). Добавление новых элементов.

2. Редактирование элементов справочника (изменение значений элементов справочника, удаление элементов справочника).

3. Выбор элементов справочника при формировании документов и хозяйственных операций.