 |
|
Создание источника данных
Слияние
Слияние – это средство MSWord, позволяющее создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальныеданные.
Применив слияние можно создать:
· набор конвертовили наклеек с одинаковым адресом отправителя, но с разными адресами получателей;
· набор документов на банке (писем) или сообщений электронной почты с одинаковым содержимым, но с разными сведениями, предназначенными для определённых получателей;
· каталог с набором однородных сведений, но различных для каждого элемента.
Для выполнения слияния используются:
· пошаговый мастер слияния (вкладка РАССЫЛКИ/группа НАЧАЛО СЛИЯНИЯ/список НАЧАТЬ СЛИЯНИЕ/команда ПОШАГОВЫЙ МАСТЕР СЛИЯНИЯ);
· соответствующие элементы вкладки РАССЫЛКИ.
Задача: создайте рассылку писем должникам по оплате квартплаты.
Последовательность выполнения работы:
1. создание постоянной части основного документа;
2. создание источника данных;
3. вставка в основной документ полей слияния и полей Word;
4. предварительный просмотр результатов слияния;
5. получение составного документа.
Создание постоянной частиосновного документа
Основной документ – это документWord, содержащий данные и др. настройки[1], которые остаются неизменными в конечном составном документепосле слияния. Также в основной документ вставляются поля (см. п.ВСТАВКА ПОЛЕЙ В ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ).
Допускается обратное преобразование основного документа в обычный документ путём удаления связи с источником данных из основного документа (вкладка РАССЫЛКИ/группа НАЧАЛО СЛИЯНИЯ/список НАЧАТЬ СЛИЯНИЕ/команда ОБЫЧНЫЙ ДОКУМЕНТ WORD)..
Задание.
Создайте следующий основной документ (Рисунок1). Сохраните документ в своей папке.
Рисунок 1
Создание источника данных
Источник данных - файл[2], содержащие организованные данные, предназначенные для объединения с основным документом.
Источник данных можно создать из основного документа как базу данных Access, использовать существующий файл или непосредственно выбрать из контактов Outlook (вкладка РАССЫЛКИ/группа НАЧАЛО СЛИЯНИЯ/список ВЫБРАТЬ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ).
Если в качестве источника данных используется документ Word, то этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые нужно включить в составной документ.
Задание.
Создайте следующий источник данных в Word(Рисунок 2). Сохраните документ в своей папке.
Рисунок 2