 |
|
Задания и методические указания
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4.
ТЕХНОЛОГИЯ СЛИЯНИЯ
Цель работы:получение практических навыков использования технологии слияния для создания набора однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
Краткие теоретические сведения
Слияние – средство, позволяющее автоматизировать составление и печать массовых стандартных документов (писем, договоров, справок и т.д.), имеющих заданную форму, но с отличающимися значениями некоторых реквизитов.
Данная технология позволяет:
• создать документы для групповой рассылки;
• создать каталог, список адресов или другой перечень;
Слиянию подлежат:
• основной документ (бланк, форма, письмо, инструкция), в текст которого включены особые поля подстановки или слияния;
• источник данных, содержащий персонифицированную для каждого клиента информацию.
Основной документ – документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Основной документ может быть подготовлен как:
• стандартный бланк для печати;
• наклейка (этикетка) определенного формата для печати на принтере;
• конверт заданного размера и расположения реквизитов адресов отправителя и получателя;
• каталог для печати на одном листе множества строк источника;
• сообщения электронной почты.
Источник данных – файл, содержащий значения полей слияния, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.
Источник данных может быть подготовлен в виде таблицы Word, электронной таблицы Excel, базы данных Access и др.
Поле слияния – поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилияисточника данных.
Составной документ – документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
Для слияния используются элементы вкладки Рассылки.
Алгоритм слияния:
1) создать основной документ с определенным текстом;
2) сформировать источник данных, в котором хранятся значения реквизитов для основного документа;
3) присоединить источник данных;
4) выполнить слияние основного документа с источником данных;
5) сохранить документ и/или отправить на печать.
Задания и методические указания
1. Создайте основной документ, показанный на рис. 1. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (в данном случае рисунок), установите параметры страницы, оформите документ.
Для размещения реквизитов документа верхней части страницы используйте технологию оформления Таблица. Обрамление таблицы убрать.
Сохраните документ в своей папке под именем Конференция_Основной_1
|
Рис. 1. Основной документ Конференция_Основной_1
2. Начать слияние
Лента → вкладка Рассылки → группа Начать слияние → кнопка Начать слияние → из выпадающего меню выбрать пункт Письма.
3. Создайте источник данных (базу адресатов).
Лента → вкладка Рассылки → группа Начать слияние → кнопка Выбрать получателей → из выпадающего меню выбрать пункт Ввести новый список.
В окне Новый список адресатов (рис. 2) нажмите кнопку Настройка новых столбцов.
Манипулируя кнопками Добавить, Удалить, Переименовать, Вверх иВниз задать шесть названий полей в следующем порядке:
Фамилия
Имя
Отчество
Индекс
Город
Адрес1
Нажмите кнопку ОК.
В окне Новый список адресов создайте 5–7 записей. Адресаты должны быть из разных городов и различных полов.
Переход на новую запись по кнопке Создать запись.
После ввода последней записи нажмите кнопку ОК.
Откроется окно Сохранение списка адресатов. Будет предложено сохранить базу адресатов в папке Мои источники данных.