Здавалка
Главная | Обратная связь

Для службы кассиров

 

 

Принятие оплаты от поселившегося гостя

 
 


1. Найти гостя по списку Проживание – пиктограмма

2. Открыть карточку гостя – двойной щелчок мыши на записи по гостю или кнопка Изменение.

3. Просмотреть условия проживания гостя: есть ли примечания по дополнительным услугам, какой вид оплаты.

4. Если в примечаниях указаны дополнительные услуги, внести их в карточку гостя (см. раздел Дополнительные услуги).

5. В карточке в меню Опции выбрать Печать рег карты.

6. На открывшемся окне печати регистрационной карты нажать ОК для печати. Регистрационная карта гостя содержит Информационный счет, на котором видна сумма к оплате и сумма налога с продаж.

7. После печати регистрационной карты в карточке гостя нажать кнопку Счет – пиктограмма

8. В окне Счета нажать кнопку Создание – пиктограмма (или клавиша Ins).

9. В поле Тип нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2 и выбрать Наличные рубли (код 100) или кредитную карту.

10. В поле Сумма внести общую сумму к оплате (см. Информационный счет гостя). Все платежи вводятся со знаком минус.

11. Если оплата производится не за весь период проживания, а, например, за один день, указать в поле Комментарий даты оплаченного проживания.

12. Распечатать счет гостю – нажать на кнопку Печать

13. В окне печати выбрать Плательщик Гость и нажать ОК.

14. Сохранить счет – нажать на кнопку Запись (пиктограмма ) или на клавишу F10.

15. Пробить сумму по наличным рублям и отдельно по налогу с продаж на кассе.

 

Начисления услуг на счет гостя

 
 


1. Выбрать гостя из списка Проживание – пиктограмма

2. Открыть карточку гостя – двойной щелчок мыши или кнопка Изменения.

3. В карточке открыть счет гостя – пиктограмма

4. В счете нажать на кнопку Создание – пиктограмма

5. В окне Начисления в поле Тип нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2.

6. Из списка Транзакций выбрать необходимую услугу и нажать ОК.

7. В поле Сумма написать стоимость услуги (в некоторых услугах стоимость заложена по умолчанию, она автоматически появляется в поле Сумма).

8. Принять оплату (код 100 – наличные рубли или кредитные карты).

9. Оплата вводится со знаком минус.

10. После того, как были начислены услуги и принята оплата, нажать на кнопку Печать счета для распечатки счета гостю – пиктограмма

11. В окне Печати счета выбрать плательщика (Гость или Доп. счет, в зависимости от ситуации) и нажать ОК.

12. После печати счета сохранить счет – нажать на кнопку Запись (пиктограмма ) или на клавишу F10.

13. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

 

Начисления дополнительных услуг на карточку гостя

 

1. При поселении служба приема и обслуживания указывает необходимость начисления дополнительных услуг на карточку гостя в примечаниях.

2. Найти гостя по списку Проживание – пиктограмма

3. Открыть карточку гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

4. В карточке посмотреть примечания. Если в примечаниях указано: дополнительная кровать за наличный расчет, второе место за наличный расчет, доплата за номер за нр., питание за нр., проживание животного за нр., поздний выезд за нр., завтрак в день заезда за нр., обед / ужин в день выезда за нр., необходимо внести соответствующую доп услугу в карточку.

5. Нажать на кнопку Доп услуги – пиктограмма

6. В окне Доп услуги для гостя нажать кнопку Добавить.

7. На появившейся строке в поле Код выбрать код нужной доп услуги.

8. Проверить даты: если услуга должна начисляться каждый день в течении всего проживания гостя, то даты исправлять не надо.

9. Если доп услуга должна быть начислена один раз (например, поздний выезд, завтрак в день заезда, обед в день выезда, ужин в день выезда), следует изменить даты таким образом, чтобы даты С … ПО… отражали сутки:

- Для доп услуги в день заезда даты должны отражать первые сутки начисления (напр., завтрак в день заезда).

- Для доп услуги в день выезда даты должны отражать последние сутки начисления (напр., ужин в день выезда).

- Для доп услуги в другие дни проживания гостя дата С должна отражать день оказания услуги, дата По должна отражать следующий день.

10. В поле Плательщик выбрать соответствующего плательщика. Если гость живет по безналу, к нему подселяется другой за нал расчет, для доп услуги Доп кровать или Доп место следует выбрать плательщика Доп счет. Другими словами, если услуги предназначаются второму гостю, который оплачивает их отдельно, следует использовать плательщика Доп счет.

11. В поле Сумма указать сумму доп услуги.

12. Каждая доп услуга оформляется отдельно (напр., два завтрака на один номер должны быть заведены два раза).

13. После того, как все нужные поля на строке заполнены, все доп услуги добавлены, нажать ОК.

14. Распечатать регистрационную карту гостя, содержащую информационный счет с общей суммой к оплате – нажать меню Опции – печать рег карты.

15. На окне с регистрационной картой нажать ОК для печати (нажать Отмена, если печать не нужна).

16. Для принятия оплаты от гостя открыть счет гостя – пиктограмма

17. В счете нажать кнопку Создание – пиктограмма

18. В окне Начисления в поле Тип нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2.

19. Выбрать код 100 Наличные рубли или кредитную карту. Нажать ОК.

20. В поле Сумма ввести сумму к оплате (см. информационный счет). Все виды оплат вводятся со знаком минус.

21. Распечатать счет гостю – нажать кнопку Печать

22. Выбрать соответствующего плательщика и нажать ОК.

23. Сохранить счет (F10 или ).

24. Сохранить карточку гостя (F10 или ).

25. Пробить по кассе.

 

Примечание: услуга «Поздний выезд» начисляется кассиром сразу на счет гостя в том случае, если гость продляется день в день. В виде дополнительной услуги «Поздний выезд» следует начислять на карточку гостя, если продление происходит не день в день.

 

Принцип автоматического начисления дополнительных услуг

 
 


Дополнительные услуги начисляются системой автоматически на счет гостя во время ночного аудита. При ежедневных начислениях работает следующая структура:

гость заехал 01.01. и будет уезжать 05.01., т.е. проживание 4 суток. У гостя доп услуга Завтрак. Первое начисление завтрака произойдет в первую ночь проживания (01.01.), последнее начисление произойдет в последнюю ночь проживания (04.01.). В день выезда доп услуги не начисляются автоматически. По схеме начислений гость оплачивает завтрак за первый день проживания в гостинице, но не оплачивает за последний день.

Если гость приезжает рано утром и питается в день заезда, следует начислять еще один завтрак – завтрак в день заезда.

Если у гостя поздний выезд и гость планирует обедать и ужинать в день выезда, следует начислить обед в день выезда и ужин в день выезда.

 

Печать счета на фамилии второстепенных гостей в номере

 
 


1. Найти карточку гостя, используя Мастер Запроса или список Проживание .

2. Открыть карточку нужного гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. В карточке нажать кнопку Паспорт

4. В окне Паспорт выбрать фамилию, на которую следует печатать счет.

5. Слева от фамилии в квадрате нажать мышкой.

6. Фамилия должна встать на первое место в списке всех фамилий, а также слева от фамилии появляется крестик в квадрате.

7. Нажать кнопку ОК.

8. В карточке гостя нажать Счет

9. В счете нажать кнопку Печать – пиктограмма

10. Выбрать нужного плательщика и нажать ОК.

11. Если никаких изменений в счет не вносили, нажать Выход

12. Если изменения вносились, нажать или F10.

13. Карточку гостя можно не сохранять, при этом главной останется та фамилия, которая была в карточке изначально в поле Фио гостя.

14. Если главной должна остаться другая фамилия, бывшая до этого второстепенной, следует карточку сохранить (F10 или ).

 

Перенос начислений и платежей с одного плательщика на другого

       
   
 


1. Найти гостя, используя Мастер Запроса или список Проживание

2. Открыть карточку гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. Открыть счет гостя (нажать на кнопку Счет ).

4. В счете определить, какие начисления/платежи следует перенести на другого плательщика.

5. Нажать кнопку Мастер Счета

6. В Мастере пометить галочками те транзакции, которые следует перенести на другого плательщика.

7. Нажать кнопку Трансфер.

8. Выбрать нужного плательщика и нажать ОК.

9. Сохранить счет ( или F10).

10. Сохранить карточку гостя ( или F10).

 

Разделение счетов

 

Разделение счетов производится в том случае, если гости хотят жить в одном номере и оплачивать каждый сам за себя. Служба приема и обслуживания поселила гостей в один номер на один счет, при оплате на кассе гости просят разделить счета, каждый вносит свою часть оплаты.

 
 


1. Найти в списке Проживание заселенный номер (гостей).

2. Открыть карточку гостей (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. В карточке гостя изменить количество взрослых (например, было 2 – следует поменять на 1).

4. В окне Паспорт (кнопка ) удалить одну фамилию – выбрать фамилию и нажать на кнопку

5. В карточке гостя нажать на пиктограмму разделение счетов

6. В экране Разделение счетов нажать на кнопку

7. Внести фамилию гостя (которую удалили из Паспорта) в появившейся строке.

8. Заполнить поле Принято от.

9. Принять оплату на счет гостя (предварительно распечатав Регистрационную карту – Опции – Печать рег карты).

10. Сохранить счет и затем карточку гостя.

11. Повторить операцию в карточке другого гостя. Сохранить.

12. Сохранить карточку раздельного поселения.

 

Ситуации, при которых не следует делать разделения счетов:

Комбинация оплат – безналичная и наличная, т.е. поселение одного гостя по безналичной оплате, а другого в этот же номер за наличный расчет. В данном случае следует использовать возможности группировки начислений в различных карманах одного счета: безналичные начисления в А/R, наличные начисления основного гостя в Госте, начисления и оплата второго гостя в Доп счете. Кассир может распечатать счет по каждому карману (плательщику) отдельно.

 

Внесение предоплаты на гостевой счет

 
 


1. Найти бронь по списку Заезд – пиктограмма

2. Открыть карточку брони (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. В карточке нажать кнопку Счет – пиктограмма

4. В счете нажать кнопку Создание

5. В поле Тип нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2 и выбрать код 100 Наличные рубли или кредитную карту.

6. В поле Сумма внести сумму к оплате. Все платежи вносятся со знаком минус.

7. Распечатать счет платящему – нажать на кнопку Печать

8. В окне печати выбрать нужного плательщика и нажать ОК.

9. Сохранить счет – F10 или

10. Сохранить гостевую карточку - F10 или

 

Внесение предоплаты на групповой счет

 

1. На экране Базовый – Рабочая форма гостей найти группу, используя кнопку Мастер групп

2. В окне запроса выбрать нужный параметр (номер группы, название группы, часть названия группы) и нажать ОК.

3. Открыть карточку группы (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

4. В группе выбрать Постоянный счет (статус Р). Открыть карточку постоянного счета (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

5. В карточке постоянного счета нажать кнопку Счет

6. В счете нажать Создание – пиктограмма , выбрать в поле Тип нужный вид оплаты (100 Наличные рубли или кредитную карту), в поле Сумма внести сумму к оплате. Все виды оплат вносятся на счет со знаком минус.

7. В поле Плательщик выбрать A/R. Нажать ОК.

8. Распечатать гостю счет (кнопка Печать )

9. Сохранить счет и затем карточку постоянного счета (F10 или )

 

Внесение предоплаты на счет руководителя группы

 

1. Находясь в экране Базовый – Рабочая форма гостей, нажать на кнопку Мастер групп

2. В Запросе используя нужный критерий (фильтр) выбрать группу.

3. Открыть карточку группы – двойной щелчок мыши или кнопка Изменения.

4. В группе выбрать карточку руководителя – руководитель помечен флагом.

5. Открыть карточку руководителя – двойной щелчок мыши или кнопка Изменения.

6. В карточке нажать на кнопку Счет – пиктограмма

7. В счете гостя нажать Создание – пиктограмма

8. Заполнить поля: Тип, Плательщик (выбрать Группа), Сумма (со знаком минус). Нажать ОК.

9. Распечатать счет гостю, сохранить счет, сохранить карточку гостя.

10. Нажать Выход из группы – пиктограмма

 

Сдача смены кассира

 

1. Распечатать кассовый отчет по наличности.

2. Распечатать отчет наличным рублям в системе – нажать кнопку Отчеты

3. В экране отчетов выбрать категорию «Касса/бухгалтерия».

4. В списке отчетов выбрать отчет Журнал Кассира (наличные), нажать ОК (или двойной щелчок мыши).

5. В фильтре отчета выбрать даты работы смены (сутки) и нажать Просмотр.

6. На окне отчета нажать ОК для печати.

7. Если кассир за смену принимала к оплате кредитные карты, следует распечатать отчет Журнал Кассира (кред. карты).

8. Проверить наличие рублей в кассе и итоговую сумму наличных рублей по Журналу кассира (нал).

9. Если есть расхождения, выяснить причину и исправить ошибки.

 

Использование Мастера

 

Мастер можно использовать в случае покупки и оплаты гостем питания через кассу службы портье не на весь период проживания, а на некоторые дни (рекомендуется при покупке питания день в день отправлять гостей платить в ресторан).

 
 


1. В списке Проживание – пиктограмма выбрать нужного гостя.

2. Открыть карточку гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. В карточке нажать кнопку Мастер – пиктограмма

4. В экране Мастера выбрать день, в который гость будет питаться.

5. На этом дне в колонке План (тарифный план) на коде тарифа нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2.

6. В экране Тарифов выбрать такой же код тарифа, но с нужным вариантом питания.

7. При появлении вопроса «Применять это изменение к остальным дням проживания?» нажать кнопку ОК, если

 

Возврат рублей по системе за неиспользованные услуги

 
 


1. Найти гостя по списку Проживание – пиктограмма

2. Открыть его карточку – двойной щелчок мыши или кнопка Изменения.

3. В карточке войти в счет – пиктограмма

4. Выбрать услугу, за которую надо вернуть гостю наличные рубли.

5. Нажать кнопку Коррекция – пиктограмма

6. Нажать кнопку Создание – пиктограмма

7. В окне Начислений в поле Тип выбрать код Возврат (700)

8. В поле Сумма внести сумму наличных рублей к возврату. Нажать ОК.

9. Перенести корректировочные коды на Доп счет:

- нажать кнопку Мастер

- пометить начисления (услуга и корректировка услуги) галочкой (двойной щелчок мыши на услуге)

- нажать кнопку Трансфер в правом нижнем углу экрана

- в окне экрана нажать Доп счет и ОК.

11. Нажать ОК на экране Мастер.

10. Распечатать счет (выбрав в окне печати плательщика Гость).

11. Сохранить счет.

12. Сохранить карточку гостя.

 

Оплата кредитными картами

 
 


1. Найти гостя по списку Проживание – пиктограмма

2. Открыть карточку гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. Нажать на кнопку Счет – пиктограмма

4. В счете нажать Создание и в окне Начисления в поле Тип выбрать нужную кредитную карту.

5. В поле Сумма ввести общую сумму к оплате.

6. В поле К/к ввести номер кредитной карты и рядом срок действия (месяц и год, напр., 12/01).

7. Нажать ОК, распечатать гостю счет, сохранить счет, сохранить карточку гостя.

 

Начисление услуг непроживающим гостям

 

1. Для начисления услуг и приема оплаты по непроживающим гостям используется постоянный счет «Услуги без проживания».

2. В экране Базовый – Рабочая форма гостей нажать кнопку Запрос

3. В окне «Статус» выбрать Постоянный, в поле Имя ввести «услуги», нажать ОК.

4. Открыть постоянный счет (двойной щелчок или кнопка Изменения).

5. В карточке счета нажать

6. В счете произвести начисление услуги, используя Создание

7. Произвести прием наличных рублей или оплату кредитной картой.

8. Распечатать счет гостю.

9. Если гость просит указать фамилию в счете, следует сохранить счет и в карточке постоянного счета в поле Фирма ввести фамилию гостя.

10. После этого зайти в счет – пиктограмма и распечатать счет для гостя.

11. Сохранить счет.

12. В карточке стереть фамилию в поле Фирма.

13. Сохранить карточку.

 

Выписка гостя (наличная оплата)

 
 


1. Найти гостя в списке Выезд – пиктограмма . Если гость уезжает досрочно, следует использовать для поиска Мастер запроса – пиктограмма

2. На экране Базовый – Рабочая форма гостей нажать кнопку (выезд).

3. В открывшемся счете просмотреть баланс гостя.

4. Если баланс равен 0, сохранить счет при помощи пиктограммы или клавиши F10, затем сохранить карточку гостя (используя ту же пиктограмму или клавишу).

5. Если баланс больше или меньше 0, найти причину задолженности гостя (положительный баланс) или гостиницы (отрицательный баланс).

6. В случае ошибки (ручной или автоматической) при начислениях провести коррекцию ошибочных начислений.

7. В случае задолженности гостя списать долг (недостача): нажать на кнопку Создание – пиктограмма .

8. В окне Начисления в поле Тип нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2.

9. Выбрать транзакцию Недостача (код 850).

10. В поле Сумма баланс с отрицательным знаком попадает автоматически.

11. Нажать ОК.

12. Распечатать счет: нажать кнопку Печать , в окне печати выбрать плательщика, нажать ОК.

13. Сохранить счет (пиктограмма или клавиша F10).

14. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

15. В случае задолженности гостиницы перед гостем списать задолженность (излишки): нажать на кнопку Создание – пиктограмма

16. В окне Начисления в поле Тип нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2 и выбрать в списке транзакций Излишки (код 800).

17. В поле Сумма баланс попадает автоматически (положительная цифра).

18. Нажать ОК в окне Начисления.

19. Распечатать счет (см п.12).

20. Сохранить счет (пиктограмма или клавиша F10).

21. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

 

Выписка гостя (безналичная оплата)

 

1. Найти гостя в списке Выезд – пиктограмма . В случае досрочного выезда гостя использовать для поиска Мастер Запроса – пиктограмма

2. Нажать на кнопку Выезд на экране Базовый – Рабочая форма гостей.

3. В открывшемся счете нажать на кнопку Отмена в окне Начисления.

4. Нажать кнопку Печать (для печати счета).

5. В окне Печати счета выбрать плательщика A/R и нажать ОК.

6. В распечатанном счете посмотреть сумму налога с продаж.

7. Нажать кнопку Создание – пиктограмма

8. В поле Тип нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2 и выбрать транзакцию Налог с продаж (код 910).

9. В поле Сумма внеси сумму налога с продаж, указанную на счете, с отрицательным знаком.

10. В комментарии указать «Освобождение от налога с продаж».

11. Нажать ОК на окне Начисления.

12. Нажать на кнопку Создание – пиктограмма

13. В поле Тип выбрать транзакцию БН (безнал), код 150.

14. В поле Сумма баланс безналичный попадает автоматически (при условии, что все начисления безналичные лежат в кармане A/R).

15. Нажать ОК на окне Начисления.

16. Распечатать счет: нажать кнопку Печать , в окне печати выбрать плательщика, нажать ОК.

17. Сохранить счет (пиктограмма или клавиша F10).

18. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

 

Выписка гостей с раздельными счетами

 
 


1. В списке Выезда (пиктограмма ) найти выписываемых гостей.

2. Открыть карточку гостя.

3. В окне Разделения счетов выбрать гостя и нажать кнопку Выезд

4. На вопросе «Check out account #…?» (Выписать гостя №…, фио) нажать Да.

5. Если у гостя не нулевой балансе, появляется предупреждения о балансе на счете. Нажать ОК.

6. Произвести нужные операции на счете гостя для сведения баланса к нулю.

19. Распечатать счет: нажать кнопку Печать , в окне печати выбрать плательщика, нажать ОК.

7. Сохранить счет (клавиша F10 или пиктограмма ).

8. Выписать второго гостя, если он уехал, таким же способом.

9. Сохранить карточку раздельных счетов (F10 или пиктограмма ).

10. Если второй гость продолжает жить один в данном номере, необходимо обновить тариф для одного проживающего.

11. После сохранения карточки выписанного гостя, на экране Разделения проживания нажать на кнопку Мастер – пиктограмма

12. В Мастере выбрать текущий день.

13. В колонке План (тарифный план) на коде тарифа нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2.

14. В появившемся окне Тарифов нажать ОК.

15. Повторить эту операцию на всех остальных днях проживания гостя.

16. Сохранить карточку раздельного проживания (пиктограмма или клавиша F10).

 

Закрытие постоянного счета группы

 

1. В экране Базовый – Рабочая форма гостей нажать кнопку Мастер Групп

2. В Запросе выбрать группу по номеру, названию или другому фильтру.

3. По группе убедиться по статусу гостей, что все гости выехали (статус выехавших О).

4. Выбрать постоянный счет (статус Р) и открыть его (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

5. В карточке счете нажать кнопку Счет

6. В счете нажать на печать и в окне печати выбрать плательщика A/R, нажать Просмотр.

7. На открывшемся экране посмотреть сумму налога с продаж (налог с продаж начисляется на безнал и сторнируется при закрытии счетов).

8. На экране просмотра нажать отмена.

9. В счете нажать Создание и выбрать код налога с продаж (910).

10. В окне Плательщик выбрать A/R.

11. В поле Сумма ввести сумму налога с продаж (по ранее просмотренному счету). Сумму налога с продаж вводить с минусом.

12. В комментариях указать «освобождение от налога с продаж».

13. После корректировки налога с продаж в Создании выбрать код 150 БН (безнал).

14. В поле Плательщик должно быть A/R, в поле Сумма общий долг группы (баланс счета).

15. Нажать ОК. Проверить баланс 0.

16. Распечатать счет.

17. Сохранить счет. Сохранить карточку постоянного счета.

 

По окончании дня собрать все счета гостей (нал, безнал, постоянные счета групп), распечатать отчет «Выезд», выбрав даты прожитого дня и статус Выписан. Сдать в бухгалтерию отчет по выезду с приколотыми выписанными счетами.

 

 





©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.