Главная | Обратная связь

Получение составного документа

Слияние документов

 

Функция слияния позволяет формировать сложные документы, состоящие из некоторой постоянной части и изменяющихся значений полей.

Простым примером создания и использования документов подобного типа может служить печать и рассылка пригласительных билетов.

Пользователь формирует основной документ, содержащий текст приглашения, и добавляет в него при помощи полей слияния данные приглашенных лиц, хранящиеся в отдельном файле. В результате выполнения функции слияния получается необходимое количество именных приглашений.

В отличие от форм, значения полей при формировании составного документа заполняются автоматически. Для хранения данных могут использоваться таблицы или другие документы Word.

Таким образом, при формировании составных документов выделяются следующие основные этапы:

– создание источника данных;

– разработка формы основного документа;

– формирование составного документа при помощи функции слияния.

Формирование источника данных

Исходные данные для слияния должны храниться в виде, допускающем четкое разделение значений. Так, при хранении данных в текстовых файлах для разделения может использоваться символ, не входящий ни в одно значение (например, точка с запятой). Такое условие выполнить затруднительно, поэтому исходные данные целесообразно оформить в виде таблиц.

Таблицы, предназначенные только для хранения данных, можно сформировать средствами MS Word. При создании таблиц данных, используемых для слияния, необходимо учесть следующие требования:

– первая строка таблицы должна содержать наименования столбцов, которые будут использоваться в качестве имен полей слияния;

– число полей данных (столбцов таблицы) должно соответствовать числу полей в записи данных, содержащей наибольшее количество сведений. Если в какой-то записи отсутствует значение поля, то следует оставить это поле пустым;

– данные, по которым будет производиться сортировка записей, например, город, почтовый индекс или фамилия адресата, должны находиться в отдельных столбцах таблицы;

– данные лучше организовывать таким образом, чтобы их можно было использовать в различных документах слияния. Например, если источник данных содержит информацию о названии организации и ее почтовый адрес, то, разместив данные в разных полях, можно использовать название организации при создании конверта и при формировании текста письма независимо от почтового адреса.

Получение составного документа

В MS Office XP для удобства выполнения операции слияния существует Мастер слияния. Для запуска Мастера слияния нужно выполнить команду меню Сервис | Письма и рассылки | Мастер слияния. Мастер слияния запускается в области задач. Операция слияния реализуется в шесть этапов:

1. Выбрать тип создаваемого документа (например, конверт).

2. Выбрать основу создаваемого документа (макет или существующий документ). Например, при создании макета потребуется задать параметры конверта: размер, шрифт адреса получателя и обратного адреса (рис. 49).

 

Рис. 49. Диалоговое окно Параметры конверта

3. Выбрать файл, информация из которого используется при слиянии (в данном случае необходимо выбрать файл со списком получателей). В открывшемся диалоговом окне Получатели слияния (рис. 50) можно внести изменения в список получателей.

 

Рис. 50. Диалоговое окно Получатели слияния

4. Далее Мастер предлагает произвести разметку конверта. Для этого необходимо установить курсор в область обратного адреса и набрать его.

Затем установить курсор в область адреса получателя и на панели задач выбрать строку Блок адреса, в открывшемся диалоговом окне Вставка блока адреса (рис. 51) задать нужные элементы адреса и щелкнуть на кнопке Подбор полей.

 

Рис. 51. Диалоговое окно Вставка блока адреса

В открывшемся диалоговом окне Подбор полей (рис. 52) следует указать компоненты полей адреса, выбирая их из открывающихся списков. Затем закрыть диалоговые окна, щелкнув на кнопке ОК.

 

Рис. 52. Диалоговое окно Подбор полей

5. На данном этапе можно просмотреть созданные конверты, щелкая на кнопках << Получатель >>и внести изменения в список получателей.

6. На завершающем этапе создается документ, содержащий все конверты.

Документ можно сохранить, распечатать или внести изменения в отдельные конверты.