 |
|
Тема 5. Доброволец – залог успешной работы некоммерческой организации
План:
1. Организация работы добровольцев.
2. Привлечение добровольцев (средства и методы PR).
3. Предварительная работа перед набором.
4. Набор добровольцев
5. Текущая работа с добровольцами
6. Формы поддержки (поощрения добровольцев).
1. Организация работы добровольцев
Добровольцы – это колоссальный ресурс для некоммерческой организации с принципиальными отличительными характеристиками, позволяющими ему быть даже более ценным по сравнению с материальными и финансовыми ресурсами.
Во-первых: добровольцы – это уникальный ресурс организации. Люди по разным причинам отдают свое личное время, знания, идеи и опыт некоммерческим организациям и неформальным объединениям людей.
Если человек по собственному желанию пытается изменить мир, в котором он живет, то это уже по определению является уникальным, так как никто не вынуждал человека делать это, а он сам по своей свободной воле решил помогать людям, формально или неформально объединенных в некоммерческие организации. Уникальность услуг добровольцев состоит в том, что подобных услуг организация нигде больше не сможет получить.
Во-вторых: добровольцы – незатратный ресурс организации. Так как люди сами решают бескорыстно и безвозмездно помогать, то, следовательно, организации не нужно дополнительных затрат на заработную плату дополнительных сотрудников. А для некоммерческих организаций России данный аспект является особенно актуальным, учитывая финансово-экономические условия существования некоммерческих организаций. Добровольцы часто приносят прибыль организации, выраженную материально или нематериально (например, добровольцы очень часто принимают участие в сборе частных пожертвований).
В-третьих: добровольцы – это неисчерпаемый ресурс организации. Однажды привлеченные организацией добровольцы не будут работать в ней постоянно. Однако, если они будут довольны работой в организации, они, возможно, привлекут к ней своих друзей, родственников и знакомых, те, в свою очередь, могут поступить так же. Кроме того, сам факт того, что люди соглашаются работать в организации на добровольных началах, должным образом освещенный в СМИ, может повлиять на имидж организации и привлечь к ней новых добровольцев.
В-четвертых: добровольцы – ресурс, предоставляющий организации независимость во внешней среде. Если обратиться к основным источникам ресурсов любой некоммерческой организации, то их можно классифицировать следующим образом: международные благотворительные организации; местный бюджет; спонсорская поддержка (корпоративные пожертвования и пожертвования коммерческих структур); частные пожертвования граждан; людские ресурсы (оплачиваемые работники и добровольцы); материальные ресурсы (помещение, телефон и др.); нематериальные активы (собственные технологии, методики и др.)
Используя все вышеуказанные источники в различном соотношении, некоммерческая организация не попадает в зависимость только при использовании труда добровольцев, в отличие от других источников. Например, получая финансирование от благотворительного фонда, организация все равно ориентируется на приоритеты и порядок работы фонда; из местного бюджета – зависимость от условий, формируемых местными чиновниками (например, условия муниципального грантового конкурса); от коммерческих структур – зависимость, чаще всего, от коммерческих приоритетов той или иной фирмы (например, бизнес-структуры предоставляют финансовую поддержку в обмен на продвижение их имиджа) и так далее. Когда же организация использует труд добровольцев, то она использует добровольный труд, а значит, в зависимость не попадает. Главное – грамотно организовать работу с добровольными помощниками, уметь удерживать их.
Организация работы с добровольцами – это не только работа непосредственно с теми людьми, которые хотят помочь организации, это еще работа, связанная с внутренним менеджментом некоммерческой организации, а именно: с одной стороны, организация внутреннего и внешнего благоприятного поля для работы добровольца, а с другой стороны, подготовка персонала для работы с добровольцами.
При принятии решения наладить в организации работу с добровольцами, в зависимости от имеющихся ресурсов, можно:
· распределить основные функции менеджмента добровольческих ресурсов среди сотрудников;
· принять на работу оплачиваемого дополнительного сотрудника, выполняющего самостоятельно все функции менеджера по добровольческим ресурсам;
· привлечь добровольца выполнять работу менеджера по добровольческим ресурсам;
· отдавать свое личное время для добровольной работы в качестве менеджера по добровольческим ресурсам.
Все вышеуказанные схемы имеют сходство, связанное с определенным набором функций менеджера добровольческих ресурсов. Иными словами, вы или привлеченный сотрудник, или сотрудники вашей организации должны принять во внимание следующие функции менеджмента добровольческих ресурсов:
1. Привлечение добровольцев (средства и методы PR).
2. Предварительная работа перед набором добровольцев.
3. Набор добровольцев.
4. Текущая работа с добровольцами.
2. Привлечение добровольцев (средства и методы PR)
Привлечение добровольцев (средства и методы PR). Выбор PR-средств зависит от содержания, целей и масштабов планируемой акции. Если для успешного проведения мероприятия нужно пять-шесть добровольцев, то их можно найти в кругу, друзей, родственников, клиентов, партнеров. Они, как правило, в курсе проблем организации и их стоит только попросить о помощи. Если планируется молодежная акция, добровольцев можно найти в близлежащих школах, высших учебных заведениях и в молодежных НКО. Добровольцев почтенного возраста легче найти в ветеранских организациях, в НКО социальной ориентации.
Чем масштабнее акция, тем больше PR-средств нужно подключать – от информации в газетах и на радио до широкой рекламной кампании. При выборе средства массовой информации следует учитывать, что молодых людей больше «включают» яркая социальная реклама, шоу-программа, а пожилые люди больше откликаются на передачи местного радио. Если нужны специалисты-добровольцы, то точный адрес поиска укажут члены правления НКО соответствующего профиля.
Выбирая любой из PR-методов, нужно помнить о следующем. Информации никогда не бывает много: если пресс-релиз организации попал в сводку новостей лишь одной строкой, то завтра следующий попадет двумя-тремя предложениями. Отправляя информацию по факсу или вручая пресс-релизы на пресс-конференциях или непосредственно на мероприятии, важно не забывать повторять исходные данные организации, приводить полностью фамилии, имена и отчества организаторов и участников, присутствующих официальных лиц и бизнесменов-спонсоров – чем больше будет в информации объективных, точных данных, тем больше доверия организация будет вызывать у СМИ.
3. Предварительная работа перед набором
После процесса привлечения добровольцев можно ожидать посещения потенциальных добровольцев. Потенциальных потому что, возможно, эти люди не подойдут в организации по разным причинам. На этом этапе основными задачами являются:
· предоставление потенциальным добровольцам полную информацию об организации и о работе, которую должны выполнять добровольцы;
· ознакомление добровольцев с процедурами приема и способами поддержки;
· ознакомление волонтеров с политикой организации по отношению к добровольцам;
· решение вопроса о том подходят эти люди организации или нет.
Для информационного обеспечения рекомендуется подготовить информационный пакет для добровольцев, чтобы он всегда был в организации, даже, если в настоящий момент в организации нет добровольцев. Содержание этого пакета отличается в зависимости от типа организации, а также ее потребностей в добровольческом труде. Содержание пакета может быть следующим:
– краткое описание миссии, целей, задач, основных направлений деятельности организации (кратко);
– текущие и будущие проекты организации;
– сотрудники и их обязанности;
– ФИО и контактная информация менеджера добровольческих ресурсов или сотрудников, отвечающих за работу с добровольцами;
– описание работы добровольцев (та работа, которую можно предложить для выполнения);
– форма договора с добровольцем, включающая в себя права и обязанности добровольца (договор не может носить юридической силы, но он может быть инструментом самоорганизации добровольца);
– образцы документов по работе с добровольцами (первоначальная учетная форма добровольца, формы отчетов о расходах добровольца, о деятельности, формы учета времени деятельности добровольца, форма жалобы добровольца и др. формы);
– политика организации по отношению к добровольцам (личная безопасность и безопасность здоровья при осуществлении добровольческой деятельности, процедуры жалобы и др.);
– формы поддержки добровольцев (то, чем можно заинтересовать добровольца);
– визитная карточка добровольца (бейдж);
– ежегодный отчет организации.
Очень важно, чтобы в организации было описание работы с добровольцами, то есть определение того, что должен делать доброволец, где, когда и каким образом, какими навыками и знаниями должен обладать доброволец для выполнения этой работы. Описание работы добровольца может быть включено в неформальный договор с добровольцем и организацией, принимающей добровольца. Когда у добровольца будет такое описание, то это может доказать ему, что организация серьезно относится к его роли, имеет четкую политику относительно его вклада в развитие организации.
4. Набор добровольцев
После того, как доброволец познакомился с информационным пакетом (необходимо дать ему возможность и время осмыслить полученную информацию), можно предложить ему заполнить регистрационную форму, содержащую информацию, которую нужно узнать о добровольце (например, ФИО, возраст, социальное положение, место работы, контактная информация и др.).
После этого следует объяснить еще раз о процедуре приема добровольцев и той деятельности, которую будет выполнять доброволец.
Далее изучается регистрационная форма и анализируется первая беседа с потенциальным добровольцем. После этого можно принять сразу решение о приеме добровольца и назначить ему время для подписания соглашения или назначить повторное собеседование. Есть еще один вариант – вариант отказа. В этом случае, добровольцу рекомендуется обратиться в другую организацию и дать контактную информацию, кто мог бы еще помочь. Очень важно делать это максимально корректно и осторожно, чтобы не отбить охоту у человека стать добровольцем.
В течение повторной встречи также необходимо будет определить, требуется ли дополнительная или предварительная подготовка добровольца, то есть нужно ли организовать для него специальное обучение. Если – да, то организация должна заранее предусмотреть и спланировать обучающие семинары для выполнения добровольцем определенной деятельности, а может быть воспользоваться услугами по проведению семинаров другой организации.
Работа, которую выполняют добровольцы, зависит от их способностей (знаний, навыков, опыта). Одними из основных задач менеджмента добровольческих ресурсов являются определение заданий для добровольцев и определение насколько навыки и способности добровольца могут использоваться для потребностей организации. Определение способностей можно проводить с помощью тестирования. В этом случае будут учтены потребности добровольцев, и тем самым у организации появляется возможность использовать новые идеи добровольцев (конечно, если организация намерена быть перспективной и развивающейся) для своих нужд.
Важно отметить, что любая работа, оплачиваемая и добровольная, должна заинтересовывать людей, побуждать их к творчеству. Это выгодно для развития и роста организации. Конечно, все в своей работе вынуждены сочетать скучные, рутинные дела и дела действительной заинтересованности, поэтому добровольцы не должны выполнять только такую работу, которую никто в организации не хочет выполнять.
Никогда не следует заменять оплачиваемого работника добровольцем. К тому же следует помнить, что бесплатной работы не бывает. Доброволец, делая свою работу бесплатно, преследует при этом свои интересы, называемые мотивацией.
Очень важно, чтобы менеджер по добровольчеству и добровольцы предварительно беседовали о мотивах участия в деятельности той или иной организации. Потому что, обладая информацией о мотивации, менеджеру легче определить подходящую работу для добровольцев.
При наборе добровольцев, следует решить, будет ли организация принимать добровольцев с ограниченными возможностями. Если да, то следует позаботиться о благоприятных условиях деятельности.
5. Текущая работа с добровольцами
Первые недели для добровольца очень важны. Необходимо создать такую атмосферу, чтобы ему хотелось и дальше оставаться в организации.
В первый день следует представить нового добровольца каждому сотруднику, еще раз рассказать о том, что он будет делать. Для того, чтобы определить насколько доброволец понимает, что он будет делать, добровольцу предлагается заполнить анкету. В первые дни нужно чаще беседовать с ним для определения причин дискомфорта или трудностей добровольца.
Следует также определиться с графиком работы добровольца, потому что работа добровольца будет осуществляться постоянно или в определенное время.
Работа добровольца делится на две категории в зависимости от того, сколько времени они проводят в организации: регулярная и разовая (нерегулярная).
Постоянные добровольцы (регулярная работа) выполняют свою работу в соответствии с графиком, заранее согласованным с менеджером по добровольчеству.
Непостоянные добровольцы (добровольцы «время от времени») привлекаются в тех случаях, когда проводятся, например, крупные события в организации (акции, конференции и др.) или когда возникают серьезные трудности, для решения которых необходимы новые люди.
Следует разработать схему работы не только с постоянными добровольцами, но и с непостоянными. Работа с добровольцами, которых привлекают на разовые мероприятия немного сложнее. Это связано с тем, что необходимо более тщательно продумать процесс включения добровольцев в деятельность организации и процесс признания сотрудниками организации новых добровольцев.
Следует разработать формы отчета для добровольца. На основе этих отчетов и своих наблюдений производится оценка работы добровольца. Если по окончании своей работы доброволец пожелает уйти из организации или сменить характер деятельности, то ему должны быть предоставлены рекомендации или подготовлены специальные сертификаты.
В течение работы с добровольцами используются всевозможные формы поддержки (поощрения): обучение, возмещение необходимых расходов, безопасность и др.
В течение работы добровольца нужно следить за тем, чтобы контролировать исполнение всех предусмотренных форм поддержки в организации.
Ожидания добровольцев получить что-либо от организации не являются необоснованными. Добровольчество – это двоякий процесс. С одной стороны, добровольцы трудятся бескорыстно (не получая плату за свою работу и услуги), но с другой стороны, у добровольцев присутствуют свои мотивы для осуществления этой бескорыстной деятельности.
Существует множество причин, по которым люди работают добровольцами. Все зависит от особенностей каждого человека. Самое важное, что нужно понимать – это то, что мотивы к добровольчеству присутствуют в каждом человеке.
Важно также понимать, почему люди, решившие стать добровольцами, вдруг уходят из организации. Добровольцы могут уйти из организации по следующим причинам:
· не оказано должного приема или заинтересованности в этих людях;
· не точно обозначено, что должны делать добровольцы;
· нет предварительной подготовки к выполнению тех или иных заданий (не было объяснения или тренинга);
· не определены способности добровольцев, а значит, могло иметь место несоответствие заданий и способностей.
Если доброволец наслаждается тем, что он делает, то он или она, возможно, могут привлечь других добровольцев, используя личные контакты. Таким образом, большое количество людей будут включаться в такой важный для развития гражданского участия процесс. С другой стороны, возможна ситуация, когда человек, попробовавший себя в качестве добровольца, недоволен результатом, он быстро уходит из организации. Человек вообще может больше не захотеть отдать свой опыт, время и знания, может просто разочароваться в такой деятельности. Если добровольные помощники уходят из организации, то страдает имидж самой организации в местном сообществе, а, значит, организации будет в дальнейшем трудно получить поддержку. Ведь добровольцы также, используя свои личные контакты, могут негативно отзываться об организации. Очень важно помнить и знать о том, что существует предварительная или подготовительная стадия перед непосредственным набором добровольцев.
6. Формы поддержки (поощрения добровольцев)
Организация должна сохранять мотивацию добровольцев, а именно: необходимо продумать определенные системы или формы поддержки или поощрения добровольцев.
Ценность добровольческого участия и труда будет потеряна, если организация сразу же будет искать способы материального или денежного поощрения добровольцев. Формы поддержки добровольцев несколько отличаются от форм поддержки оплачиваемых сотрудников.
Виды поддержки (поощрения) добровольцев:
1. Обучение в различных формах (тренинги, семинары, специальные курсы и др.).
Некоторые добровольцы могут совсем не хотеть получить такую поддержку, иногда такая поддержка может их отпугивать, а других такая форма будет только привлекать, например, безработных, которым необходимо получить новые знания. Последний случай удовлетворяет мотив трудоустройства добровольца. Но случаи могут быть разные. Кроме того, тренинги – это прекрасная возможность для организации познакомиться более близко и узнать больше о добровольцах, а также – это возможность знакомства с другими потенциальными добровольцами (а у добровольца удовлетворяется еще один мотив – поиска друзей).
2. Перспективы устройства на оплачиваемую должность в организации.
Не следует забывать, что, возможно, успешная организация привлекает потенциального добровольца не просто как место, где можно набраться опыта, но также место, где можно получить оплачиваемую должность. При этом необходимо выяснить данный факт заранее, чтобы, в случае невозможности приема новых сотрудников в организацию, потенциальный доброволец на определенном этапе своей деятельности не разочаровался ни в организации, ни в добровольчестве в целом.
3. Возмещение необходимых расходов (проезд, питание, и др.).
Если не предоставить такую поддержку добровольцам, то, таким образом, будут нарушаться права тех людей, которые не смогут выполнять добровольную помощь без этих расходов (например, подростки).
Иными словами, нужно удовлетворить минимальные потребности для успешного выполнения добровольческой деятельности. Ведь у человека может возникнуть желание что-либо сделать, используя свои умения, а заплатить, например, за обед или проезд он не сможет. Естественно, что такие расходы будут всегда минимальны в сравнении с расходами на оплату труда дополнительных сотрудников.
Очень удобно использовать форму отчета о расходах добровольца, которую он ведет сам и предоставляет Вам своевременно. При планировании бюджета организации очень важно включать в него такие расходы.
4. Безопасность (труда, жизни, страхование от несчастных случаев и др.).
Такая форма встречается очень редко в некоммерческих организациях России, в отличие от зарубежных НКО.
В Европейском Сообществе также есть опыт страхования здоровья человека от несчастных случаев в качестве поощрения за работу в качестве добровольца.
5. Формирование имиджа в местном сообществе.
Во многих странах, кроме России, идет дискуссия о признании волонтерского труда в качестве стажа при приеме на работу, отметки о добровольной работе в школьных аттестатах и др. свидетельствах об окончании курсов, признание многолетнего волонтерства в качестве пенсионного стажа. В России, к сожалению, пока эта форма не развита.
Можно вести трудовые книжки по форме, установленной самой организацией, естественно, данная форма необязательно будет совпадать с формой по Законодательству РФ, но она должна носить только характер определения опыта работы в той или иной сфере деятельности. Также нужно подумать о том, что за успехи в своей деятельности доброволец может получить рекомендательное письмо от организации для дальнейшего устройства на работу.
6. Досуг.
Можно устраивать совместные вечеринки, пикники, посещение театров, концертов и другие мероприятий добровольцев и сотрудников организации. Рекомендуется делать это с некоей степенью регулярности, так как такие события могут объединять людей в неформальной обстановке.