Практическое занятие № 3

Дисциплина: Документационное обеспечение управления.

Тема: «Оформление справочно-информационных документов».

Цель: Изучить справочно-информационные документы. Научиться их составлять и оформлять.

Литература: Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2012.

Перечень обучающих компьютерных программ: Гарант, Консультант Плюс.

Требования к оформлению практических занятий: каждая работа должна быть составлена на отдельном листе (формат А4) рукописным или печатным текстом (шрифт - 12 Times New Roman или Arial, межстрочный интервал – 1,5).

Отчёт

1.Изучила инструкционную карту и учебную литературу по данной теме.

2.Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

3. К информационно-справочным документам относят: деловые информационные письма; телеграммы и телефонограммы; служебные, докладные и объяснительные записки; сводки, обзоры и информационные справки, акты. Содержание этих документов может только приниматься к сведению или побуждать к действиям, основанным на этих сведениях. Это важная часть документооборота, без которой невозможно организовать ни один производственный процесс.
4. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой

5. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

"вне категории";
"внеочередная";
"Президент Российской Федерации";
"Председатель Правительства Российской Федерации";
"высшая правительственная";
"правительственная";
"срочная";
"обыкновенная".

6. Телекс – временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

7.Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

на инициативные;
информационные;
отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

8.Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки - для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию - оформляются на общем бланкеорганизации (или бланке справки). Внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа - оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
для каких целей или в какую организацию выдана справка;
подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

9.Заполнила таблицу

Название документа	Определение
Заявление	Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Сводка	Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
Заключение (отзыв)	Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу
Перечень, список, номенклатура	Перечень - перечисление кого или чего-нибудь по порядку, а также список с таким перечислением. Список Документ, содержащий перечень каких-нибудь сведений Номенклатура Совокупность или перечень употребляемых в какой-нибудь специальности названий, терминов

10. Директору средней общеобразовательной школы №9

С.Л.Бабков

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

02.11.2015

О состоянии учета литературы

В связи с проведением проверки работы библиотеки на основании приказа директора школы от 03.11.2015 №34 « О мероприятиях по подготовке к новому учебному году» была проведена проверка формуляров учителей и работников школы по результатам этой работы сообщаю, что на руках у преподавателей находится 74 единицы учебной и методической литературы. Срок возврата литература в библиотеку уже истек .

В связи с изложенным прошу обратить внимание учителей и сотрудников школы на необходимость возврата библиотечной литературы в установленные сроки.

Зав.библиотекой личная подпись Е.А.Щукин

11.

Муниципальное образовательное Политехнический институт

Учебное заведение отдел кадров

Средняя общеобразовательная

Школа №3

Горького ул.,д.32 НН111393

Тел./факс(095)18-75-13

ОКПО 000000000,ОГРН 00000000000

ИНН/КПП00000000000000/00000000000

В отдел аспирантуру

Политехнического института

____________№___

СПРАВКА

О.В.Грушина приняла на работу по совместительству учителя географии 02.08.2015 на условиях почасовой оплаты (приказ директора школы № 3-ЛС от 02.08.2015).Работает по настоящее время.

Директор школы Личная подпись А.С.Кисляк

ПЕЧАТЬ

Вывод: изучила справочно-информационные документы. Научилась их составлять и оформлять.