 |
|
Состав информационного потока предприятия
Деятельность любого предприятия сопровождается формированием, анализом и переработкой, распространением и использованием входящей, внутренней и исходящей информации, в совокупности образующей документальный поток данной организации.
Внутренний документальный поток составляют текстовые сообщения, не выходящие за пределы подготовившего их предприятия, в качестве примера можно привести следующие группы:
| Названия группы документов | Состав группы |
| Организационно-распорядительная документация | Устав предприятия; положения; инструкции (в т. ч. должностные); приказы по вопросам создания, реорганизации или ликвидации предприятия; по вопросам внутренней жизни, по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения сотрудников; во исполнение действующих законов, постановлений, и решений вышестоящих организаций. Протоколы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами (Советом директоров, собранием акционеров, научными и научно-техническими советами). Докладные и объяснительные записки. Акты приема-передачи материальных ценностей, проведения испытаний, инвентаризации и т. д. |
| Документы по личному составу | Личные дела. Трудовые договора (контракты). Штатно-списочный состав работников. Сведения о награждениях и поощрениях. Аттестационные документы. Планы и отчеты о повышении квалификации и переобучении сотрудников. |
| Планово-отчетная и учетная документация по основной деятельности предприятия | Текущие и перспективные планы предприятия; планы выпуска продукции, планы инновационной деятельности.Оперативно-календарные планы – графики загруженности оборудования; обеспечение рабочих мест материалами и комплектующими изделиями и т. д. Отчеты о деятельности предприятия. |
| Финансовые документы | Балансы доходов и расходов. Сметы расходов. Документы бухгалтерской отчетности. Ведомости зарплаты и т. д. |
| Производственная документация | Технические задания. Проектная и чертежно-конструкторская документация внутреннего использования. Технологическая документация. Протоколы испытаний и т. д. |
| Документы по материально-техническому обеспечению производства | Документы складского учета. Ведомости материально-технического снабжения. |
| Внутренние издания для персонала | Газеты, журналы, издаваемые предприятием или научно-производственными объединениями для персонала. |
Многие внутренние документы являются конфиденциальными, что обязательно учитывается при работе с ними. Их значимость как источника информации трудно переоценить. Именно совокупный анализ внутренней документации позволяет создать информационную модель деятельности предприятия.
Поток исходящих документов предприятия представлен:
· планами и отчетами по комплексным целевым программам, в реализации которых участвует предприятие;
· отчетами (докладами) по основной деятельности для вышестоящих организаций;
· отчетами о перечислении сумм налогов и страховых денежных сумм, а также другими документами бухгалтерской отчетности;
· отчетами, подготавливаемыми для публикаций в прессе;
· служебными письмами (инициативными и ответами);
· справками;
· протоколами о намерениях; текстами договоров (на проведение НИОКР, проектных и изыскательских работ, оказание сервисных услуг и т. д.), контрактами, соглашениями;
· отчетами НИОКР, изыскательской и проектной документацией, выполненными в рамках договоров со сторонними организациями;
· сертификатами качества;
· заявками на изобретения, промышленные образцы, полезные модели, товарные знаки;
· рукописями статей, монографий, руководств и пособий; диссертациями; текстами докладов на конференциях;
· инновационными предложениями;
· коммерческими предложениями;
· документами, сопровождающими сбыт продукции (паспорта технических изделий, правила эксплуатации, транспортировки и хранения продукции);
· программами и приглашениями на конференции, юбилейные мероприятия, презентации и т. д.;
· имиджевыми изданиями (буклетами, юбилейными тематическими сборниками и альбомами, пресс-релизами и т. д.).
Комплексный анализ потока исходящих документов позволяет создавать информационную модель связей предприятия с внешним миром и устанавливать интенсивность делового сотрудничества.
Поток входящих и исходящих документов сходны по своему составу, т. к. те материалы, которые для одного предприятия являются исходящими, для всех остальных превращаются во входящие. Однако в процессе движения информации многие документы из неопубликованных (заявки на изобретения, рукописи статей и монографий, деловые предложения - инновационные и коммерческие) превращаются в опубликованные.Этот процесс обеспечивается многочисленными посредническими учреждениями, содействующими профессиональной коммуникации: издательствами, редакциями журналов, информационно-аналитическими и консалтинговыми центрами поддержки науки и производства.
Кроме того, входящий документальный поток предприятия формируется следующими учреждениями:
| Учреждения | Виды распространяемых документов |
| Федеральные органы управления | Законодательные материалы, распоряжения, приказы |
| Отраслевые министерства | Нормативно-технические, организационно-распорядительные документы |
| Территориальные органы управления | Организационно-распорядительная документация, информация о конкурсах на выполнение работ в рамках регионального заказа, торгах, тендерах |
| Научно-технические фонды | Информация о конкурсах на получение грантов для проведения НИР |
| Выставочные объединения | Информация о выставках-ярмарках, выставочные каталоги, рекламные сообщения и т. д. |
Поток входящих документов является наибольшим по объему, т. к. он отражает многообразные явления внешней среды, в которой протекает деятельность предприятия.