Главная | Обратная связь

Функции службы информации

Основным назначением службы информации является содействие всем видам деятельности предприятия путем предоставления сотрудникам информации, необходимой для их работы – осуществления научно–исследовательских, опытно–конструкторских и проектных работ, производства продукции и оказания услуг на уровне высших мировых достижений.

Персонал СИ обязан стремиться к тому, чтобы информация, используемая сотрудниками предприятия, была достоверной, полной, точной, и чтобы потребитель получал необходимую ему информацию вовремя и в удобном для него виде. Для этого используются все доступные информационные ресурсы и современные информационные технологии.

В рамках своего назначения СИ выполняет функции двух типов: обеспечивающие (служебные) и обслуживающие. Можно выделить минимальный набор функций каждого типа (т. е. обязательный для СИ предприятия любого масштаба, типа собственности и отраслевой принадлежности) и их расширенный набор.

Минимальный набор функций обеспечивающего типа включает:

· выявление информационных потребностей специалистов предприятия;

· формирование справочно-информационного фонда (СИФ) предприятия и справочно-поискового аппарата к нему;

· создание сводной номенклатуры (перечня, путеводителя) информационных ресурсов, формируемых и хранящихся в производственных подразделениях;

· ведение картотеки (БД), отражающей тематику и адреса используемых внешних информационных ресурсов (электронные адреса БД и Web-сайтов в сети Интернет; почтовые адреса, телефоны, факсы, электронные адреса информационных центров, библиотек, справочных служб и т. д.).

Выявление профессиональных потребностей является обязательным направлением работы даже в том случае, если информационным обеспечением предприятия занимается один штатный сотрудник или эти обязанности возложены в качестве дополнительных на неосвобожденного от основной работы специалиста. Только знание информационных потребностей позволяет обоснованно подходить к комплектованию собственного фонда и СПА, к рациональному использованию ресурсов Интернет, к установлению продуктивных деловых отношений с информационными центрами и библиотеками региона и страны (подробнее см. гл.5).

Функция формирования СИФ включает:

· приобретение новых традиционных (бумажных) и электронных документов путем их покупки, подписки, получения в дар, обмена и т. д.

· организацию фонда, т. е. прием, учет, техническую обработку, размещение и хранение документов;

· учет использования документов для обеспечения их сохранности и возможности оперативно найти материалы, приобретенные в одном экземпляре и находящиеся «на руках»;

· актуализацию фонда путем внесения изменений, фиксации отмены, замены, ввода новых документов с использованием для этого таких официальных изданий как документы Правительства РФ, Госстандарта РФ, министерств и пр. (в частности. Таких как: «Информационный указатель стандартов», «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», «Информационный бюллетень нормативной, методической и типовой проектной документации», «Бюллетень строительной техники» и др.).

Сотрудники СИ несут ответственность за актуализацию материалов СИФ, однако для этого они должны располагать возможностями получения необходимых данных. Руководство предприятия должно обеспечить приобретение изданий, необходимых для актуализации документов фонда.

Поскольку, как уже отмечалось, информационные ресурсы формируются не только СИ, но и многими другими подразделениями предприятия, чрезвычайно важно иметь представление об их составе, тематике, месте хранения, лицах, ответственных за организацию локальных массивов. С этой целью создаются сводные номенклатуры, служебные картотеки или перечни, облегчающие ориентацию в совокупных ресурсах предприятия.

Для оперативного выявления внешних информационных ресурсов ведутся тематико-адресные картотеки (БД) библиотек, архивов, информационно-аналитических центров, СИ родственных предприятий, коммунальных справочных служб, электронных адресов профильных ресурсов Интернет и т. д.

В случае, когда СИ располагает штатом более 4–5 человек, набор функций обеспечивающего типа несколько расширяется и в него могут входить:

· формирование проблемно-ориентированных библиографических и фактографических БД;

· участие в формировании корпоративных библиотечно-информационных сетей.

Различие между СИ со штатом 1–2 человека и от 4 и более сотрудников проявляется не столько в направлениях работы, сколько в ее объеме по каждому из направлений. Крупные службы информации с хорошим финансовым обеспечением имеют возможность формировать фонды самых различных документов, подписываться на большее число периодических изданий, вести электронные каталоги. В ходе информационного обеспечения сотрудников своего предприятия они могут в большей степени ориентироваться на собственные ресурсы. Малые СИ комплектуют СИФ в меньшем объеме и активно привлекают внешние информационные ресурсы.

Минимальный набор обслуживающих функций включает:

· выдачу документов СИФ;

· получение литературы по МБА или по системе электронной доставки документов;

· организацию выставок новых поступлений и подготовку текущих библиографических пособий, отражающих эти поступления;

· индивидуальное информирование ограниченного числа пользователей (руководителей, ведущих специалистов) о новых поступлениях по интересующей их тематике;

· выдачу справок о месте хранения документов, собираемых другими подразделениями предприятия, о наличии внешних ресурсов.

Обслуживающие функции служб информации, располагающих штатом более четырех человек значительно шире. Это касается не только ассортимента предлагаемых услуг и большего числа абонентов, но и глубины аналитической переработки исходных сведений, выявляемых из входящего и внутреннего документального потока, а также участия в создании исходящих сообщений (деловых предложений, рекламных и имиджевых публикаций и пр.).

В число наиболее важных обслуживающих функций входят:

· информационная поддержка управленческих решений и подготовка для руководителей аналитических справок, обзоров, материалов к докладам и т. д.;

· информационное обеспечение инновационного цикла создания новой продукции, т. е. информационное сопровождение процесса создания проекта, изделия на всех его стадиях от «нулевого» этапа до продвижения на рынок (предоставление информации для маркетинговых исследований, анализ аналогов, определение патентной чистоты и т. д.). Данный вид работы предполагает тесное сотрудничество СИ с руководителем нового проекта и является, по сути, составной частью выполнения проекта;

· организация системы информирования персонала о состоянии дел предприятия, текущих и перспективных планах, причинах выбора руководством той или иной стратегии поведения; личном вкладе сотрудников в достижении целей предприятия и возможностях их профессионального роста;

· сбор и анализ данных обратной связи, позволяющих руководству учитывать мнения и настроения сотрудников, принятие ими ценностей и норма организационной культуры;

· участие в рекламной и PR-деятельности предприятия;

· организация музея предприятия и/или историко-архивного фонда;

· переводческая и издательская деятельность;

· осуществление комплекса мероприятий по защите интеллектуальной собственности и обеспечению информационной безопасности предприятия.

Естественно, что чем большими кадровыми и финансовыми возможностями обладает СИ, тем качественнее и разнообразнее может быть предоставляемая ею информационная продукция. Однако в любом случае о целесообразности сохранения в штате даже 1–2 информационных работников руководство судит по успешности выполнения ими именно обслуживающих функций. Поэтому для развития СИ чрезвычайно важно ее всемерное включение непосредственно в научно-производственную жизнь предприятия. Информационным работникам необходимо осознание своей принадлежности к сфере сервиса, которая, как известно, имеет перспективы только тогда, когда является востребованной.