 |
|
Структура и подчиненность службы информации
На структуру СИ и распределение обязанностей между сотрудниками влияют множество факторов: масштабы и тип предприятия, временной период его существования и сложившиеся традиции, объем финансирования информационной деятельности, наличие площадей для хранения информационных ресурсов и т. д. Тем не менее, можно сформулировать общие обязательные требования, учет которых важен при организации работы СИ любой структуры и штатного состава:
· объединение всех информационных подразделений в рамках одного отдела (службы);
· подчиненность СИ информационному менеджеру (зам. директора по информации), либо при отсутствии такой должности непосредственно одному из первых лиц предприятия;
· обеспечение одноразового ввода сведений в информационную систему при последующем их многократном и многоцелевом использовании;
· совместимость фондов и СПА, создаваемых в каждом из подразделений (собственно информационном и производственных) в рамках единых информационных ресурсов предприятия;
· конвертируемость создаваемой продукции для возможности предложения ее (продажи, обмена, взаимоиспользования) на информационном рынке.
Вариант организационной структуры СИ предприятия с учетом максимального количества выполняемых функций может иметь следующий вид:
· сектор охраны интеллектуальной собственности;
· сектор информационных ресурсов;
· сектор информационного обеспечения;
· сектор переводов;
· сектор PR, рекламной и выставочной деятельности;
· сектор корпоративных коммуникаций;
· издательский сектор.
В свою очередь сектор информационных ресурсов может включать:
· научно-техническую библиотеку (НТБ);
· технический и управленческий архивы;
· группу фондов нормативно-технической и патентной документации (может быть объединена с НТБ);
· музей предприятия.
Сектор информационного обеспечения может объединять группы:
· справочно-информационного обслуживания;
· дифференцированного информационного обеспечения руководства;
· маркетинговых информационных исследований.
В сектор корпоративных коммуникаций могут входить:
· группа PR, рекламной и выставочной деятельности (внешних коммуникаций);
· группа внутренних коммуникаций;
· издательская группа.
В реальных условиях одни и те же сотрудники могут входить в несколько групп, а точнее, выполнять комплекс соответствующих обязанностей. Естественно, что сектора и группы СИ теснейшим образом взаимодействуют друг с другом. В случае малочисленности штата СИ приведенные схемы отражают не структуру службы, а распределение обязанностей между сотрудниками одного подразделения, не имеющего в своем составе ни групп, ни секторов. Ориентируясь на приведенные сведения, руководство любого предприятия и начальник СИ могут выбирать ту структуру, которая в наибольшей степени соответствует имеющимся потребностям и возможностям.
СИ в своей работе теснейшим образом связана с отделом автоматизации и службой информационной безопасности предприятия – подразделениями, также участвующими в формировании и обеспечении рационального использования информационных ресурсов. Управление этими отделами требует единоначалия. Именно поэтому практикуется введение должности «заместителя директора по информации» или «информационного менеджера».
При отсутствии такой должности СИ может подчиняться непосредственно первым лицам (директору, зам. директора по научной работе, главному инженеру, директору по развития). Опыт, накопленный в нашей стране и за рубежом, показывает результативность именно такой схемы подчинения, при которой сотрудники СИ являются действенными помощниками руководства в реализации внешней и внутренней коммуникационной политики предприятия, а также осуществляют информационную поддержку управленческих решений.