Здавалка
Главная | Обратная связь

Регламентация деятельности службы информации



Как уже отмечалось, организация работы СИ предприятия, ее штат, обязанности и ответственность на государственном уровне не регулируются и не регламентируются. Возможность самостоятельного выбора направлений развития, с одной стороны, способствует приближению целей и задач информационного обеспечения к нуждам и специфике каждого конкретного предприятия. С другой стороны, встает проблема самостоятельной разработки регламента, т. к. успешность деятельности СИ, как и любого подразделения, во многом зависит от наличия обоснованных принципов управления этой деятельностью, закрепленных в соответствующих нормативных, то есть имеющих юридическую силу, документах. Такие внутренние документы, упорядочивающие как управленческие, так и производственные процессы, называются корпоративными стандартами. К их числу относятся положения, инструкции, формы учета и планово-отчетные документы, классификаторы и рубрикаторы, номенклатуры дел и т. д. (Приложение 3).

Положения разрабатываются для определенных объектов управления и обычно охватывают все или многие функции управления ими. Так, в Положении о СИ отражаются принципы прогнозирования развития, планирования, пополнения, организации и контроля использования информационных ресурсов.

Назначение инструкций – обеспечить «технологическую» поддержку исполнителя, создать предпосылки для управления его деятельностью, обеспечить высокое качество работы.

Классификаторы (рубрикаторы, номенклатуры дел и т. д.) служат целям единообразной группировки объектов управления (информационных потребностей. Документов как структурных составляющих информационных ресурсов, подразделений предприятия как создателей и пользователей профессиональной информации).

Разработка корпоративных стандартов, описывающих и регламентирующих деятельность предприятия в целом, его структурных подразделений и отдельных сотрудников способствует:

· четкому разграничению задач, ответственности и полномочий; знанию руководством и персоналом – кто, что и как делает;

· обеспечению единообразия и преемственности, сохранению положительного опыта при выполнении отдельных технологических операций разными сотрудниками;

· сокращению срока адаптации новых работников и повышению психологической комфортности труда за счет установления четкой системы требований, критериев оценки, ограничений и мер ответственности;

· высвобождению времени руководителей и персонала для решения творческих задач за счет установления порядка выполнения рутинных операций;

· снижению издержек на контроль производственных процессов и исправление ошибок.

Важно также отметить, что, разрабатывая документы внутреннего нормативного регулирования, СИ одновременно включается в общую систему документирования менеджмента качества предприятия.

Дело в том, что «внешние» стандарты и, прежде всего, стандарты ИСО-9000 являются необходимыми, но недостаточными для обеспечения качества системы управления предприятием и через нее – качества выпускаемой продукции. Применительно к деятельности каждой конкретной организации их необходимо конкретизировать с учетом целого ряда особенностей фирмы: отраслевой принадлежности, формы собственности, периода существования, масштабов производства, организационной структуры, положения на рынке труда и т. д. результатом подобной конкретизации и дополнения являются «внутренние», т. е. корпоративные стандарты.

При разработке этих документов неизбежно возрастает вопрос: каковы объекты управления, входящие в сферу компетентности данного подразделения, какие из них нуждаются в регламентации и что должно регламентироваться.

Объектами управления СИ являются:

· деятельность самой службы в качестве структурного подразделения предприятия;

· работа сотрудников СИ;

· информационные ресурсы как создаваемые СИ, так и совокупные информационные ресурсы предприятия;

· предоставляемые СИ информационные продукты и услуги;

· технологические процессы, осуществляемые сотрудниками СИ.

Деятельность любого подразделения, задачи, обязанности, полномочия и ответственность работников подлежат обязательной регламентации, и в данном случае СИ не является исключением. Положение о службе информации и должностные инструкции сотрудников являются, таким образом, документами, целесообразность составления которых не обсуждается.

Положение о СИ отражает (Приложение 1):

· задачи и содержание деятельности службы;

· особенности формируемых информационных ресурсов;

· ассортимент создаваемых информационных продуктов и услуг;

· подчиненность СИ, связь и характер взаимодействия с другими подразделениями;

· границы ответственности и порядок оценки результативности работы службы.

Значение этого документа трудно переоценить. Он направлен как на сотрудников СИ, так и на руководство предприятия, а также на персонал других подразделений. Для сотрудников СИ он очерчивает круг обязанностей и границы ответственности, а значит, и требования к профессиональной компетентности. Руководству и персоналу других подразделений демонстрируется важность результатов деятельности СИ, ее включенность в достижение целей предприятия. По сути, в момент утверждения Положения руководителем закрепляется юридический статус службы, и официально оформляются договорные отношения с управленческими структурами и производственными подразделениями предприятия. Поэтому разделы документа «задачи», «обязанности», «ответственность», «оценка деятельности» следует формулировать на языке пользователей информации, а не сотрудников СИ. Тогда задачи и обязанности окажутся связанными с теми задачами, которые стоят перед предприятием в целом, а о результативности работы службы будут судить по количеству плановых тем, взятых на информационное обеспечение, и по качеству этого обеспечения.

Должностные инструкции, в отличие от Положения о СИ, содержат в основном сведения технологического характера, очерчивающие круг задач, обязанностей и границы ответственности каждого сотрудника (Приложение 2). Крайне важно четко обозначить критерии, с использованием которых будет оцениваться качество труда работника. Этим создаются предпосылки для самообразовательной деятельности сотрудника, его сознательного стремления соответствовать установленным требованиям.

В стандарте ИСО–9004:2000, содержащем руководящие указания по совершенствованию системы менеджмента качества, указывается, что предприятие или его структурное подразделение достигает большего эффекта в случае, если соответствующими ресурсами или созданием продуктов управляют как процессами. Данный принцип мотивируется возможностью заложить качество в процесс создания продукции или формирования ресурсов, а не контролировать его на «выходе», когда речь идет уже об исправлении допущенных ошибок.

· Применительно к работе СИ сказанное означает целесообразность регламентации процессов формирования информационных ресурсов и информационного обеспечения предприятия, объединив такие объекты управления как продукты и услуги с технологическими процессами по их созданию или предоставлению. Ресурсы же целесообразно рассматривать в контексте процессов комплектования фонда СПА, их организации и использования.

· На крупных и средних предприятиях важно разрабатывать Положения, касающиеся формирования совокупных информационных ресурсов предприятия и организации информационного обеспечения. В них закрепляют порядок работы и обязанности не только СИ, но и других подразделений, в т. ч. производственных, участвующих в этих процессах.

Для повышения качества конкретной информационной продукции (электронных каталогов, БД, тематических подборок, обслуживания по системе ИРИ, Дней информации и т. д.) создаются технологические инструкции (Приложение 3). Помимо этого, принята паспортизация традиционных и электронных каталогов, картотек, БД, фактографических досье.

Технологическая инструкция по созданию определенного вида информационной продукции может содержать два раздела: характеристику этой продукции и описание технологии ее подготовки. Первая часть ориентирована и на потребителя информации. И на сотрудника СИ.. Предполагается, что, ознакомившись с этим разделом инструкции, обслуживаемые специалисты смогут обоснованно судить о том, насколько нужна им именно данная услуга, что можно ожидать, становясь индивидуальным абонентом, какие гарантии качества дает СИ.

Первый раздел инструкции включает:

· название и описание продукции на языке, понятном пользователю;

· характеристику информационных ресурсов, использование которых обязательно при подготовке данной продукции (например, только ресурсы СИ, совокупные информационные ресурсы предприятия, ресурсы Интернет, фонды и СПА других учреждений и т. д.);

· время подготовки продукции;

· форма предоставления информации и т. д.

Вторая часть инструкции адресована только сотруднику СИ. В ней характеризуется технологический процесс создания данного вида информационной продукции. Ее назначение – указание наиболее рациональной и ресурсосберегающей последовательности выполнения отдельных операций, гарантирующей необходимое качество конечного продукта.

Вместе с тем, следует учитывать, что процессы информационного обеспечения, включающие поиск необходимых сведений, их оценку и сопоставление, аналитическую переработку исходных данных и, зачастую, создание новой информации в виде, удобном пользователю, трудно поддаются регламентации. Нельзя установить нормы времени или нормы выдачи определенного объема информации для аналитических обзоров, ретроспективных указателей литературы или обслуживания по системе ИРИ. Вместе с тем, можно и нужно регламентировать действия сотрудника СИ, обеспечивающие качество продуктов и услуг, в т. ч.:

· процедуру уточнения запросов пользователей;

· выбор и последовательность обращения к информационным источникам;

· использование нормализованных методов аналитической переработки информации.

Не регламентируются процессы, осуществляемые эпизодически и не входящие в круг основных обязанностей СИ. Корпоративные стандарты не создаются в случае наличия внешних нормативных документов, достаточно подробно описывающих какую-либо деятельность (в качестве примера можно привести ГОСТ Р 15.011–96. Патентные исследования). Наконец, не регламентируются процессы, носящие ярко выраженный творческий характер (например, подготовка имиджевой публикации о предприятии).

Среди объектов управления, входящих в сферу компетенции СИ, не были названы информационные потребности специалистов предприятия. Однако концепция информационного менеджмента, развиваемая в настоящем Справочнике, базируется на представлении о возможностях прогнозирования профессиональных потребностей пользователей, организации «беззапросного» опережающего информирования, формирования информационной культуры личности. Все эти процессы относятся к управлению познавательной деятельностью персонала, т. е. к управлению формированием информационных потребностей. Средством регламентации в этом случае выступает Рубрикатор информационных потребностей, описание которого приведено в главе 5.

Существуют общие требования к разработке внутренних нормативных документов предприятия, которые должны учитываться руководством СИ. К ним относятся:

· единообразие построения и оформления;

· использование стандартизированных терминов;

· обязательное приведение ссылок на внешние нормативные документы и на другие корпоративные стандарты, сопряженные с данным;

· постоянная актуализация документов в соответствии с изменениями деятельности СИ и предприятия в целом.

Литература

1. Волкова К. А. Предприятие: положения об отделах и службах должностные инструкции / К. А. Волкова, Ф. К. Казакова. – М.: ОАО «Экономика», 2002. –

2. Голд Д. Информационный работник: вклад в обеспечение конкурентоспособности / Д. Голд // Международный форум по информации. – 2000. – Т. 25. – № 3. – С. 16–20.

3. Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций: практ. Пособие / Сост. Д. Л. Шур, Л. В. Труханович. – М.: Дело и сервис, 2000. –

4. Николаева С. А. Корпоративные стандарты: от концепции до инструкции, практика разработки / С. А. Николаева, С. В. Шебек. – М.: Книжный мир, 2003. – 333 с.

5. Проект международного стандарта ИСО/DIS 9001:2000 «Системы менеджмента качества. Требования». – Новгород: СМЦ «Приоритет», 2000. – 33 с.

6. Волчков С. А. Опыт повышения качества деятельности информационных служб / С. А. Волчков, И. В. Балахонова, В. В. Спиридонов // Методы менеджмента качества. – 2001. – № 7. – С. 14–23.

Приложение 1

Порядок разработки и содержание Положения о службе информации

Название документа: Положение о________________________________________________________

наименование подразделения

Регламент разработки: Положение разрабатывается в случае его отсутствия, образования нового подразделения или существенного изменения его функций и структуры.

Инициаторы разработки: руководитель предприятия, руководитель подразделения, сотрудники подразделения.

Порядок разработки: руководитель подразделения совместно с сотрудниками готовит предварительный вариант Положения и передает его на рассмотрение руководству предприятия или руководителю подразделения, отвечающего за разработку корпоративных стандартов. После согласований Положение утверждается руководителем предприятия.

Содержание Положения:

1. Обозначение подразделения: полное наименование, сокращенное наименование, персональный идентификационный код.

2. Задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

4. Информационные ресурсы, продукты и услуги, создаваемые подразделением.

5. Структура и руководства подразделения: наименование должности и фамилия руководителя подразделения и его заместителя (заместителей); перечень входящих в подразделение структурных составляющих (если таковые имеются). Их руководителей и сотрудников.

6. Подчинение: руководители и подразделения, которым подчиняется данное подразделение (включая временные отношения подчиненности, например, при реализации коллективных проектов).

7. Ответственность: лицо (лица), ответственные за выполнение подразделением возложенных на него обязанностей.

8. Связи взаимодействия с другими подразделениями предприятия: подразделения, с которыми сотрудничает СИ; цели сотрудничества; информация, передаваемая в каждое из подразделений; информация, получаемая СИ от подразделений; формы контроля выполнения взаимных обязательств.

9. Оценка деятельности: указание лиц, осуществляющих оценку деятельности подразделения, и критериев оценки.

10. Примечания: перечень действующих внешних и внутренних нормативных документов, использованных при разработке Положения и/или имеющих к нему непосредственное отношение.

Приложение 2

Порядок разработки и содержание должностной инструкции

Название документа: Должностная инструкция____________________________________________

наименование должности сотрудника

Регламент разработки: должностная инструкция разрабатывается в случае ее отсутствия, образования новой должностной единицы или изменения задач и обязанностей сотрудника.

Инициаторы разработки: руководитель подразделения, сам сотрудник, руководитель предприятия.

Порядок разработки: руководитель подразделения (СИ, НТБ, архива и т. д.) и сотрудник, занимающий данную должность, готовят предварительный вариант должностной инструкции и передают его на рассмотрение руководству предприятия или руководителю подразделения, отвечающему за разработку корпоративных стандартов (служба управления качеством, служба персонала и т. д.). В случае образования новой должности инструкция разрабатывается руководителем подразделения совместно с наиболее компетентными сотрудниками данного или других подразделений.

Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия.

Содержание должностной инструкции:

1. Полное наименование должности, ее сокращенное наименование (если таковое используется). Персональный идентификационный код.

2. Категория работников, к которой относится данная должность.

3. Должностные лица, назначающие на должность и освобождающие от нее.

4. Сотрудник (сотрудники), замещающий данную должностную единицу на время ее отсутствия.

5. Сотрудник (сотрудники), которого замещает данная должностная единица на время его отсутствия.

6. Квалификационные требования к данной должностной единице в части образования (профессиональных знаний) и опыта работы.

7. Подчинение: кто находится в подчинении и кому подчиняется данная должностная единица. Возможно помимо прямой подчиненности непосредственному руководителю указать подчиненность другому лицу по каким-то строго определенным направлениям деятельности.

8. Задачи должностной единицы.

9. Обязанности (конкретные действия по реализации задач).

10. Перечень производимых информационных продуктов и услуг.

11. Полномочия: виды и объем ресурсов предприятия, которым может пользоваться должностная единица для выполнения своих обязанностей.

12. Ответственность: диапазон личной ответственности данной должностной единицы.

13. Оценка деятельности: указание лиц, осуществляющих оценку деятельности должностной единицы, и критериев оценки.

14. Примечания: перечень действующих внешних и внутренних нормативных документов, использованных при разработке должностной инструкции и/или имеющих к ней непосредственное отношение.

Приложение 3







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.