Главная | Обратная связь

Нормативно-правовое регулирование секретарской деятельности

Деятельность любого должностного лица, как правило, регламентируется нормативными и законодательными актами. Прежде чем приступить к анализу работы секретаря малого предприятия, необходимо рассмотреть комплекс документов обеспечения деятельности секретаря.

В целом, он подразделяется на две группы:

1. Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус (Конституция РФ, Гражданский Кодекс РФ, трудовое законодательство, Кодекс РФ об административных правонарушениях, основы законодательства об охране труда; законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.). Обозначенные документы, находящиеся на «вершине правовой пирамиды», влияют на деятельность секретаря, как правило, опосредованно.

2. Внутренние документы организации: Устав, Положение, структура и штатная численность, штатное расписание, программа развития персонала и Положение о персонале, Коллективный договор, Положение о структурных подразделениях, Трудовой договор (контракт), должностная инструкция и др.

Нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность секретаря, включает в себя:

· законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (Федеральные законы «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ, «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, «О государственном гербе РФ» №2-ФКЗ от 25 декабря 2000 г. и др.);

· указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне (Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г.; постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. и др.);

· правовые акты федеральных органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

· нормативные, инструментальные и методические документы по делопроизводству и архивному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2002 г.; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2003 г.; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), 1991 г. и др. [7, стр.122];

· государственные стандарты (ГОСТы), унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 1990 г.; Унифицированная система документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.);

· международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 8439:1990) и др.;

· стандарты серии ИСО 9000 – пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами «Системы качества», по ним могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управления документацией и данными»;

· нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности, обслуживания; единые и типовые нормы времени, выработки, управляемости и др.). Например, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995 г.); «Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993 г.);

· документы по охране труда и технике безопасности, являющиеся элементами иерархической системы стандартов безопасности труда (ССБТ), но не принадлежащие к высшему ее уровню – Госстандарту РФ. Это санитарные правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др. Например, «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПин 2.2.2.542-96)»;

· документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службы ДОУ и др. [26]

Информационную базу деятельности секретаря можно дифференцировать по нескольким направлениям.

 

1.Источники и литература по основной деятельности организации и вопросам ее стратегического развития:

· Законодательные источники, опосредованно или напрямую влияющие на экономические, социальные и другие условия работы фирмы;

· «внутренняя» нормативно-правовая база организации, регламентирующая все стороны ее деятельности;

· статистические материалы;

· опубликованные данные маркетинговых исследований и показатели функционирования конкурирующих предприятий;

· научная литература, периодические издания;

· сеть Internet - источник самой разнообразной информации, например, нормативные документы государственных органов управления можно оперативно отыскать в базах данных «Кодекс», «Консультант Плюс», «Референт», «Гарант» [2, стр.127].

 

Лекция 5.

 

Эффективность труда секретаря руководителя во многом зависит от его склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических качеств. Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. У секретаря особое положение - он находится между коллективом и руководителем, причем на шаг ближе к руководителю. Для того чтобы завоевать доверие руководителя, необходимо стать профессионалом своего дела, то есть постоянно совершенствоваться, читать дополнительную литературу. Быть в курсе всех новинок секретарской работы, проявлять доброжелательность, спокойствие, инициативу, дипломатичность, готовность помочь. Секретарь должен всегда защищать интересы руководителя, даже если не согласен с мнением руководителя. У секретаря должно быть обоснованное мнение по вопросам, возникающим в процессе работы. Не нужно бояться высказывать его вслух, но в то же время также необходимо прислушиваться к мнению руководителя. Нужно добиваться в своей работе такого уровня, когда вы станете для руководителя не просто секретарем, а деловым партнером, человеком, на которого можно положиться.

Секретарь является проводником идей и решений руководителя, посредником между руководителем и работниками Управления. Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от личности самого секретаря. Необходимо помнить, что секретарю во всех случаях нужно проявлять такт и дипломатичность, не допуская проявления высокомерия и равнодушия в отношениях с сотрудниками. В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени начальника Управления. При этом важно вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение, не преувеличивая собственную роль. В практике нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками, Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями. В любом учреждении найдутся работники со сложным характером, неуживчивые, с плохими манерами, общаться с которыми крайне сложно. Обязанностью секретаря в таких случаях является проявление к ним доброжелательного отношения, готовность проявить собственную выдержку. Нужно очень тщательно выстраивать отношения с коллегами: с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, обращаться ко всем сотрудникам на «вы», а к старшим по возрасту и должности - по имени-отчеству. Секретарь - это правая рука руководителя, и столь высокое положение иногда провоцирует «звездную болезнь». Профессиональный секретарь не может себе позволить обращаться с коллегами свысока.

Рабочий день секретаря очень напряженный. Не следует забывать, что основой подлинного этикета является аксиома: любой человек заслуживает уважения уже за то, что он принадлежит вместе с вами к одной общечеловеческой расе.

Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать необходимыми для этого деловыми и личностными качествами или развивать их в себе, работая над своим характером, образованием, развивая хороший вкус. Основные характеристики качеств, которые соответствуют должности секретаря, приведены в таблице.

Деловые качества	Основные характеристики
Профессиональные навыки	Высокий уровень образования, умение работать на компьютере, хорошее знание русского и иностранного языка
Организаторские качества	Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя
Ответственность и надежность	Умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем
Инициативность	Умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу
Пунктуальность, исполнительность	Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях
Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения	Чувство сопричастности ко всем делам учреждения. Направленность всей работы на процветание учреждения. Умение проявлять такт и осторожность и не разглашать сведения конфиденциального характера
Личностные качества	Основные характеристики
Коммуникабельность	Умение легко устанавливать контакт с самыми разными по характеру людьми
Внешний вид	Гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде
Доброжелательность	Вежливость и приветливость, создание психологического комфорта в офисе
Любознательность	Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы

 

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей; чувство юмора; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Высокий уровень профессиональной подготовки может существенно повлиять на расширение функций, выполняемых секретарем в организации. Секретарские функции определяются также спецификой деятельности организации, управленческим стилем руководителя и корпоративным подходом к этой должности. В одной организации секретарь может быть только исполнителем второстепенных поручений шефа, в другой – полномочным заместителем руководителя.

Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность. Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье в школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей различна, многое здесь определяется индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы. Все названые качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.