 |
|
II. Анализ деятельности секретаря руководителя.
Приемная руководителя – центр любой организации. Секретарь должен со знанием дела и эффективно управлять посетителями, регулировать поток деловых бумаг, владеть всеми видами офисной техники.
Немаловажным в деятельности секретаря является организация рабочего дня. Свой трудовой день необходимо организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за день, за час. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Свое рабочее время секретарь должен организовать таким образом, чтобы не было сбоев в ходе работы всей организации. Поскольку на плечах секретаря «лежит» достаточно обширный объем работы. Секретарь должен дорожить рабочим временем, внедрять передовой опыт работы, умело планировать свой рабочий день, выделяя главные и срочные направления работы.
Рабочий день секретаря может быть подвержен крутым переменам, которые порой трудно предугадать или прогнозировать. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
- постепенное вхождение в работу;
- ритмичность труда;
- обязательное чередование труда и отдыха;
- планирование предстоящей работы.
Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день поспешно. Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела. При правильной организации работы такое планирование проводится совместно с руководителем. Некоторые руководители полностью передают планирование своего рабочего дня секретарю.
Непременным атрибутом каждого секретаря является рабочий блокнот-ежедневник-планировщик, в котором дела разносятся по датам и часам. Кроме того, секретарю следует освоить программное средство планирования времени Microsoft Outlook, которое помогает осуществлять хранение, планирование и управлять сведениями о встречах, собраниях, задачах, контактах и событиях. С помощью такого инструмента этой программы как «Календарь», можно осуществлять планирование совещаний, семинаров, деловых встреч; заносить дни рождения сотрудников и другие важные даты. При работе в сети можно посылать приглашения на собрания, а затем отслеживать состояние ответов.
При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. В идеале, секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на мониторе с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.
Именно ритмичная, размеренная работа приводит к успеху. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, на утро.
В процессе своей повседневной работы секретарь должен брать на заметку и записывать в ежедневнике все вопросы, которые могут интересовать руководителя. Не рекомендуется также браться за все дела сразу, так как невозможно сделать одновременно две работы одинаково хорошо, и тогда неизбежны конфликтные ситуации.
Важно научиться также, вырабатывать в себе некий автоматизм действий – в обработке входящих и исходящих документов, в работе на персональном компьютере, в исполнении других технических заданий.
В муниципальном учреждении Управление образования секретарь приемной не планирует свое рабочее время, по причине большого объема выполняемых поручений. Также не планирует рабочее время своего руководителя, а только напоминает о важных встречах, поездках, совещаниях, записывает и передает важную информацию.
В ходе своей деятельности секретарь приемной вынуждена выполнять поручения специалистов Управления образования, касающиеся технического исполнения документации. Так как секретарь должен выполнять поручения только руководителя и его заместителей, все поручения других специалистов Управления образования, приводят к нарушению обязанностей согласно должностной инструкции секретаря приемной.
Иногда рабочее время планируется совместно с руководителем Управления образования, но это бывает лишь в тех случаях, когда руководитель уезжает в командировку, оставляя указания своему секретарю.
Таким образом, деятельность секретаря приемной складывается из различных организационных моментов направленных, на рациональное распределение времени для выполнения повседневной работы.