Главная | Обратная связь

II. 2. Организация работы секретаря с документами.

Успех управленческой деятельности в значительной степени за­висит от того, насколько быстро и качественно происходит обработ­ка всей необходимой документации, движение которой осуществля­ется по определенным маршрутам от места составления или поступ­ления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называет­ся документооборотом. Он должен быть организован таким обра­зом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

К операциям по документному обслуживанию относятся такие как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, обработка поступающих, отправляемых документов, работа с внутренними документами.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В крупных организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия. В организациях, где объем документов не настолько велик, чтобы им занималось отдельное подразделение, делопроизводственные функции возлагаются на секретариат или секретаря руководителя организации.

В документационном обеспечении выделяют три основные группы документов:

- входящие документы, поступившие в отдел документационного обеспечения из

внешних организаций;

- исходящие, поступившие в отдел документационного обеспечения из структурных

подразделений для отправки во внешние организации;

- внутренние документы, поступившие в отдел документационного обеспечения из

структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования

внутри организации.

Работа с документами учреждения может быть представлена в виде технологической цепочки операций (Приложение 4).

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях – исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между сотрудниками в части работы с документами закрепляется в должностных инструкциях или в инструкциях по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом

на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных

документов предприятия с примерами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и

пересмотра;

- порядок регистрации документов;

- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить

файлы конкретных документов);

- сроки хранения документов и файлов;

- правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими

версиями уничтожались бы, и оставлялся на хранение файл с последним

подписанным (утвержденным) вариантом документа;

- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

- правила формирования и оформления дел;

- порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа

вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, фамилия, имя,

отчество сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

- правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их

на архивное хранение;

- порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной

комиссией;

- методическое руководство работой с документами, информирование руководства

предприятия о состоянии исполнения документов.

В управлении образования организация работы происходит по той же схеме, которая приведена в приложении 4. Но все-таки есть минус в том, что номенклатура и инструкция по делопроизводству находятся на стадии разработки, по причине малого срока работы в объединенной структуре.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководителем;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом также ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично». Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости – часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь руководителя осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю учреждения передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются заместителю руководителя учреждения, в структурное подразделение или сразу исполнителям.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК. В управлении образования локальной сети нет, поэтому секретарю приходится самостоятельно разносить документы исполнителям и заместителям руководителя.

Работа с входящими документами осуществляется по следующей схеме:

 

Прием документов, проверка правильности адресования и приложений

 

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

 

Простановка отметки о поступлении (входящего №) на документах

 

Регистрация

Передача (доклад) документов руководителю

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

 

Передача документов исполнителю (под роспись)

 

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

 

Подшивка документов в дела

 

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю учреждения, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов). Эти документы подбираются секретарем и передаются с входящим документом руководителю. Передача входящих документов на рассмотрение руководителю осуществляется после регистрации. Секретарем руководителя ведется журнал регистрации входящей корреспонденции. Образец заполнения журнала (Приложение 5).

Рассматривая входящий документ, руководитель, определяет исполнителя, дает четкие и конкретные указания по исполнению документа и устанавливает реальные сроки. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Резолюция является основанием взятия документа на контроль.

Для обеспечения оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями секретарь размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ подшивается в дело.

Отправляемые учреждением документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю учреждения. Вместе с ним иногда предоставляются другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы).

Возникают ситуации, когда руководитель вносит изменения и дополнения в подписываемый документ или возвращает на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящей корреспонденции». Образец заполнения (Приложение 6).

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, проставляется рукописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей документацией

Работа с исходящими документами осуществляется по следующей схеме:

 

 

Составление проекта исходящего документа

Проверка правильности оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

 

Простановка исходящего номера на документе

Проверка правильности адресования

 

Отправка документа адресату

Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

 

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности

документов или их больших объемах);

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе более трех лет, или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Совершенствование делопроизводства можно начать, прежде всего, с внутренних документов. Необходимо использовать возможности локальной сети учреждения и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри учреждения. Экономится бумага. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.

В работе с внутренними документами необходимо решить вопросы сокращения дублирующих друг друга документов, уменьшения количества изготавливаемых копий документов, а также более широкого использования бездокументного решения производственных вопросов внутри учреждения.