 |
|
II. 3. Ведение делопроизводства.
Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.
Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
Задачи делопроизводства состоят в следующем:
а) фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере
управления);
б) организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих
движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).
Документ - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.
Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию происхождению, по срокам хранения и т.д. Любой документ состоит из совокупности составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Реквизит - это обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Правила составления и оформления реквизитов изложены в инструкции по делопроизводству, в которой в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.
Бланк - это лист бумаги с нанесенными на нём реквизитами, содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.
Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфическая работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.
Требования к документам, которые должны быть полноценным источником информации:
а) документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией;
б) документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов;
в) документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т. е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания;
г) документ должен быть составлен в установленной форме.
д) документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой в организации системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Система делопроизводства устанавливается и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах:
- инструкциях по делопроизводству;
- положениях о структурных подразделениях;
- должностных инструкциях;
- правила работы с документами;
- приказах о распределении обязанностей;
- регламентах проведения работ.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
В процессе деятельности учреждение получает и создает большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа – как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, то есть они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией является группировка их в дела. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
а) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
б) индекс по номенклатуре дел.
ПРИМЕР: 218/01-15, где:
218 - порядковый регистрационный номер;
01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы (Приложение 5,6) или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т. к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
а) автор (корреспондент);
б) название документа;
в) дата документа;
г) индекс документа;
д) дата поступления документа (для входящих);
е) индекс поступления документа (для входящих);
ё) заголовок документа или его краткое содержание;
ж) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
з) срок исполнения;
и) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
к) номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
В наше время разработан автоматизированный журнал регистрации входящей корреспонденции. Он позволяет контролировать исполнение документов, обеспечивает быстрый поиск документов, их группировку по дате, номеру, названию, автору документа.
Данная программа используется в учреждениях с объемом документооборота более 2000 документов в год.
Этот программный продукт представляет собой окно с закладками, соответствующими основным реквизитам регистрации документов.
Самая важная операция данной программы – поиск документов. Возможны различные варианты поиска: по контексту, по номеру документа, по отдельному слову или словосочетанию.
Действия пользователя системы поиска документов в данной программе сводятся к следующей цепочке операций:
а) задается временной диапазон поиска (или дата документа);
б) указывается тип и заголовок документа, регистрационный номер, автор документа.
Система начинает поиск заданного документа и при обнаружении одного или нескольких документов останавливается.
Эта программа позволяет на заданную дату определить список документов с истекшим сроком исполнения. Такая функция обеспечивает эффективную работу учреждения, позволяет отслеживать неисполненные документы и выявлять причины нарушения установленных сроков исполнения.
При формировании документов в дела используются различные признаки группировки документов (например, авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности).
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:
а) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;
б) подлинники отделять от копий;
в) годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;
г) утвержденные документы – от их проектов;
д) включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. В дело запрещается помещать неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел учреждения. В дело должны помещаться документы, которой своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляется номенклатура дел.
Номенклатура – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности учреждения, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел учреждения разрабатывается специалистом службы документационного обеспечения управления, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел учреждения составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования. Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), номер статьи по перечню, примечания. Пример номенклатуры дел Управления образования администрации Тайшетского района (Приложение 9).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что:
а) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
б) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
в) заголовки типа: «Общая переписка», «Разные документы» не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
а) название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы);
б) название организации или структурного подразделения;
в) адресат или корреспондент документа;
г) краткое содержание документов дела;
д) даты (период), к которым относятся документы дела;
е) указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив организации.
Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников службы ДОУ.
В задачи архива входят:
а) прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
б) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
в) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - три года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.
Сроки хранения дел устанавливаются ЭК. В соответствии с решениями ЭК дела, направляемые в архив делятся на группы:
а) постоянного хранения;
б) долговременного хранения (свыше 10 лет);
в) кратковременного хранения (до 10 лет включительно).
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:
а) дела по личному составу;
б) дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем организации.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив организации разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.