Інформація щодо Закону України «Про звернення громадян»

У відповідності з Конституцією України (ст.40) усі мають право направляти індивідуальні, колективні письмові звернення чи особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, які зобов'язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом термін.

Органи державної влади і місцевого самоврядування, установи, організації незалежно від форм власності розглядають пропозиції, заяви і скарги громадян у відповідності з їх компетенцією, згідно Конституції України та Закону України «Про звернення громадян».

Керівники та інші посадові особи органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, підприємств зобов'язані проводити особистий прийом громадян.

Прийом громадян з особистих питань проводиться керівництвом згідно затверджених графіків. Виїзні прийоми громадян за місцем їх роботи і проживання проводяться у зручний час для жителів згідно затверджених графіків прийому. Графіки прийому доводяться до відома громадян через засоби масової інформації.

Порядок прийому громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, в установах, організаціях незалежно від форм власності, об'єднаннях громадян, на підприємствах визначається та затверджується їх керівниками. Особисту відповідальність за організацію прийому і розгляду заяв і скарг громадян у державних органах, на підприємствах, в установах та організаціях несуть їх керівники.

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» кожний вид звернень: пропозиція, заява, скарга суттєво відрізняються одне від одного за своєю спрямованістю та юридичній характеристиці.

У процесі роботи із зверненнями громадян і при їх аналізі ця обставина має важливе значення. Різний і підхід до розгляду пропозицій, заяв, різні терміни розгляду, порядок виконання тощо.

У Законі України «Про звернення громадян» розкривається зміст понять «пропозиція», «заява», «скарга». Характеризуючи ці види звернень, слід відмітити, що якщо пропозиція (порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади) і заява (про надання житлової площі, переведення на іншу роботу тощо) як правило, не пов’язані з порушенням прав та інтересів громадян, які охороняються законом, то у скарзі завжди вказується на порушення прав або інтересів громадян, які охороняються законом.

У Законі України «Про звернення громадян» є терміни «право громадян» і «законний інтерес». Потрібно мати на увазі, що це різні категорії. Право (на працю, охорону здоров’я тощо) при наявності певних умов має бути задоволеним, бо цим правом громадянин наділений державою у встановленому порядку. Законний інтерес захищається державою, але він не перетворений державою у право за економічними, технічними або іншими причинами (недостатній рівень виробництва, відсутність організаційних можливостей тощо) не завжди дозволяють повністю задовольнити заяви громадян.

При вирішенні звернення щодо задоволення законного інтересу залишається простір для розсуду посадової особи в процесі прийняття рішення, враховуються фактичні можливості, доцільність, сімейний і матеріальний стан громадянина, який звернувся та деякі інші чинники.

Слід мати на увазі, що не є скаргою, пропозицією, заявою ділові листи державних органів, громадських організацій або посадових осіб, обумовлені компетенцією. Реєстрація цієї кореспонденції ведеться окремо від реєстрації звернень громадян.

Колективними зверненнями слід вважати звернення від двох і більше осіб, а також звернення однієї особи за дорученням колективу. Колективні звернення розглядаються на рівних підставах з індивідуальними. Разом з тим, цілком зрозумілий інтерес державних органів до таких звернень, які висловлюють думку колективу або групи громадян.

Якщо пропозиція, заява розглядаються саме тими державними органами і посадовими особами, які наділені відповідними повноваженням, скарги повинні розглядатися органами або посадовими особами вищестоящими по відношенню до органів і осіб, дії яких оскаржуються.

У Законі України «Про звернення громадян» чітко підкреслено статтю 7 «Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії та рішення яких оскаржуються». Оскільки на практиці відомі факти порушення цієї норми, на її чітке виконання слід звернути особливу увагу.

Пропозиції, заяви, скарги з питань, вирішення яких не входить до повноважень даного органу, не пізніше як у п’ятиденний термін надсилаються за належністю, про що обов'язково повідомляється заявник.

Заяви (клопотання), пропозиції, скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій і підприємств особисто.

Громадянин при розгляді заяви та скарги має право:

- особисто викласти аргументи особі, що перевіряла заяву чи скаргу брати участь у перевірці поданої скарги та заяви;

- знайомитися з матеріалами перевірки;

- подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті органом, який розглядає заяву чи скаргу;
- бути присутнім при розгляді заяви чи скарги;

- користуватися послугами адвоката або представника трудового колективу, організації, яка здійснює правозахисну функцію, оформивши це уповноваження у встановленому законом порядку;

- одержати письмову відповідь про результати розгляду заяви чи скарги;

- висловлювати усно або письмово вимогу щодо дотримання таємниці розгляду заяви чи скарги;

- вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом порушень встановленого порядку розгляду звернень.

Для вирішення пропозицій, заяв і скарг громадян Законом України «Про звернення громадян» встановлені такі терміни:

не більше одного місяця такі, що потребують додаткового вивчення і перевірок;

в інших випадках - невідкладно, не пізніше 15 днів від дня їх отримання державним, громадським органом, підприємством, установою, організацією, які зобов'язані вирішити питання по суті;

у випадках, коли для вирішення заяви або скарги необхідно провести спеціальну перевірку, витребувати додаткові матеріали або вжити інших заходів, терміни вирішення заяви або скарги можуть бути в порядку винятку продовжені керівником або заступником керівника відповідного органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні не може перевищувати 45 днів.

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого Законом України «Про звернення громадян».

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Звертаємо увагу громадян на те, що у зверненні має бути зазначено:

прізвище, ім’я, по батькові;

місце проживання громадянина, номер телефону;

викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Письмове звернення надсилається поштою або може бути передане громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

До звернення додаються наявні у громадянина рішення або копії рішень, які приймались за його зверненнями раніше, а також інші документи, необхідні для розгляду заяви, які після її розгляду повертаються громадянину(за його бажанням).

З А К О Н У К Р А Ї Н И

Про звернення громадян

( Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1996, N 47, ст.256 )

{ Вводиться в дію Постановою ВР
N 394/96-ВР від 02.10.96, ВВР, 1996, N 47, ст.257 }

{ Із змінами, внесеними згідно із Законами
N 653-XIV ( 653-14 ) від 13.05.99, ВВР, 1999, N 26, ст.219
N 1294-IV ( 1294-15 ) від 20.11.2003, ВВР, 2004, N 13, ст.181
N 2384-IV ( 2384-15 ) від 20.01.2005, ВВР, 2005, N 11, ст.200
N 1254-VI ( 1254-17 ) від 14.04.2009, ВВР, 2009, N 36-37, ст.511

N 4054-VI ( 4054-17 ) від 17.11.2011 }

Цей Закон регулює питання практичної реалізації громадянами
України наданого їм Конституцією України ( 254к/96-ВР ) права
вносити в органи державної влади, об'єднання громадян відповідно
до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати
недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і
громадських органів. Закон забезпечує громадянам України
можливості для участі в управлінні державними і громадськими
справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади
і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій
незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і
законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

Р о з д і л I

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Стаття 1. Звернення громадян

Громадяни України мають право звернутися до органів державної
влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств,
установ, організацій незалежно від форм власності, засобів
масової інформації, посадових осіб відповідно до їх
функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та
пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або
клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних,
політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про
їх порушення.

Військовослужбовці, працівники органів внутрішніх справ і
державної безпеки, а також особи рядового і начальницького складу
Державної кримінально-виконавчої служби України мають право
подавати звернення, які не стосуються їх службової діяльності.

{ Частина друга статті 1 із змінами, внесеними згідно із Законом
N 1254-VI ( 1254-17 ) від 14.04.2009 }

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на
її території, мають таке ж право на подання звернення, як і
громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними
договорами.

Стаття 2. Законодавство про звернення громадян

Законодавство України про звернення громадян включає цей
Закон та інші акти законодавства, що видаються відповідно до
Конституції України та цього Закону.

Стаття 3. Основні терміни, що вживаються в цьому Законі

Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій
або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і
скарги.

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де
висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів
державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів,
посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання
суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової
основи державного і громадського життя, соціально-культурної та
інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про
сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним
законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення
чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств,
установ, організацій незалежно від форм власності, народних
депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також
висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання -
письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного
статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист
законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю),
рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування,
підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових
осіб.

Стаття 4. Рішення, дії (бездіяльність), які можуть бути
оскаржені

До рішень, дій (бездіяльності), які можуть бути оскаржені,
належать такі у сфері управлінської діяльності, внаслідок яких:

порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина
(групи громадян);

створено перешкоди для здійснення громадянином його прав і
законних інтересів чи свобод;

незаконно покладено на громадянина які-небудь обов'язки або
його незаконно притягнуто до відповідальності.

Стаття 5. Вимоги до звернення

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого
самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно
від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до
повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові,
місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання,
зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Звернення може бути усним (викладеним громадянином і
записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим,
надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного
органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці
повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне),
так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписано заявником
(заявниками) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається
заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять
днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених
частиною першою статті 7 цього Закону.

Стаття 6. Мова звернень і рішень та відповідей на них

Громадяни мають право звертатися до органів державної влади,
місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій
незалежно від форм власності, об'єднань громадян, посадових осіб
українською чи іншою мовою, прийнятною для сторін.

Рішення щодо звернень громадян та відповіді на них
оформляються відповідно до вимог законодавства про мови. Такі
рішення та відповіді можуть бути викладені в перекладі мовою
спілкування заявника.

Стаття 7. Заборона відмови в прийнятті та розгляді звернення

Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому
порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з
посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік,
віросповідання, національність громадянина, незнання мови
звернення.

Якщо питання, порушені в одержаному органом державної влади,
місцевого самоврядування, підприємствами, установами,
організаціями незалежно від форм власності, об'єднаннями громадян
або посадовими особами зверненні, не входять до їх повноважень,
воно в термін не більше п'яти днів пересилається ними за
належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що
повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо
звернення не містить даних, необхідних для прийняття
обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же
термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим
органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

Стаття 8. Звернення, які не підлягають розгляду та вирішенню

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не
підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо
встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом
від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо
перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду
яких передбачено статтею 17 цього Закону, та звернення осіб,
визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає
керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала
звернення.

Стаття 9. Заборона переслідування громадян за подання
звернення і неприпустимість примушування їх до
його подання

Забороняється переслідування громадян і членів їх сімей за
подання звернення до органів державної влади, місцевого
самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від
форм власності, об'єднань громадян, посадових осіб за критику у
зверненні їх діяльності та рішень.

Ніхто не може бути примушений до подання власного чи
підписання колективного звернення або участі в акціях на підтримку
звернень інших осіб чи організацій.

Стаття 10. Заборона розголошення відомостей, що містяться у
зверненнях

Не допускається розголошення одержаних із звернень відомостей
про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що
становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом,
та іншої інформації, якщо це ущемлює права і законні інтереси
громадян. Не допускається з'ясування даних про особу громадянина,
які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в
усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягає
розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення
інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення
до вирішення справи.

Стаття 11. Звернення до об'єднань громадян

Одержані об'єднаннями громадян звернення із зауваженнями і
пропозиціями щодо їх діяльності розглядаються цими об'єднаннями та
їх органами відповідно до статутів об'єднань, а заяви і скарги на
ущемлення чи порушення ними прав громадян - згідно з цим Законом.

Стаття 12. Сфера застосування цього Закону

Дія цього Закону не поширюється на порядок розгляду заяв і
скарг громадян, встановлений кримінально-процесуальним,
цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством
про захист економічної конкуренції, законами України "Про
судоустрій і статус суддів" ( 2453-17 ) та "Про доступ до судових
рішень" ( 3262-15 ), Кодексом адміністративного судочинства
України" ( 2747-15 ).

{ Стаття 12 із змінами, внесеними згідно із Законами N 653-XIV
( 653-14 ) від 13.05.99, N 1294-IV ( 1294-15 ) від 20.11.2003,
N 4054-VI ( 4054-17 ) від 17.11.2011 }

Стаття 13. Діловодство щодо звернень громадян

Діловодство щодо звернень громадян ведеться в порядку, який
встановлюється Кабінетом Міністрів України ( 348-97-п ).

Р о з д і л II

ПОРЯДОК РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

Стаття 14. Розгляд пропозицій (зауважень) громадян

Органи державної влади і місцевого самоврядування,
підприємства, установи, організації незалежно від форм власності,
об'єднання громадян, посадові особи зобов'язані розглянути
пропозиції (зауваження) та повідомити громадянина про результати
розгляду.

Пропозиції (зауваження) Героїв Радянського Союзу, Героїв
Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни
розглядаються першими керівниками державних органів, органів
місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій
особисто.

Стаття 15. Розгляд заяв (клопотань)

Органи державної влади, місцевого самоврядування та їх
посадові особи, керівники та посадові особи підприємств, установ,
організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, до
повноважень яких належить розгляд заяв (клопотань), зобов'язані
об'єктивно і вчасно розглядати їх, перевіряти викладені в них
факти, приймати рішення відповідно до чинного законодавства і
забезпечувати їх виконання, повідомляти громадян про наслідки
розгляду заяв (клопотань).

Заяви (клопотання) Героїв Радянського Союзу, Героїв
Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни
розглядаються першими керівниками державних органів, органів
місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій
особисто.

Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в
обов'язковому порядку дається тим органом, який отримав ці заяви і
до компетенції якого входить вирішення порушених у заявах
(клопотаннях) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує
його обов'язки.

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві
(клопотанні), доводиться до відома громадянина в письмовій формі з
посиланням на Закон і викладенням мотивів відмови, а також із
роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

Стаття 16. Розгляд скарг громадян

Скарга на дії чи рішення органу державної влади, органу
місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації,
об'єднання громадян, засобів масової інформації, посадової особи
подається у порядку підлеглості вищому органу або посадовій
особі, що не позбавляє громадянина права звернутися до суду
відповідно до чинного законодавства, а в разі відсутності такого
органу або незгоди громадянина з прийнятим за скаргою рішенням -
безпосередньо до суду.

Скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці,
інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими
керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування,
підприємств, установ і організацій особисто.

Скарги на рішення загальних зборів членів колективних
сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств,
юридичних осіб, створених на основі колективної власності, а також
на рішення вищих державних органів вирішуються в судовому порядку.

Громадянин може подати скаргу особисто або через уповноважену
на це іншу особу. Скарга в інтересах неповнолітніх і недієздатних
осіб подається їх законними представниками.

Скарга в інтересах громадянина за його уповноваженням,
оформленим у встановленому законом порядку, може бути подана іншою
особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює
правозахисну діяльність.

До скарги додаються наявні у громадянина рішення або копії
рішень, які приймалися за його зверненням раніше, а також інші
документи, необхідні для розгляду скарги, які після її розгляду
повертаються громадянину.

Стаття 17. Термін подання скарги

Скарга на рішення, що оскаржувалось, може бути подана до
органу або посадовій особі вищого рівня протягом одного року з
моменту його прийняття, але не пізніше одного місяця з часу
ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням. Скарги, подані з
порушенням зазначеного терміну, не розглядаються.

Пропущений з поважної причини термін може бути поновлений
органом чи посадовою особою, що розглядає скаргу.

Рішення вищого державного органу, який розглядав скаргу, в
разі незгоди з ним громадянина може бути оскаржено до суду в
термін, передбачений законодавством України.

Стаття 18. Права громадянина при розгляді заяви чи скарги

Громадянин, який звернувся із заявою чи скаргою до органів
державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ,
організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян,
засобів масової інформації, посадових осіб, має право:

особисто викласти аргументи особі, що перевіряла заяву чи
скаргу, та брати участь у перевірці поданої скарги чи заяви;

знайомитися з матеріалами перевірки;

подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті
органом, який розглядає заяву чи скаргу;

бути присутнім при розгляді заяви чи скарги;

користуватися послугами адвоката або представника трудового
колективу, організації, яка здійснює правозахисну функцію,
оформивши це уповноваження у встановленому законом порядку;

одержати письмову відповідь про результати розгляду заяви чи
скарги;

висловлювати усно або письмово вимогу щодо дотримання
таємниці розгляду заяви чи скарги;

вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом
порушень встановленого порядку розгляду звернень.

Стаття 19. Обов'язки органів державної влади, місцевого
самоврядування, підприємств, установ, організацій
незалежно від форм власності, об'єднань громадян,
засобів масової інформації, їх керівників та
інших посадових осіб щодо розгляду заяв чи скарг

Органи державної влади і місцевого самоврядування,
підприємства, установи, організації незалежно від форм власності,
об'єднання громадян, засоби масової інформації, їх керівники та
інші посадові особи в межах своїх повноважень зобов'язані:

об'єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви чи скарги;

у разі прийняття рішення про обмеження доступу громадянина до
відповідної інформації при розгляді заяви чи скарги скласти про це
мотивовану постанову; ( Частину першу статті 19 доповнено абзацом
згідно із Законом N 2384-IV ( 2384-15 ) від 20.01.2005 )

на прохання громадянина запрошувати його на засідання
відповідного органу, що розглядає його заяву чи скаргу;

скасовувати або змінювати оскаржувані рішення у випадках,
передбачених законодавством України, якщо вони не відповідають
закону або іншим нормативним актам, невідкладно вживати заходів до
припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови,
які сприяли порушенням;

забезпечувати поновлення порушених прав, реальне виконання
прийнятих у зв'язку з заявою чи скаргою рішень;

письмово повідомляти громадянина про результати перевірки
заяви чи скарги і суть прийнятого рішення;

вживати заходів щодо відшкодування у встановленому законом
порядку матеріальних збитків, якщо їх було завдано громадянину в
результаті ущемлення його прав чи законних інтересів, вирішувати
питання про відповідальність осіб, з вини яких було допущено
порушення, а також на прохання громадянина не пізніш як у місячний
термін довести прийняте рішення до відома органу місцевого
самоврядування, трудового колективу чи об'єднання громадян за
місцем проживання громадянина;

у разі визнання заяви чи скарги необгрунтованою роз'яснити
порядок оскарження прийнятого за нею рішення;

не допускати безпідставної передачі розгляду заяв чи скарг
іншим органам;

особисто організовувати та перевіряти стан розгляду заяв чи
скарг громадян, вживати заходів до усунення причин, що їх
породжують, систематично аналізувати та інформувати населення про
хід цієї роботи.

У разі необхідності та за наявності можливостей розгляд
звернень громадян покладається на посадову особу чи підрозділ
службового апарату, спеціально уповноважені здійснювати цю роботу,
в межах бюджетних асигнувань. Це положення не скасовує вимоги
абзацу дев'ятого частини першої цієї статті.

Стаття 20. Термін розгляду звернень громадян

Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше
одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують
додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти
днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити
порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного
органу, підприємства, установи, організації або його заступник
встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що
повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний
термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може
перевищувати сорока п'яти днів.

На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду
може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством
пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Стаття 21. Безоплатність розгляду звернення

Органи державної влади, місцевого самоврядування,
підприємства, установи, організації незалежно від форм власності,
об'єднання громадян, посадові особи розглядають звернення
громадян, не стягуючи плати.

Стаття 22. Особистий прийом громадян

Керівники та інші посадові особи органів державної влади,
місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій
незалежно від форм власності, об'єднань громадян зобов'язані
проводити особистий прийом громадян.

Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години, у
зручний для громадян час, за місцем їх роботи і проживання.
Графіки прийому доводяться до відома громадян.

Порядок прийому громадян в органах державної влади, місцевого
самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях
незалежно від форм власності, об'єднаннях громадян визначається
їх керівниками.

Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються.
Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на
особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку,
що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину
повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

Стаття 23. Організація прийому громадян вищими посадовими
особами

Вищі посадові особи держави - Президент України, Голова
Верховної Ради України, Прем'єр-міністр України - здійснюють
прийом у встановленому ними порядку.

Р о з д і л III

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ЗАКОНОДАВСТВА
ПРО ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН

Стаття 24. Відповідальність посадових осіб за порушення
законодавства про звернення громадян

Особи, винні у порушенні цього Закону, несуть цивільну,
адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену
законодавством України.

Стаття 25. Відшкодування збитків громадянину у зв'язку з
порушенням вимог цього Закону при розгляді його
скарги

У разі задоволення скарги орган або посадова особа, які
прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина,
відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов'язані з
поданням і розглядом скарги, обгрунтовані витрати, понесені у
зв'язку з виїздом для розгляду скарги на вимогу відповідного
органу, і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення
витрат розглядаються в судовому порядку.

Громадянину на його вимогу і в порядку, встановленому чинним
законодавством, можуть бути відшкодовані моральні збитки, завдані
неправомірними діями або рішеннями органу чи посадової особи при
розгляді скарги. Розмір відшкодування моральних (немайнових)
збитків у грошовому виразі визначається судом.

Стаття 26. Відповідальність громадян за подання звернень
протиправного характеру

Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи,
дискредитацію органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб,
керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і
організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання
національної, расової, релігійної ворожнечі та інших дій, тягне
за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.

Стаття 27. Відшкодування витрат по перевірці звернень, які
містять завідомо неправдиві відомості

Витрати, зроблені органом державної влади, місцевого
самоврядування, підприємством, установою, організацією незалежно
від форм власності, об'єднанням громадян, засобами масової
інформації у зв'язку з перевіркою звернень, які містять завідомо
неправдиві відомості, можуть бути стягнуті з громадянина за
рішенням суду.

Стаття 28. Контроль за дотриманням законодавства про
звернення громадян

Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян
відповідно до своїх повноважень здійснюють Верховна Рада України,
народні депутати України, Президент України, Кабінет Міністрів
України, Уповноважений з прав людини Верховної Ради України,
Верховна Рада Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та
Севастопольська міські, районні, районні в містах Києві та
Севастополі державні адміністрації, сільські, селищні, міські ради
та їх виконавчі комітети, депутати місцевих рад, а також
міністерства, інші центральні органи виконавчої влади щодо
підпорядкованих їм підприємств, установ та організацій.

Стаття 29. Прокурорський нагляд за дотриманням законодавства
про звернення громадян

Нагляд за дотриманням законодавства про звернення громадян
здійснюється Генеральним прокурором України та підпорядкованими
йому прокурорами. Відповідно до наданих їм чинним законодавством
повноважень вони вживають заходів до поновлення порушених прав,
захисту законних інтересів громадян, притягнення порушників до
відповідальності.

Президент України Л.КУЧМА

м. Київ, 2 жовтня 1996 року
N 393/96-ВР

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

П О С Т А Н О В А
від 14 квітня 1997 р. N 348
Київ

Про затвердження Інструкції з діловодства
за зверненнями громадян в органах державної
влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях
громадян, на підприємствах, в установах,
організаціях незалежно від форм власності,
в засобах масової інформації

{ Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 1153 ( 1153-97-п ) від 17.10.97
N 858 ( 858-2008-п ) від 24.09.2008
N 26 ( 26-2011-п ) від 19.01.2011 }

Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення
громадян" ( 393/96-ВР ) Кабінет Міністрів України
п о с т а н о в л я є:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями
громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування,
об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях
незалежно від форм власності, в засобах масової інформації
(додається).

{ Пункт 2 втратив чинність на підставі Постанови КМ N 1153
( 1153-97-п ) від 17.10.97 }

3. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію по веденню
діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у
республіканських міністерствах і відомствах УРСР, виконкомах
місцевих Рад народних депутатів, на підпорядкованих їм
підприємствах, в установах і організаціях, затверджену постановою
Ради Міністрів УРСР від 27 квітня 1982 р. N 210 (ЗП УРСР, 1982 р.,
N 5, ст. 47).

Прем'єр-міністр України П.ЛАЗАРЕНКО

Інд.41

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 14 квітня 1997 р. N 348

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян в
органах державної влади і місцевого
самоврядування, об'єднаннях громадян, на
підприємствах, в установах, організаціях
незалежно від форм власності, в засобах
масової інформації

1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами
(клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і
місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах,
в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах
масової інформації (далі - організаціях) ведеться окремо від інших
видів діловодства і покладається на спеціально призначених для
цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які
містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка
охороняється законом, визначається спеціальними
нормативно-правовими актами.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями
громадян несуть керівники організацій.

2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні
прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження
на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення
персональними комп'ютерами (додаток N 1), або в журналах (додаток
N 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією,
заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на
картках, у журналах (додаток N 3) або за допомогою
електронно-обчислювальної техніки.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку
особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним
обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж
кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому
прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на
реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення
персональними комп'ютерами, або в журналах (додатки N 1 і 2).

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій,
заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян
ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток N 4).

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік
особистого прийому громадян здійснюються з
реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний
комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище,
ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки
одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання -
короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора,
виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст
документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи
за номенклатурою.

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян
шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за
допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище,
ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний
стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому
доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті
рішення, дата одержання відповіді.

Склад зазначених елементів за необхідності може бути
доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід
виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення
автоматизованої реєстрації може визначатись організацією.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк
реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують
користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за
допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі
потреби - на принтер.

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у
реєстраційному штампі (додаток N 5). Штамп ставиться на нижньому
полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від
тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища
заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що
надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути
доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію,
пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

На вимогу громадянина, який подав звернення до організації,
на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із
зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного
номера звернення. Така копія повертається громадянинові. { Пункт 2
доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 26 ( 26-2011-п ) від
19.01.2011 }

3. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм
надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі
реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі
реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора
персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації),
зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви,
скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій,
заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка
"ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з
одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли
на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні),
обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і
скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через
дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

4. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій,
заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток
визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид
картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення
обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за
пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть
формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб,
від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, за тематикою
порушених у них питань.

У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ
громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.

5. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції,
заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі
примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш
контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або
літерою "К".

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні
відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки
після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення
пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю
пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли
рішення про контроль.

6. У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і
скарг даються письмові та усні відповіді робиться відповідний
запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на
вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця,
призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного
індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається
пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх
вирішення.

7. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями,
заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників
організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі
аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру
складаються в міру потреби.

8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з
усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником
реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим
особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за
пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування
справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у
виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або
алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма
документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі
самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку (додаток N 6). У
разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи
додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність
спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені
пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи
підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформляється за встановленою формою
(додаток N 7).

9. Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для
надання довідок і використання їх в інших цілях.

Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями,
заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових
осіб організацій відповідно до їх функціональних обов'язків.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і
скаргами визначається затвердженими керівниками організацій
переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у
процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний
термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів,
пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

У випадках, викликаних специфікою діяльності організації,
постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти
рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне
зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання
документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для
подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню
керівником організації.

10. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому
(понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу
організації через два роки після завершення діловодства за ними.
Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років
включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням
керівника організації.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи
за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку,
встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів
України.

Додаток N 1
до Інструкції

Реєстраційно-контрольна картка
(Лицьовий бік)

——————————————————————————————————————————————————————————————————

0203005 |Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про

| | контроль

—————————————————————————————————————————————+————————————————————

| | Адреса |

——————————+———————————————————+——————————————+————————————————————

Кореспон- | | | Пропозиція,

дент | | |заява, скарга

|———————————————————+——————————————+————————————————————

| | | Колективна

—————————————————————————————————————————————+————————————————————

ції | | | | |через уповно-

—————————————————————————————————————————————+————————————————————

Попередні звернення від N від N | Індекси

—————————————————————————————————————————————+————————————————————

|1. | Питання| Підпитання

————————+————————————————————————————————————+————————————————————

Короткий|2. |

зміст |————————————————————————————————————+————————————————————

|————————————————————————————————————+————————————————————

|3. |

————————+————————————————————————————————————+————————————————————

| |Категорія(соціальний

Резо- | |стан)заявника

люція |————————————————————————————————————+————————————————————

|————————————————————————————————————+————————————————————

—————————————————————————————————————————————+————————————————————

Автор резолюції |

—————————————————————————————————————————————+————————————————————

Термін виконання |Виконано за_____днів

——————————————————————————————————————————————————————————————————

(Зворотний бік)

Хід виконання

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Дата | Виконавець | Записи про продовження |Контрольні

передачі на | | терміну, попередню | відмітки

виконання | | відповідь або додаткові |

| | питання |

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Перевірено на місці "__"_______ 19__р. працівником апарату _______

Дата, індекс, виконання __________________Адресат_________________

Вирішено________________

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|1.

Результати |——————————————————————————————————————————————————————

розгляду |2.

питань |——————————————————————————————————————————————————————

|3.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

З контролю зняв___________________________________________________

Справа___________________Том_________Аркушів______________Фонд____

Опис_______________Справа________________

Додаток N 2
До Інструкції

Зразок

ЖУРНАЛ
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

——————————————————————————————————————————————————————————————————

| | | | | |нання |ць, |

——+————————+—————————+—————————+——————+—————+———————+———————+—————

1| 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 | 8

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 3
до Інструкції
Зразок

КАРТКА (ЖУРНАЛ)
обліку особистого прийому громадян

——————————————————————————————————————————————————————————————————

——+———————+———————+———————————+—————+———————+——————————+——————————

1| 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 4
до Інструкції

ВКАЗІВКИ
щодо заповнення реєстраційно-контрольної
картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій,
заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку
особистого прийому громадян*

Реєстраційно-контрольна картка
(Лицьовий бік)

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Елементи | Пояснення до заповнення

—————————————————+————————————————————————————————————————————————

Кореспондент | Прізвище, ім'я по батькові автора, для

| колективних листів - запис "колективний" і

| зазначається прізвище одного з авторів

Адреса | Місце проживання або роботи, телефон заявника

Дата надходження | Число, місяць, рік одержання

кореспонденції |

Реєстраційний | Початкова літера прізвища автора (для

індекс | колективних листів, листів без підпису -

| відповідно "КО", "БП") та порядковий номер

| кореспонденції

Звідки одержано | Назва організації, що надіслала

| кореспонденцію

Дата надіслання | Число, місяць, рік надіслання листа

| кореспонденту

Індекс документа | Індекс супровідного листа організації, що

| переслала пропозицію, заяву, скаргу

Попередні | Дати і реєстраційні індекси попередніх

звернення | звернень

Короткий зміст | Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги

Резолюція | Переноситься з документа або картки (журналу)

| обліку особистого прийому громадян

Автор резолюції | Посада, прізвище та ініціали

Термін виконання | Зазначається відповідно до резолюції або

| термінів виконання, встановлених

| законодавством

Відмітки: | Робляться у правій частині лицьового боку РКК

"Контроль" або | відмітка про контроль - у лівій частині графи

"К" | - про контроль організації, що переслала і

| контролює виконання, у правій - про власний

| контроль

вид документа | пропозиція (зауваження), заява (клопотання),

| скарга; колективна, без підпису; одержано

| поштою, на особистому прийомі, передано

| через уповноважену особу

індекси основних | заповнюються за основними питаннями, що

і додаткових | порушуються у зверненнях громадян і визначені

питань | у Класифікаторі звернень громадян,

| затвердженому постановою Кабінету Міністрів

| України від 24 вересня 2008 р.

| N 858 ( 858-2008-п ), та додатковими

| питаннями, визначеними відповідними

| організаціями

категорія | дані про заявника (інвалід, ветеран війни,

(соціальний стан)| ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник,

заявника | службовець, підприємець, пенсіонер тощо)

виконано за | зазначається фактичний строк виконання

_______ днів |

Код РКК (0203005)| Зазначається у лівому верхньому куті

| лицьового боку картки за Українським

| класифікатором управлінської документації

Штамп "ПОВТОРНО" | Ставиться у прямокутнику ліворуч від відмітки

| про контроль під час реєстрації повторних

| звернень

———————————————————

* У разі використання персонального комп'ютера в діловодстві
за пропозиціями, заявами і скаргами громадян допускається
застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку
особистого прийому громадян, що містять всі зазначені та інші
необхідні елементи, розміщені у послідовності, зручній для
застосування персонального комп'ютера.

(Зворотний бік)

Хід виконання

Дата передачі на | Зазначається дата вручення документа

виконання | безпосередньо виконавцю

Виконавець | Прізвище, ініціали та телефон безпосереднього

| виконавця (графи заповнюються після кожного

| переміщення документа)

Записи про про- | Новий термін, посада і прізвище керівника,

довження терміну,| який прийняв рішення про його зміну; адресат,

попередню | дата, індекс, короткий зміст попередньої

відповідь або | відповіді або питання

додаткові питання|

Контрольні | Відмітки про нагадування, стан виконання тощо

відмітки |

Перевірено на | Дата перевірки, прізвище та ініціали особи,

місці | що здійснювала перевірку, наслідки перевірки

Дата, індекс, | Дата та реєстраційний індекс документа, в

виконання | якому міститься остаточне рішення

Адресат | Зазначаються всі адресати, яким надіслано

| документ з остаточним рішенням

Результати | Короткий виклад прийнятих рішень з усіх

розгляду питань | порушених питань

Вирішено | Зазначається характер відповіді на

| пропозицію, заяву, скаргу - позитивна або

| негативна

З контролю зняв | Посада, прізвище та ініціали керівника або

| іншої посадової особи, яка прийняла рішення

| про зняття з контролю пропозиції, заяви,

| скарги, та підпис відповідального за контроль

Справа ..., том | Індекс справи за номенклатурою, номер тому та

..., аркушів ... | аркушів (проставляються після прийняття

| рішення)

Фонд ...., опис | Проставляються після передачі справи до

...., справа ....| архіву

—————————————————————————————————————————————————————————————————

Рекомендується застосовувати картки форматом А5
(148х210) та А6(105х148)

ЖУРНАЛ
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян *

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Елементи | Пояснення до заповнення

————————————————+—————————————————————————————————————————————————

Графа 1 | Порядковий номер надається в порядку

| надходження

Графа 2 | Число, місяць, рік надходження, початкова

| літера прізвища автора (для колективних

| листів, листів без підпису - відповідно "КО",

| "БП")

Графа 3 | Прізвище, ім'я, по батькові, адреса

| проживання чи місця роботи та дані про автора

| (інвалід, ветеран війни, ветеран праці,

| багатодітна сім'я; робітник, службовець,

| підприємець, пенсіонер тощо)

Графа 4 | Найменування організації, що надіслала

| пропозицію, заяву, скаргу, дата та індекс

| супровідного листа, відмітка про контроль

Графи 5, 5а | Стислий виклад порушених питань (підпитань)

| та їх індекси, що проставляються у такому ж

| порядку, як і при заповненні реєстраційно-

| контрольної картки

Графа 6 | Основний зміст та дата резолюції; посада,

| прізвище та ініціали керівника - автора

| резолюції, прізвище виконавця, термін

| виконання (вказується відповідно до резолюції

| або термінів, встановлених законодавством)

Графа 7 | Дата, реєстраційний індекс і зміст документа,

| в якому міститься остаточне рішення, та

| прийняті рішення з усіх порушених питань;

| виконавець, посада, прізвище керівника або

| посадової особи, яка прийняла рішення про

| зняття з контролю

Графа 8 | Заповнюється після прийняття рішення "До

| справи"

————————————————————————

* Реєстрація пропозицій, заяв, скарг ведеться в алфавітному
порядку за початковою літерою прізвища кореспондента.

КАРТКА
(ЖУРНАЛ)
обліку особистого прийому громадян

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Елементи | Пояснення до заповнення

————————————————+—————————————————————————————————————————————————

Графа 1 | Заповнюється у картці при повторному

| зверненні громадян на особистий прийом, у

| журналі - в порядку запису громадян на

| особистий прийом

Графа 2 | Число, місяць, рік прийому

Графа 3 | Прізвище, ініціали та посада керівника або

| іншої посадової особи, що веде прийом

Графа 4 | Заповнюється аналогічно графі 3 журналу

| реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

Графи 5, 5а | Аналогічно відповідним графам журналу

| реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

Графа 6 | Прізвище та посада виконавця, зміст

| доручення, термін виконання; якщо заявнику

| дано роз'яснення на особистому прийомі,

| робиться запис "Роз'яснено", а при поданні

| громадянином письмової пропозиції, заяви,

| скарги - запис "Лист"

Графа 7 | Прийняті рішення з порушених в усному

| зверненні питань; реєстраційний індекс

| документа, дата одержання відповіді від

| виконавця, в якій міститься остаточне рішення

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148х210) та
А6 (105х148).

{ Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 858
( 858-2008-п ) від 24.09.2008 }
Додаток N 5

ФОРМА
РЕЄСТРАЦІЙНОГО
ШТАМПА

————————————————————————————

| Найменування організації |

|——————————————————————————|

| дата |

|——————————————————————————|

| Індекс |

————————————————————————————

Розмір 41,6 х 16 мм

Додаток N 6

ФОРМА
обкладинки для пропозиції, заяви та скарги

___________________________________________________________
(назва організації)
Пропозиція, заява, скарга

___________________________________________________________

(необхідне підкреслити)

___________________________________________________________

(адреса)

Підлягає поверненню

Додаток N 7

———————————————————————————————————————————————————————————————

| | | код держархіву________ |

| 20| | код організації_______ |

| +—+———————————————————————————————————————————————————————|

| | | _______________________ |_________________ Спр. N ||

| 30| | _______________________ |_________________ Оп. N ||

| | | _______________________ |_________________ Ф. N ||

+———+—+———————————————————————————————————————————————————