Тема: Документування господарських операцій.
План 1. Первинні документи, вимоги до їх оформлення. 2. Групування первинних документів. 3. Зміст та вимоги щодо опрацювання первинних документів. - 1 - Будь-яка господарська операція повинна відображатись на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Така реєстрація господарських операцій називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі первинних документів. Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, зокрема розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Основним документом, який регулює загальні правила застосування первинних документів, є Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88. Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерської звітності підприємствами. Усі первинні документи, облікові реєстри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватися інша мова у порядку, визначеному статтею 11 Закону України «Про мови в Україні». Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад зазначеною мовою. Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Під час реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Для контролю та впорядкування оброблення інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють міністерства і відомства. Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити, які повинен перевірити відповідальний виконавець до введення їх у систему обліку: • назва документа (форми); • код форми, дата і місце складання; • назва підприємства, від імені якого складено документ; • зміст та обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарський операції; • посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; • особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. За відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку. Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додатковіреквізити: • ідентифікаційний код підприємства; • підстава для здійснення операцій; • дані про документ, що засвідчує особу одержувача; • номери рахунків за дебетом і кредитом; • назва банку, (отримувача і платника коштів) і № його коду; • призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо), із зазначенням його номера і дати тощо; • сума податку на додану вартість або напис «без ПДВ» Первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних записів, можуть мати й інші додаткові реквізити. Записи у первинних документах повинні здійснюватися тільки темного кольору чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню. Керівник підприємства забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведеш, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів. На підприємствах всі бухгалтерські документи, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю (чеки, платіжні доручення, розрахунково-платіжні та платіжні відомості, документи на видачу товарно-матеріальних цінностей тощо), підписує (візуються) керівник підприємства і головний бухгалтер або згідно з розпорядженням керівника підприємства — його заступники та заступник головного бухгалтера. Документи без підпису головного бухгалтера або його заступника є недійсними і не приймаються до виконання. Прибуткові касові ордери дійсні тільки за наявності підпису головного бухгалтера або його заступника, а також касира. У документах на придбання та видачу матеріальних цінностей повинна бути розписка матеріально відповідальної особи про їх одержання або видачу, а в актах виконаних робіт — підтвердження про прийняття робіт відповідними особами. Документ на видачу матеріальних цінностей підписує відповідний працівник служби матеріального забезпечення (за закріпленою номенклатурою). У документах повинна також міститися відмітка за підписом головного бухгалтера або його заступника щодо перевірки і взяття документа на облік. Первинні документи, для яких установлена нумерація, послідовно нумеруються порядковими номерами з початку до кінця року. Нумерацію ведуть окремо за кожним видом документа (накладні, рахунки, роздавальні відомості, реєстри, платіжні доручення тощо). Документи реєструються у відповідних книгах реєстрації. Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконують у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію. Особи, що склали і підписали документи, несуть відповідальність за достовірність даних, а також за своєчасне і якісне складання первинних документів. - 2 - Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками: • за місцем складання; • за призначенням; • за порядком складання; • за способом оформлення операцій; • за змістом. За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені на підприємстві) та зовнішні (отримані від партнерів та інших підприємств і установ). За призначенням бухгалтерські документи поділяють на: • розпорядчі, які містять розпорядження на право здійснення операцій (доручення на отримання матеріальних цінностей, платіжне доручення, вимога тощо); • виконавчі (виправдальні), що підтверджують факт здійснення господарської операції (прибутковий ордер, накладна); • бухгалтерського оформлення, що їх складають працівники бухгалтерії на підставі даних розпорядчих і виконавчих документів (розрахунки заробітної платні, амортизації, податків); • комбіновані, в яких поєднані ознаки розпорядчих, виконавчих документів та документів бухгалтерського оформлення (лімітно-забірна карта, наряд тощо). За порядком складання (ступенем узагальнення господарським операцій) бухгалтерські документи поділяють на первинні, які складають у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення (ордер, накладна), та зведені, які складають на підставі даних згрупованих однорідних первинних документів (авансовий звіт, платіжна відомість). За способом оформлення (кількістю охоплених операцій) бухгалтерські документи поділяють на одноразові, які заповнюють на одну операцію, та нагромаджу-вальні, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу. За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові, розрахункові, обліку основних засобів, обліку матеріальних запасів, обліку особового складу тощо.
- 3 - Після складання всі первинні документи передають в бухгалтерію. Кожний документ бухгалтерія детально перевіряє за суттю, формою і арифметично. За суттю встановлюють відповідність господарських операцій, що оформлені документами, чинному законодавству. За формоюперевіряють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, необхідних для цього документа, чіткість і якість текстових і числових записів, своєчасність оформлення господарських операцій і подання документів в бухгалтерію. Арифметична перевіркаполягає в перевірці правильності кількісного відображення цієї господарської операції. Наступний етап бухгалтерської обробки документів — кодування, таксування і групування. Кодування — це позначення всіх показників первинного документа системою кодів, яка діє на підприємстві. Таксування— визначення грошової оцінки господарської операції. Значна кількість документів, що надходить в бухгалтерію, має натуральні показники, це викликає необхідність відображення цих показників у грошовій оцінці. Групуванняполягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і записи в накопичувальній або групувальній відомостях для визначення загального підсумку за кожною групою. Закінчується обробка проставленням кореспонденції рахунків і погашенням документа. Документ підлягає оперативному і обліковому погашенню (відмітка про його використання). Оперативному погашенню, зокрема, підлягають видаткові і прибуткові касові ордери, на яких проставляють штамп «Оплачено» (для видаткового) і «Отримано» (для прибуткового). Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: у разі ручного оброблення — дату запису в обліковий реєстр, а при обробленні на обчислювальному пристрої — відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку. Перенесення інформації з первинних документів в облікові реєстри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні пристрої), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної звітності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових реєстрах несуть особи, що склали і підписали їх. Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передавання їх у встановлені графіком документообігу терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічне узгодження окремих показників. Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення. ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|