Тема: Організація документообігу та зберігання документів.

Документообіг можна поділити на такі етапи:

1) складання документів в первинних підрозділах;

2) передавання оформлених документів для перевірки і опрацювання до бух­галтерії;

3) рух документів під час оброблення і здійсненні на їх підставі облікових
записів;

4) рух документів від місця оброблення до місця зберігання (архіву).

Для рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях для кожного виду документів розробляють графік документообігу,в яко­му визначається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожним виконавцем, відповідальні за дотримання встановленого порядку і стро­ків оформлення та опрацювання документів.

Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт з складання, перевірки і опрацювання документів, які виконуються кожним підроз­ділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляє головний бухгалтер і затверджує керівник.

Графік документообігу підприємства повинен визначати оптимальну кількість підрозділів, через які проходить кожен первинний документ, і виконавців, які це здійснюють, встановлювати мінімальний термін перебування документа в підроз­ділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функ­цій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні докумен­ти, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік доку­ментів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подан­ня та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснює го­ловний бухгалтер. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухга­лтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обо­в'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

- 2 -

Документи зберігаються в папках. На папках вказується назва папки, номер папки, кількість листів, підшитих у неї, номер початкового й останнього докуме­нта, термін зберігання папки.

Первинні документи та облікові реєстри, що пройшли оброблення, бухгал­терські звіти і баланси до передавання їх до архіву підприємства, установи пови­нні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Головний бухгалтер забезпечує збереження первинних документів, обліко­вих реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передавання їх до архіву. Первинні документи, облікові реєстри, листування, бухгалтерські звіти і баланси до передавання їх до архіву повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціаль­них приміщеннях або закритих шафах. За них відповідають особи, уповноважені головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні знаходитися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і належать до відповідного облікового реєстру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Документи поточного року зберігаються окремо від документів попередніх років.

У бухгалтерському архіві справи зберігаються протягом установлених тер­мінів. Терміни зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтер­ських звітів та балансів в архіві підприємства із зазначенням термінів їх зберіган­ня затверджує Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України. Керівні документи згосподарської та фінансової діяльності (накази, вказівки, збірники, інформаційні листи тощо) зберігаються на підприємстві протягом усьо­го часу їх дії, але не менше трьох років після їх відміни.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. За організацію збереження документів відпові­дає головний бухгалтер. Термін збереження бухгалтерських документів у постійному архіві визнача­ють типові й галузеві інструкції, Наказ Головного архівного управління при Кабі­неті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 року № 41 та лист Міністерства фінансів України № 18-4141 від 29.07.97 р. «Про терміни зберігання бухгалтерських документів».

Найчастіше цей термін становить 3 роки (касові, банківські документи, накладні з надходження та реалізації матеріальних цінностей тощо, облікові реєстри: Головна книга, журна­ли, відомості тощо). Окремі документи зберігаються 10 років — річні бухгалтерські звіти; 75 років — особові рахунки робітників та службовців, студентів; доки не мине потреба — документи про виплату допомоги, виконавчі листи тощо.

Видача первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії, архіву підприємства працівникам інших структурних під­розділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Первинні документи з архіву видають за рішенням відповідних органів (ор­ганів суду, прокуратури, слідчих органів, контрольно-ревізійної служби, держав­ної податкової адміністрації) у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що їх вилучають. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого передається під розпи­ску головному бухгалтеру. В акті або протоколі повинно бути точно вказано, за чиєю вимогою та дозволом проводиться вилучення і який документ вилучається. Якщо вилучені документи відправляються поштою, акт складається без підпису представника підприємства, яка надіслала вимогу, а до акта додається поштова квитанція про відправлення.

Якщо вилучаються томи документів, що не оформлені належним чином (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, за зверненням яких проводиться вилучення, відповідні службові особи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурува­ти, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

У разі повернення представниками уповноважених органів раніше вилуче­них документів ці документи приймаються під розписку відповідною службовою особою та разом з рішенням про повернення підшивають до тих самих томів, які були вилучені.

У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного на­гляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копію акта надсилають органу, в сфері управління якого перебу­ває підприємство, а також державній податковій інспекції — підприємствами в 10-денний термін.

Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії докуме­нтів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підля­гають збереженню.

Граничні терміни зберігання конкретних бухгалтерських документів в архіві підприємства наступні: