Главная | Обратная связь

Посадові інструкції бухгалтерів

Для чіткої організації виробництва, раціонального поділу і використання праці на підприємствах в установах та організаці­ях розробляють посадові інструкції.

Посадова інструкція — це документ, у якому зафіксовано функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи. По­садова інструкція сприяє правильному розподілу обов'язків між працівниками, дає змогу контролювати й оцінювати їх роботу. Складаючи посадові інструкції, необхідно керуватися нормами законів та іншими офіційними документами. Велику допомогу в цьому надає Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (затверджений наказом Міністерства праці та соціаль­ної політики України від 16 лютого 1998 р. № 24). Довідник містить кваліфікаційні характеристики різних посад, на основі яких керівники структурних підрозділів готують посадові інструкції для кожної посади. Для облікових працівників поса­дові інструкції готує головний бухгалтер.

Посадові інструкції погоджують з юристом, після чого їх за­тверджує керівник підприємства. До відома виконавців їх дово­дять під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Найменування посад працівників має відповідати виконуваній ними роботі. Перелік посад міститься в Державному класифіка­торі професій (ДКООЗ-95), який діє з 1 січня 1996 р. Розробляючи посадову інструкцію, вказують назву посади та її код згідно з класифікатором професій. Наприклад, посада "Начальник відділу охорони праці (код КП 1232)".

Якщо працівник виконує обов'язки різних штатних одиниць, то називати його посаду потрібно з урахуванням посадових обо­в'язків, які займають у працівника більшу кількість часу.

Посадові інструкції необхідно розробляти для посад, наявних на підприємстві, а не для конкретної особи, яка обіймає в певний час відповідну посаду. Якщо функціональні обов'язки працівни­ка не змінюються, то посадову інструкцію використовують трива­лий час, тобто без потреби її не змінюють протягом кількох років. Посадові інструкції зберігаються на підприємстві три роки після їх зміни.

Посадова інструкція, як правило, складається із чотирьох розділів: загальні положення; обов'язки; права; відповідальність.

Загальні положення. У цьому розділі вказують порядок при­йняття та звільнення працівника з посади, кваліфікаційні вимо­ги (рівень освіти, стаж роботи, уміння працювати з комп'ютером тощо), необхідні для виконання посадових обов'язків.

При розробці посадової інструкції працівника бухгалтерії перш за все потрібно звернути увагу на виконання завдань, пов'язаних з веденням бухгалтерського обліку.

Є посади "головний бухгалтер" і "бухгалтер". Головний бух­галтер — керівник структурного підрозділу. На великих фірмах зі значним обсягом роботи у підпорядкуванні головного бухгалте­ра є кілька бухгалтерів. Якщо для фірми достатньо мати одну штатну одиницю бухгалтера, то його називають "бухгалтер", але можна також назвати "головний бухгалтер", хоч у нього і немає підлеглих виконавців. Адже якщо у трудовій книжці працівника записано, що він працював головним бухгалтером, то йому стане легше знайти роботу, а якщо фірма оголошує, що вона шукає людину на посаду головного бухгалтера, то їй легше знайти претендента. Звичайно, для працівника, та й для фірми, краще мати посаду "головний бухгалтер", а не просто "бухгалтер". Головного бухгалтера та інших працівників бухгалтерії приймають на робо­ту і звільняють за наказом керівника підприємства.

Довідник кваліфікаційних характеристик професій праців­ників (далі — ДКХП) містить відповідні вимоги до професіоналів і спеціалістів бухгалтерського профілю.

Так, головний бухгалтер повинен мати повну вищу освіту відпо­відного напряму підготовки (магістр — спеціаліст), стаж бухгал­терської роботи за професіями керівників нижчого рівня: для магістра — не менше двох років, спеціаліста — не менше трьох років. До бухгалтерів нижчих рівнів кваліфікаційні вимоги менші.

Звичайно, власник може взяти на посаду бухгалтера громадя­нина, який не відповідає вимогам, передбаченим ДКХП. Ллє в інтересах господаря мати доброго бухгалтера, щоб роботи в бух­галтерії виконувалися вчасно і якісно.

Головний бухгалтер підпорядковується тільки керівнику під­приємства. Це потрібно зазначити у посадовій інструкції, тоді за наявності заступників керівника можна уникнути конфліктів управління. Співробітники бухгалтерії підпорядковуються безпо­середньо головному бухгалтеру.

Роботи у бухгалтерії мають виконуватися своєчасно. Тому в разі відсутності одного з бухгалтерів його заміщає інший, що потрібно передбачити у посадовій інструкції. У ній можна запи­сати також: працівник зобов'язаний виконувати інші функції, тимчасово покладені на нього розпорядженням головного бух­галтера.

У посадовій інструкції потрібно зазначити порядок приймання-передачі справ при призначенні та звільненні головного бух­галтера. ДКХП містить вимоги щодо знань головного бухгалтера. Він повинен знати: закони України, укази Президента України, постанови, розпорядження, рішення Кабінету Міністрів України, Національного банку України, Державної податкової адміністрації України з питань правових засад регулювання господарської діяль­ності підприємства, Положення (стандарти) бухгалтерського об­ліку та інші нормативно-правові акти Міністерства фінансів Украї­ни щодо порядку ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також методичні документи міністерств та інших центральних органів виконавчої влади щодо галузевих особ­ливостей застосування (положень) стандартів бухгалтерського обліку; технології виробництва продукції, порядок оформлення операцій та організацію документообігу за розділами обліку, фор­ми і порядок розрахунків, порядок приймання, зарахування на баланс, зберігання і витрачання коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, правила проведення інвентаризацій активів і зобов'язань; економіку, організацію виробництва, праці та управ­ління, податкову справу, основи цивільного права, трудове, фінан­сове, господарське законодавство.

Бухгалтер повинен знати: нормативні, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення бухгалтерського обліку і скла­дання фінансової звітності; облікову політику, систему регістрів бухгалтерського обліку, порядок і способи реєстрації інформації, правила документообігу і технологію оброблення облікової інфор­мації на підприємстві, План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підпри­ємств та організацій; систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності та контролю.

Обов'язки. У цьому розділі конкретно визначають функціо­нальні обов'язки працівника відповідно до кваліфікаційної харак­теристики посади. На малих підприємствах одна особа може ви­конувати роботи, передбачені для різних посад. Тоді в посадовій інструкції зазначають обов'язки, які має виконувати відповідний працівник, хоча вони можуть бути передбачені для інших близь­ких за змістом посад. Це оформляють наказом по підприємству.

Керуючись нормами закону, в посадовій інструкції головного бухгалтера визначають більш детальні обов'язки. Бухгалтеру за­бороняється приймати до виконання й оформлення документи за операціями, що суперечать законодавству. В посадовій інструкції можна записати, що якщо від керівника підприємства отримано розпорядження здійснити операцію, яка суперечить закону, го­ловний бухгалтер зобов'язаний письмово повідомити керівника про свої сумніви щодо законності операції і має право відмовити­ся від її виконання. Це відповідає Конституції України, в якій записано, що ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством (ст. 19 Конституції України).

Бухгалтеру забороняється повідомляти письмово або усно інформацію, що містить комерційну таємницю. Перелік такої інформації потрібно встановити наказом по підприємству.

Перелік обов'язків, що міститься у посадовій інструкції, вико­ристовують також у випадках звільнення працівника з ініціативи підприємства. Адже може виникнути потреба доказувати суду, що працівник не виконує своїх обов'язків, які передбачені посадовою інструкцією.

Права. У цьому розділі зазначають права працівника у межах виконання своїх обов'язків. Бухгалтер має право вимагати від керівників усіх підрозділів неухильно дотримуватися порядку оформлення та подання документів і звітності; розробляти і дава­ти пропозиції щодо облікової політики підприємства, застосуван­ня нормативних документів щодо організації бухгалтерського обліку, залучення кредитів тощо; бере участь у розробці заходів із запобігання нестачам і втратам, затвердженні змін до штатного розкладу, узгодженні проектів договорів, перевірках структурних підрозділів з дотримання порядку ведення обліку і контролю. Тут потрібно не забувати, що використання прав бухгалтера гарантує його право другого підпису на грошових, банківських та інших документах, договорах, формах фінансової, статистичної та по­даткової звітності тощо.

Відповідальність. В цьому розділі встановлюють відповідаль­ність працівника за виконання посадових обов'язків. Тут можна записати загальне формулювання, що працівник несе дисциплі­нарну, матеріальну та адміністративну відповідальність за вико­нання посадових обов'язків згідно з чинним законодавством.