 |
|
Техника личной работы
Под личными приемами труда следует понимать арсенал действий менеджера, позволяющий в процессе работы справиться с производственными задачами. Приемы личной работы руководителя можно поделить на формальные и неформальные. Когда говорят о формальных приемах, то имеют в виду прежде всего:
- планирование личной работы;
- организацию рабочего места.
Планирование личной работы руководителя(как ипланирование вообще) можно поделить на перспективное и текущее (оперативное).
Для перспективного планирования личной работы вполне приемлем следующий подход: любая организация имеет перспективный план работы (развития). Из этого плана следует выбрать дела, мероприятия, в которых руководитель считает необходимым принять личное участие по их организации и продвижению или взять под личный контроль ход их выполнения. Конечно же. в общих планах есть работы, которые предписаны тому или иному руководителю подразделения – они также должны быть включены в личный перспективный план работы. В ходе работы руководству, особенно высшему, могут открываться новые направления, перспективы, которые рано или поздно попадают в план.
Для оперативного планирования выбор дел диктуется текущим ходом событий. Для оперативных планов вполне подойдут ежедневники. Сейчас существуют самые разные формы их.
Для настольного плана работ на день (настольного ежедневника) желательны по крайней мере две части: первая – для дел, которые «привязаны» ко времени в течение дня (для этого каждому часу или получасу должна быть выделена строчка для записи, обычно с 8°°до 19°°), вторая – для дел, которые можно выполнить в течение дня. Достаточно поработать несколько месяцев, чтобы определить, сколько примерно дел приходится записывать на день. Каждое дело, поручение, как правило, связано с кем-то персонально, поэтому в таком плане лучше записать фамилию и краткий перечень вопросов, которые необходимо обсудить с этим человеком. Планы можно составлять вечером на следующий день или перед работой, корректируя их в течение дня.
Часто к руководителю обращаются с просьбами, или у него самого возникают мысли, когда он находится не за рабочим столом. Для этих случаев лучше иметь карманный вариант ежедневника или просто записную книжку. Где бы вы ни были: в кабинете или вне его – приучайте себя вести записи, список дел. Они не только гарантируют от забывчивости, но и освобождают от необходимости запоминать мелочи – «самые бледные чернила лучше самой яркой памяти». Конечно же, не всегда весь список дел может быть выполнен и некоторые из них приходится переносить на следующий день или даже более поздний срок. Некоторые руководители используют такой прием: дела, которые выполняют, вычеркивают прямой линией, а невыполненные ~ волнистой, что позволяет увидеть «результативность» дня. Кроме указанных двух частей плана, могут быть и другие. Например, небольшая часть листа может быть посвящена «делам будущего» или делам заместителей (подчиненных), которые руководитель хотел бы проконтролировать.
Организация рабочего местаменеджера включает в себя, прежде всего, оформление и оборудование рабочего кабинета, которые зависят от вкуса его хозяина и возможностей организации. Они решаются с учетом научной организации труда, советов консультантов и являются частью служебного этикета, его имиджевой функцией. Набор технических средств (телефоны, факсы, селекторная связь, компьютер, множительная техника и т.д.) диктуется интенсивностью потока информации и другими условиями. Особого внимания заслуживает рабочий стол руководителя. Все, что на нем находится, должно быть функционально оправдано. Вполне допустимы такие разделы (папки):
- документы и материалы к сегодняшним делам, которые записаны в плане;
- то же на ближайшие дни, которые требуют личного участия руководителя;
- далее папки для каждого заместителя (подчиненного) с вопросами, требующими контроля.
Для этих целей очень удобны лотки-этажерки.
Руководитель должен иметь номенклатуру своих дел и позаботиться о своем архиве.
Техника личной работы руководителя также включает в себя: порядок взаимодействия с секретарем, организацию служебных приемов, ведение телефонных разговоров, подготовку проведения деловых совещаний и т.д.
Перечисленные приемы можно считать формальными. Вместе с ними можно указать на неформальные, которые характеризуют сущностную картину поведения руководителя, его деловой стиль. К ним относятся:
1) способность ориентироваться на основную цель деятельности организации;
2) умение выбирать кратчайший путь к достижению цели;
3) оперативность в принятии решений;
4) гибкость в распорядительной деятельности;
5) личная организованность и собранность;
6) самостоятельность мышления, инновационный подход к делу, способность рисковать;
7) способность предвидения новых проблем, умение генерировать идеи;
8) стремление к повышению квалификации.
Наиболее часто встречающиеся недостатки, характерные для «слабого» типа менеджера:
G перенос решения на завтра. Внешний признак – кипа бумаг на столе. Мера борьбы – установить жесткие сроки решения вопросов;
G выполнение дел наполовину. Мера борьбы – сложные дела делить на части;
G стремление сделать все дела сразу. Это приводит к сумбурности в действиях. Мера борьбы – плановость и проработка приоритетов;
G стремление сделать все самому – первейший путь к неврозам. Необходимо помнить, что, как правило, направлять и контролировать работу других легче, чем делать самому;
G убеждение, что вы знаете все лучше всех. Чаще по сложным вопросам обращайтесь к специалистам;
G неумение разграничить функции. Необходимы четкие детализированные должностные инструкции;
G попытка свалить вину на других. Это признак незрелого руководителя. Необходим категорический запрет себе на такое поведение.
Перечисленные признаки делового руководителя перекликаются с требованиями к нему и нормами административной этики, но имеют и самостоятельное значение в качестве техники личной работы.