 |
|
Організація роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією
4.7.1. Діловодство та листування в ДПС України ведеться державною мовою, за винятком листування з іноземними державами.
4.7.2. Координація та методичне керівництво роботою працівників структурних підрозділів ДПС України, відповідальних за ведення діловодства, покладається на підрозділ адміністративно-господарського забезпечення.
4.7.3. Кореспонденція, що надходить на адресу ДПС України, у тому числі електронні документи (крім кореспонденції, яка містить інформацію, що становить державну таємницю, та документів, що реєструються в іншому порядку), в обов’язковому порядку проходить реєстрацію в підрозділі адміністративно-господарського забезпечення, який несе відповідальність за правильність реєстрації та дотримання порядку проходження кореспонденції.
Реєстрація документів здійснюється шляхом створення реєстраційно-контрольних карток в автоматизованій системі електронного документообігу (АСЕДО).
Порядок обліку, зберігання та поводження з кореспонденцією, яка містить інформацію, що становить державну таємницю, визначається Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року № 1561-12 із змінами.
Реєстрація документів за допомогою інших автоматизованих систем здійснюється згідно з порядками, визначеними нормативно-правовими актами, розпорядчими документами ДПС України, спільними з міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади розпорядчими документами, угодами тощо.
4.7.4. Після реєстрації і відповідного документального оформлення вхідної кореспонденції підрозділ адміністративно-господарського забезпечення (у день отримання вхідної кореспонденції) здійснює її попередній розгляд, готує проект резолюції документа з визначенням головного виконавця (відповідно до функціональних повноважень), співвиконавців, рівня контролю, змісту доручення, терміну виконання документа та передає на розгляд Голові ДПС України або першому заступнику (заступникам) Голови ДПС України відповідно до розподілу обов’язків.
Голові ДПС України відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, у папці з грифом „Невідкладно”.
За відсутності Голови ДПС України (відрядження, відпустка, хвороба тощо) вхідну кореспонденцію розглядає особа, яка тимчасово виконує його обов’язки.
4.7.5. На документі не повинно бути більш як однієї резолюції.
У випадку коли необхідно деталізувати порядок виконання документа, підрозділом адміністративно-господарського забезпечення готується проект резолюції із зазначенням конкретних завдань, відповідальних виконавців та термінів виконання.
4.7.6. Після розгляду керівництвом ДПС України вхідна кореспонденція повертається до підрозділу адміністративно-господарського забезпечення.
В день отримання вхідної кореспонденції від керівництва ДПС України підрозділ адміністративно-господарського забезпечення (згідно з резолюцією) передає вхідну кореспонденцію на розгляд керівникам структурних підрозділів ДПС України.
Розгляд вхідної кореспонденції керівництвом ДПС України та керівниками структурних підрозділів здійснюється невідкладно.
4.7.7. Листи, що надходять на адресу ДПС України від територіальних органів ДПС, крім відповідей на запити структурних підрозділів ДПС України, в обов’язковому порядку надаються на розгляд Голові ДПС України або його першому заступнику (заступникам) відповідно до розподілу обов’язків та відповідно до резолюції ставляться на контроль.
4.7.8. Службові документи, що готуються в ДПС України, повинні викладатися лаконічно, грамотно і зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
На документі, текст якого перевищує 4 рядки, обов’язково вказується заголовок, що відповідає його змісту, з метою прискорення процесу обробки документа (реєстрація, пошук тощо), а також здійснення контролю за його виконанням.
4.7.9. Вихідні службові документи ДПС України, які направляються за підписом Голови ДПС України, та листи ДПС України на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України обов’язково візуються відповідальним працівником підрозділу редагування.
4.7.10. У разі потреби (з метою недопущення зриву термінів виконання контрольного завдання) керівник (відповідальний виконавець) структурного підрозділу ДПС України має право під особисту відповідальність отримати вихідний номер ДПС України на документ та забезпечити „нарочно” його своєчасну доставку, зокрема документів, що направляються до:
Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади;
підприємств, установ, організацій та громадян у рамках „Урядового контактного центру”;
судових та правоохоронних органів, прокуратури, підприємств, установ, організацій, громадян з питань розслідування кримінальної справи, організації досудового слідства та здійснення відомчого контролю.
При цьому підрозділ адміністративно-господарського забезпечення при реєстрації цієї кореспонденції здійснює відповідний запис у реєстраційному журналі.
4.7.11.Проекти листів-відповідей, що готуються структурними підрозділами ДПС України на запити і звернення народних депутатів України, в обов’язковому порядку погоджуються з підрозділом обслуговування платників податків, за винятком листів-відповідей на запити, які стосуються кримінальних справ, що знаходяться в провадженні слідчих податкової міліції або органів дізнання.
4.7.12. Проекти листів на доручення Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Рахункової палати України, Мінфіну, інших центральних органів виконавчої влади, що містять інформацію щодо стану надходження податків, зборів (обов’язкових платежів) до бюджетів, стану розрахунків з бюджетом платників податків (цифровий матеріал), сум податкового боргу, сум надміру сплачених платежів, стану відшкодування ПДВ (у т.ч. у розрізі регіонів, видів економічної діяльності) тощо в обов’язковому порядку погоджуються з підрозділом прогнозування, аналізу, обліку та звітності.
4.7.13. Проекти листів, що містять вказівки (доручення) територіальним органам ДПС щодо організації роботи із виконання розрахункової бази надходжень в обов’язковому порядку погоджуються з підрозділом прогнозування, аналізу, обліку та звітності.
4.7.14. Проекти листів, що містять доручення, пропозиції тощо, реалізація яких потребуватиме витрат бюджетних коштів, в обов‘язковому порядку погоджуються з підрозділом фінансування, бухгалтерського обліку та звітності.
4.7.15. Копії проектів законів та нормативно-правових актів, які розроблені структурними підрозділами ДПС України і направлені Мінфіну, а також копії листів-відповідей стосовно зауважень і пропозицій до законопроектів з питань оподаткування, що направляються структурними підрозділами ДПС України на виконання дорученьКабінету Міністрів України, Адміністрації Президента України, комітетів Верховної Ради України та Мінфіну, в обов’язковому порядку надаються підрозділу обслуговування платників податків.