Формування і оформлення судової справи

28.2. На лицьовому боці обкладинки судової справи (матеріалів кримінального провадження) зазначається:

найменування суду;

єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження) та номер провадження відповідно до даних АСДС;

номер тому справи (матеріалів кримінального провадження) та загальна кількість томів, якщо томів справи (матеріалів кримінального провадження) більше одного;

прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа (матеріали кримінального провадження), норма закону відповідно до протоколу про адміністративне правопорушення, обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;

суб’єкт звернення за клопотанням про забезпечення заходів кримінального провадження, вид заходу забезпечення кримінального провадження, відомості про фізичну та/або юридичну особу, стосовно якої вирішується питання щодо забезпечення заходів кримінального провадження;

прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подала скаргу на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування, відомості про суб’єкта, дії чи бездіяльність якого оскаржуються, предмет оскарження;

прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника) у цивільній, адміністративній справі;

у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі – зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії – прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;

дата надходження справи (матеріалів кримінального провадження) до суду.

Лівий верхній кут обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) залишається вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

28.3. Для матеріалів кримінального провадження, які надійшли від органів досудового розслідування і надані суду за результатами проведення підготовчого судового засідання, може бути використана та обкладинка, в якій надійшли матеріали кримінального провадження, за умови її належної якості та цілісності. При цьому на обкладинці зазначається необхідна інформація згідно з пунктом 29.2 цієї Інструкції.

28.4. До матеріалів кримінального провадження, що надійшли до суду разом із обвинувальним актом, клопотанням про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотанням про звільнення від кримінальної відповідальності, документи підшиваються у такій послідовності:

бланк опису документів;

супровідний лист, разом із яким обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності надійшли до суду;

обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;

розписка про вручення копії обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру та реєстру матеріалів досудового розслідування;

клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності та письмова згода особи на звільнення від кримінальної відповідальності;

ухвала про призначення підготовчого судового засідання;

ухвала про призначення запасного судді відповідно до положень ст. 320 КПК;

копії повідомлень учасників судового провадження про дату підготовчого судового засідання;

клопотання учасників судового провадження, що надійшли у зв'язку з підготовчим судовим засіданням;

розписки про вручення пам’яток про процесуальні права та обов’язки;

журнал підготовчого судового засідання, реєстр матеріалів досудового розслідування, цивільного позову (якщо такі є);

ухвала за результатами підготовчого судового засідання;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами підготовчого судового засідання, розписки про їх отримання;

документи, що надійшли до суду на виконання ухвали за результатами підготовчого судового засідання, документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників судового провадження, та мають значення для кримінального провадження, судові рішення за результатами розгляду цих документів.

Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються у хронологічному порядку.

У разі фіксування перебігу підготовчого судового засідання технічними засобами або проведення підготовчого судового засідання в режимі відеоконференцзв’язку копія технічного носія в конверті із зазначенням на конверті об’єму фонограми носія приєднується (підклеюється) до правого внутрішнього боку обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

28.5. До матеріалів судового провадження, за клопотанням про забезпечення заходів кримінального провадження, документи підшиваються в такій послідовності:

бланк опису документів;

клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

документи, додані до клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

супровідний лист, разом із яким дане клопотання надійшло до суду;

документи і матеріали, що надійшли до суду під час розгляду клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

журнал судового засідання;

ухвала за результатами розгляду клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами розгляду клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження, розписки про їх отримання;

інші документи та матеріали у хронологічному порядку їх надходження.

У разі фіксування перебігу судового засідання технічними засобами або проведення судового засідання в режимі відеоконференцзв’язку, копія технічного носія приєднується до правого боку внутрішньої обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

28.6. До матеріалів судового провадження, за скаргою на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування, документи підшиваються в такій послідовності:

бланк опису документів;

скарга на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування;

документи, додані до скарги;

ухвала про відкриття провадження та призначення скарги до розгляду;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали про відкриття провадження і призначення скарги до розгляду, розписки про їх отримання;

документи і матеріали, що надійшли до суду під час розгляду скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування;

журнал судового засідання;

ухвала за результатами розгляду скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами розгляду скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування, розписки про їх отримання;

інші документи та матеріали в хронологічному порядку їх надходження.

У разі фіксування перебігу судового засідання технічними засобами або проведення судового засідання в режимі відеоконференцзв’язку копія технічного носія із зазначенням на конверті об’єму фонограми носія приєднується до правого внутрішнього боку обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

28.7. У разі відмови у відкритті провадження за скаргою або повернення скарги матеріали судового провадження підшиваються в такій послідовності:

бланк опису документів;

копія скарги;

копії доданих до скарги матеріалів;

ухвала про відмову у відкритті провадження або про повернення скарги;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали про відмову у відкритті провадження або про повернення скарги;

інші документи та матеріали у хронологічному порядку.

Копія ухвали про відмову у відкритті провадження або про повернення скарги невідкладно надсилається особі, яка її подала, разом зі скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

28.8. До матеріалів судового провадження за заявою про відвід документи підшиваються в такій послідовності:

бланк опису документів;

заява про відвід;

документи, додані до заяви про відвід;

копії повідомлень про виклик у судове засідання та розписки про їх отримання;

пояснення особи, якій заявлено відвід, або її заява про відмову від дачі пояснень;

журнал судового засідання;

ухвала за результатами розгляду заяви про відвід;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами розгляду заяви про відвід;

інші документи та матеріали у хронологічному порядку.

Після розгляду заяви про відвід сформовані матеріали судового провадження за заявою про відвід приєднуються до матеріалів судової справи, в якій було заявлено відвід.

28.9. Матеріали цивільної чи адміністративної справи підшиваються в хронологічному порядку їх надходження до суду чи формування в суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, розпочатого на лівому внутрішньому боці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору;

позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо її форми чи змісту позивачем, заявником усунуто);

конверт, в якому надійшла позовна заява;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто – ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків);

супровідний лист про направлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;

позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла у порядку усунення недоліків (у разі якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо її форми чи змісту позивачем, заявником усунуто);

документи, додані до позовної заяви;

конверт, в якому надійшла позовна заява;

ухвала про відкриття провадження у справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, постановлені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

документи і матеріали, що надійшли до суду під час підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

інше листування (у хронологічному порядку).

28.10. Матеріали цивільної справи позовного, окремого провадження та адміністративної справи за загальним правилом підшиваються у хронологічному порядку.

Послідовність формування документів у матеріалах справи з моменту надходження позову/заяви до суду:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, розпочатого на лівому внутрішньому боці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору, документи, подані на усунення недоліків згідно з ухвалою про залишення позовної заяви/заяви окремого провадження без руху;

позовна заява/адміністративний позов/заява окремого провадження (далі – заява) з відміткою про авторозподіл, у тому числі первинна заява у разі, якщо заяву було залишено без руху для усунення недоліків її форми чи змісту;

документи, додані до заяви, у тому числі у разі подання разом із заявою заяви про забезпечення позову та/або доказів;

у разі надіслання заяви до суду поштою – конверт, в якому надійшла заява, та додані до неї документи.

Якщо заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто:

ухвала про залишення заяви без руху, супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення заяви без руху та повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка з даними про її одержання позивачем/заявником чи їх представником;

документи, надані позивачем/заявником на усунення недоліків (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, які підшиваються відповідно до абзацу четвертого цього пункту), зокрема:

виправлена заява – у разі, якщо недоліки усунуто шляхом подання позивачем/заявником виправленої за формою та змістом заяви;

інші документи, подані на усунення недоліків;

у разі надіслання документів до суду поштою – конверт, в якому надійшли документи на усунення недоліків.

У цивільних справах позовного провадження – дані про звернення суду до відповідного органу реєстрації місця перебування та місця проживання фізичної особи або до Єдиного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців щодо місцезнаходження юридичної особи, зокрема:

запит суду щодо надання інформації;

дані, які надійшли на запит суду про зареєстроване місце проживання (перебування) відповідача – фізичної особи або місцезнаходження юридичної особи;

конверт – у разі надходження даних поштою;

ухвала про відкриття провадження у справі;

копія судової повістки про виклик згідно з ухвалою про відкриття провадження у справі у попереднє судове засідання або у судове засідання, якщо попереднє судове засідання у справі не призначалося. З такою судовою повісткою особам у справі направляються копія заяви з додатками та копія ухвали про відкриття провадження у справі, про що зазначається у змісті судової повістки;

заяви про забезпечення позову чи доказів, які надішли після відкриття провадження у справі;

журнал судового засідання та ухвала суду з розгляду заяви про забезпечення позову, супровідний лист про надіслання копії ухвали особі, щодо якої вжито заходи із забезпечення позову;

копія судової повістки–повідомлення про призначене судове засідання з розгляду заяви про забезпечення доказів; якщо судове засідання з розгляду заяви відбулося раніше судового/попереднього судового засідання з розгляду справи, повідомлення про вручення поштового відправлення або розписки з даними про одержання повідомлення, журнал судового засідання та ухвала суду з розгляду заяви про забезпечення доказів, супровідний лист про надіслання копії ухвали особі, на яку покладено її виконання;

усі інші документи, які надходять до матеріалів справи після відкриття провадження у справі, приєднуються та підшиваються до матеріалів справи у хронологічному порядку;

повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання особами документів та судових викликів у справі (а в разі повернення поштового відправлення з даними про невручення особам документів та судових викликів у справі) підшиваються до справи у хронологічному порядку;

повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання особами документів та судових викликів у справі, які надійшли до суду перед судовим засіданням, підшиваються до матеріалів справи перед журналом судового засідання;

документи, які подані або надійшли через канцелярію суду, підшиваються до матеріалів справи за резолюцією судді або після вирішення судом питання про їх прийняття в судовому засіданні;

докази та інші документи, приєднані до справи в судовому засіданні, підшиваються перед журналом судового засідання у хронологічному порядку;

журнал судового засідання;

у разі якщо судове засідання відкладено або в судовому засіданні оголошено перерву, після журналу судового засідання до матеріалів справи підшиваються розписки з даними про повідомлення осіб у справі, які брали участь у судовому засіданні, що закінчилося, про дату, час та місце наступного судового засідання та копії судових повісток про виклик до суду в наступне судове засідання осіб у справі, які не брали участі у судовому засіданні, що закінчилося, а також свідків у разі вирішення в судовому засіданні, що закінчилося, питання про їх виклик у наступне судове засідання;

у разі якщо судове засідання закінчилося оголошенням судового рішення, яким закінчено розгляд справи (рішення суду, постанова суду, ухвала суду про закриття провадження або про залишення позову/заяви без розгляду), після журналу судового засідання підшиваються оголошені судові рішення, у тому числі в разі проголошення вступної та резолютивної частин рішення або постанови суду;

у разі якщо судове засідання закінчилося оголошенням кількох судових рішень, оформлених окремим документом (ухвала і рішення або ухвала і постанова), судові рішення підшиваються до справи після журналу судового засідання в міру їх оголошення;

у разі якщо після оголошення ухвали суду, оформленої окремим документом, судове засідання було продовжено, ухвала суду підшивається перед журналом судового засідання у хронологічному порядку вчинених у судовому засіданні процесуальних дій;

розписки осіб у справі, присутніх при оголошенні судового рішення, про одержання копії оголошеного судового рішення та/або супровідний лист про надіслання особам, які не були присутні при його проголошенні, копії судового рішення, повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання копії судового рішення;

у разі якщо в судовому засіданні проголошено вступну та резолютивну частини рішення/постанови суду, після вступної/резолютивної частини рішення/постанови суду до матеріалів справи підшивається розписка осіб у справі, які були присутні при проголошенні, про одержання рішення/постанови суду з викладом вступної та резолютивної частин;

повний текст рішення/постанови суду; супровідний лист про надіслання повного тексту особам, які не були присутні при проголошенні вступної та резолютивної частин; повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання повного тексту рішення/постанови суду;

інші документи у справі підшиваються в хронологічному порядку їх надходження до суду чи формування у суді.

28.11. Матеріали цивільної справи у порядку наказного провадження підшиваються в такій послідовності:

бланк опису документів;

документи, що підтверджують сплату судового збору, документи, подані на усунення недоліків згідно з ухвалою судді про залишення заяви без руху;

заява про видачу судового наказу (далі – заява), з відміткою про авторозподіл, у тому числі первинна заява у разі, якщо заяву було залишено без руху для усунення недоліків її форми чи змісту;

документи, додані до заяви про видачу судового наказу;

у разі надіслання заяви до суду поштою – конверт, в якому надійшла заява та додані до неї документи;

якщо заяву було залишено без руху і недоліки усунуто:

ухвала про залишення заяви без руху, супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення заяви без руху та повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка з даними про її одержання заявником чи його представником;

документи, надані заявником на усунення недоліків (крім документів, що підтверджують сплату судового збору), зокрема:

виправлена заява у разі, якщо недоліки усунуто шляхом подання заявником виправленої за формою або змістом заяви;

інші документи, подані на усунення недоліків;

у разі надіслання документів до суду поштою – конверт, в якому надійшли документи на усунення недоліків;

дані про звернення суду до відповідного органу реєстрації місця перебування, місця проживання фізичної особи–боржника або до Єдиного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців щодо місцезнаходження юридичної особи–боржника, зокрема:

запит суду щодо надання інформації;

дані, які надійшли на запит суду про зареєстроване місце проживання (перебування) фізичної особи або місцезнаходження юридичної особи;

конверт – у разі надходження даних поштою;

ухвала про відкриття наказного провадження у справі;

судовий наказ;

супровідний лист про надіслання боржнику копії судового наказу та копії заяви разом із копіями доданих до неї документів;

повідомлення по вручення поштового відправлення або розписка з даними про одержання боржником документів, у тому числі копії судового наказу.

Другий примірник судового наказу до матеріалів справи не підшивається, зберігається у матеріалах справи до набрання судовим наказом законної сили і видачі його стягувачу під розписку, яка приєднується до матеріалів справи.

28.12. У разі надходження заяви про скасування судового наказувона підшивається до матеріалів справи наказного провадження.

Якщо заяву було залишено без руху і недоліки усунуто:

ухвала про залишення заяви без руху, супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення заяви без руху та повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка з даними про одержання копії ухвали заявником чи його представником;

документи, надані заявником на усунення недоліків, у тому числі виправлена заява у разі, якщо недоліки усунуто шляхом подання заявником виправленої за формою або змістом заяви;

інші документи, подані на усунення недоліків;

у разі надіслання документів до суду поштою – конверт, в якому надійшли документи на усунення недоліків;

у разі залишення заяви без розгляду – ухвала про залишення заяви без розгляду та копія супровідного листа про надіслання не пізніше наступного дня після постановлення ухвали боржнику копії такої ухвали;

у разі прийняття заяви до розгляду – судова повістка–виклик стягувачу та боржнику про дату, час і місце розгляду судом заяви, з якою стягувачу та боржнику направляються копії ухвали про прийняття заяви до розгляду та стягувачу – копія заяви з копіями доданих до неї документів, і про що має бути зазначено в тексті повідомлення;

ухвала за наслідками розгляду заяви або судовий наказ про зміну судового наказу;

супровідний лист про надіслання копії ухвали чи судового наказу.

Повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання особами документів та судових викликів у справі підшиваються до справи у хронологічному порядку.

28.13. Матеріали справи, в якій позовну заяву/заяву окремого провадження (далі – заява) було залишено без руху, недоліки позивачем/заявником не усунуто, заяву визнано неподаною та повернуто позивачу/заявнику, підшиваються в такій послідовності:

бланк опису документів;

ухвала про залишення заяви без руху;

ксерокопія заяви;

конверт, в якому надійшла заява;

супровідний лист про надіслання ухвали про залишення заяви без руху позивачеві/заявнику;

повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про одержання поштового відправлення;

ухвала про повернення заяви як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист про надіслання позивачеві/заявнику копії ухвали про повернення заяви;

до набрання ухвалою законної сили – оригінал заяви з доданими до неї документами в одному примірнику, які після набрання законної сили ухвалою про повернення заяви вишиваються зі справи для надсилання позивачу/заявнику;

повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про одержання копії ухвали про повернення заяви;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про повернення заяви з відміткою про набрання ухвалою чинності та заяви з усіма доданими до неї документами; повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про їх одержання;

інше листування у хронологічному порядку.

28.14. Матеріали заяви про забезпечення позову, яка надійшла до подання позовної заяви та у передбаченому відповідним процесуальним законодавством порядку була залишена без руху для усунення недоліків і повернута у зв’язку з їх неусуненням, формуються у визначеному вище порядку.

28.15. Матеріали заяви, які надійшли після відкриття провадження у справі та у передбаченому відповідним процесуальним законодавством порядку були залишені без руху для усунення недоліків і повернуті у зв’язку з їх неусуненням, підшиваються до матеріалів справи у визначеному вище порядку, за винятком ксерокопії заяви, яка підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про залишення без руху.

28.16. У разі відмови у відкритті провадження у справі, або повернення позовної заяви/заяви окремого провадження (далі – заява) з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків заяви, яку залишено без руху, матеріали справи підшиваються в такій послідовності:

бланк опису документів;

ухвала про відмову у прийнятті заяви або про повернення заяви;

ксерокопія заяви;

конверт, в якому надійшла заява;

супровідний лист про надіслання позивачеві/заявникові копії ухвали про відмову у відкритті провадження або про повернення заяви у зв’язку з непідсудністю цьому суду та оригіналу заяви з усіма доданими до неї документами; повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про їх одержання;

у разі повернення заяви з інших підстав, ніж у зв’язку з непідсудністю заяви цьому суду, до набрання ухвалою законної сили – оригінал заяви з доданими до неї документами в одному примірнику, які після набрання законної сили ухвалою про повернення заяви вишиваються для надсилання позивачу/заявнику;

повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про вручення копії ухвали;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про повернення заяви з відміткою про набрання чинності ухвалою та заяви з усіма доданими до неї документами;

повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про одержання;

інше листування у хронологічному порядку.

28.17. Оригінали документів, що підшиваються до судової справи (матеріалів кримінального провадження), мають бути у справі (матеріалах кримінального провадження) в одному примірнику, якщо інше не передбачено законодавством.

Особам у справі (провадженні), а також у передбачених законодавством випадках особам, які не брали участі у справі (провадженні), видаються завірені копії судових рішень виключно у передбачених законодавством випадках.

Копія судового рішення має бути позначена як копія і завірена підписами судді та секретаря з проставленням відбитку гербової печатки суду із зазначенням дати її оформлення або видачі. Також на копії судового рішення робиться відмітка про дату набрання судовим рішенням законної сили чи про не набрання.

Копії судових повісток (судових повідомлень),копії супровідних листів суду підшиваються до матеріалів справи (кримінального провадження).

28.18. Контрольне провадження – копії матеріалів справи (кримінального провадження), сформовані в окрему обкладинку, із зазначенням усіх реквізитів справи (матеріалів кримінального провадження), найменування суду, номера справи, номера провадження, назви сторін, суті спору, дати надходження тощо у передбачених законодавством випадках апеляційного оскарження судового рішення до апеляційного суду.

Матеріали контрольного провадження формуються з матеріалів справи (кримінального провадження) у такій же послідовності, як при формуванні справи (матеріалів кримінального провадження), документи, що приєднуються до матеріалів контрольного провадження у хронологічному порядку їх надходження до суду чи формування в суді, і мають містити:

бланк опису документів;

завірені копії документів, які були предметом розгляду та на підставі яких було постановлено оскаржуване судове рішення;

завірену копію супровідного листа, яким обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру або клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності направлені до суду;

завірену копію журналу судового засідання та копії матеріалів, які стосуються оскаржуваної ухвали;

ксерокопію судового рішення, що оскаржується;

оригінал апеляційної скарги з додатками.

Контрольне провадження після повернення з апеляційного суду приєднується до матеріалів справи.

28.19. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

28.20. Усі аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється;

аркуші справи (матеріалів кримінального провадження), розділеної на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстративні документи нумеруються на їх зворотному боці у верхньому лівому куті;

якщо до справи (матеріалів кримінального провадження) долучений конверт із документами, на ньому зазначається, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується порядковим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то про їх наявність зазначається в засвідчувальному написі (Додаток 20);

аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо;

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з українським алфавітом ("а", "б", "в", "г", "ґ" і далі), а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша, починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: цифрами і літерами – кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, інші особливості.

Засвідчувальний напис складається відповідальним працівником (особою) апарату суду із зазначенням посади та дати складення напису.

28.21. У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі (матеріалах кримінального провадження). Опис документів може бути здійснено чи розпочато на лівому внутрішньому боці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

28.22. До опису документів під номерами в порядку їх зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документу (конверту).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. У разі відсутності документа зазначається причина (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження), із зазначенням біля підпису свого прізвища.

28.23. На правому внутрішньому боці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) обов'язково заповнюється довідковий лист,в якому робляться відмітки про всі проведені дії (дату відкриття провадження, вручення повісток, копій обвинувального акта, вироку, рішення, розпоряджень про виклик присяжних, витребування документів, звернення до виконання судових рішень, заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, карток обліку сум шкоди, завданої злочином, тощо).

28.24. У процесі подальшого надходження документів справа (матеріали кримінального провадження) продовжує формуватися у хронологічному порядку надходження документів до суду.

28.25. Справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожний том справи (матеріалів кримінального провадження) оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

28.26. Усі матеріали підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження) нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату А5) проколів голкою.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, не допускається.

28.27. Нерозглянуті судові справи, а також заяви, за якими не вирішено питання про відкриття провадження, у тому числі які залишені без руху для усунення недоліків, зберігаються у сейфі головуючого судді.

28.28. Формування судових справ, матеріалів кримінального провадження, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень і судове провадження в яких розпочато місцевим судом, в апеляційному суді продовжується з дотриманням вимог цієї Інструкції.

У такому ж порядку здійснюється формування судової справи у разі її витребування судом касаційної інстанції.

Супровідний лист, з яким судова справа, матеріали кримінального провадження надійшли до апеляційного суду, підшивається до справи, після чого підшиваються у хронологічному порядку надходження до суду чи виготовлення в суді інші документи, якщо інше не зазначено в Інструкції.

28.29. Судові справи (матеріали кримінального провадження), судове провадження в яких розпочато в апеляційному суді як у суді першої інстанції, формуються у порядку, визначеному цією Інструкцією.