 |
|
І. Загальні положення
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в територіальних органах
Державної служби України з надзвичайних ситуацій
І. Загальні положення
1. Типову інструкцію з діловодства в територіальних органах Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі – Типова інструкція) розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади".
Ця Типова інструкція встановлює загальні положення документування управлінської інформації та організації роботи з документами в територіальних органах Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі – установи) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом; за зверненнями громадян; запитами на інформацію визначаються окремими нормативно–правовими актами.
3. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства ( далі – інструкції установ), що розробляються відповідно до цієї Типової інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно–розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти).
4. Відповідальність за організацію діловодства в установах несуть їх керівники.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у актах та дорученнях Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - ДСНС України), актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, погодження проектів нормативно–правових актів відповідають заступники керівника згідно з розподілом функціональних обов'язків.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах установ відповідають їх керівники.
5. Організація діловодства в установах покладається на їх структурні підрозділи (відділи, сектори) діловодства (документального забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо. Якщо в установі за штатним розписом не передбачено відповідний структурний підрозділ, то ведення діловодства покладається на спеціально призначену особу (далі – служба діловодства).
6. Основними завданнями служби діловодства є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем та методичне керівництво і контроль за дотриманням в установленому порядку роботи з документами у структурних підрозділах установи.
7. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:
розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ установи за погодженням відповідним державним архівом;
здійснює реєстраціюта веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву установи (далі – архів установи);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкції з діловодства установи, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в установі та на підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
проводить регулярно перевірку стану діловодства у структурних підрозділах установи, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно–телекомунікаційної системи діловодства в установі;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
із впровадженням електронного документообігу, забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства;
веде облік печаток і штампів установи;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи (якщо не передбачено іншого порядку).
8. Організація діловодства у структурних підрозділах установи покладається на спеціально визначену для цього особу (із зазначенням виконання відповідних обов’язків у посадовій інструкції).