 |
|
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
258. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до НАФ або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.
259. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі утворюється постійно діюча експертна комісія.
260. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за ведення діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи (особи відповідальної за архів).
261. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву установи, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Відповідно до статей 8, 31, 42 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (далі – Закон), а також пунктів 4.5, 5.3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 №16 (із змінами) (далі – Правила роботи архівів) у випадку встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт (додаток 26) про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі архівних документів та інших порушеннях законодавства про НАФ та архівні установи, несуть відповідальність згідно із Законом.
З метою недопущення неправильного формування справ, при здійсненні експертизи цінності документів, включених до такої справи проводиться поаркушний перегляд усіх документів справи, переформування справи відповідно до строків зберігання документів та вносяться відповідні зміни до номенклатури справ.
262. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із строками зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.
263. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 27).
264. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, розглядаються ЕК установи одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК відповідного державного архіву. Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи.
Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання розглядаються ЕК установи та подаються на схвалення до ЕК ДСНС України.
265. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається на справи всієї установи. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ
266. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
267. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та по особовому складу.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.
268. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою (додаток 28) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи (особи відповідальної за архів).
269. Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та по особовому складу структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П – 2011; 5 Т – 2011; 5 ОС – 2011.
270. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);
графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
271. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
272. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи за цей рік див. також у розділі за ______ рік, № ____".
273. Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства, з архівом установи і затверджується керівником структурного підрозділу.
274. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
275. На підставі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу (додатки 29-31).
276. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК установи в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву. Другий - зберігається як недоторканний в архіві установи. Третій та четвертий примірники опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи.
277. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК установи описи направляються для схвалення до ЕК ДСНС України. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником установи. Перший примірник зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю до ДСНС України.
278. Зведені описи справ з особового складу складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи. Один примірник зведеного опису подається до відповідного державного архіву.
279. Архів установи зобов'язаний описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, по особовому складу через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.
Документи тривалого (понад 10 років) зберігання та по особовому складу зберігаються в архіві установи.Оформлення справ
280. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
281. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
282. Справи з грифом "Для службового користування", особові та справи постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять накази, рішення, доручення тощо), документи тимчасового зберігання, сформовані у справи повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис (додаток 32) документів у справі.
283. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання (додаток 33) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
284. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ________ роки".
285. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
286. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи – номер опису і фонду.
287. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
288. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Передача справ до архіву установи
289. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, по особовому складу через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву установи за рішенням її керівника.
290. Передача справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
291. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
292. Приймання – передача кожної справи здійснюється працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
293. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву установи за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві установи.
294. Справи, що передаються до архіву установи, повинні бути зв'язані належним чином.
295. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, складає підсумковий запис до номенклатури справ, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Якщо функції ліквідованого (реорганізованого) структурного підрозділу передаються іншим структурним підрозділам, справи, які містять документи, що стосуються виконання переданих функцій, передаються за актом приймання-передавання до відповідного структурного підрозділу. Зазначений акт складається у двох примірниках, погоджується з керівником служби діловодства та затверджується керівниками структурних підрозділів, який передав справи та який прийняв справи. Один примірник акта зберігається у структурному підрозділі, який прийняв справи, а другий – у службі діловодства установи. На підставі акта у номенклатурі справ структурного підрозділу, який передав справи, робляться відповідні записи про передавання справ, а до номенклатури справ структурного підрозділу, якому передано справи, вносяться відповідні доповнення. У разі зміни (звільнення) керівника (особи відповідальної за діловодство) структурного підрозділу установи, документи (справи), що знаходяться в діловодстві структурного підрозділу передаються за актом (додаток 34), другий примірник якого передається до архіву установи.
Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до НАФ, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
_____________________________
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЦЕПК
Державної архівної служби України
25.12.2013 № 9