Здавалка
Главная | Обратная связь

Інформаційна (директивна або інструктивна)

Нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та наступного їх обговорення. Доцільно ознайомити учасників із новою інформацією завчасно (у писемній формі), а час наради використати для обговорення та прийняття конкретних рішень.

ОперативнаНарада передбачає охоплювати такі етапи управління: збір інформації, її опрацювання та прийняття рішення без скликання всіх учасників у певному місці. Для цього використовують як традиційні засоби зв'язку (телефон, селектор, радіо), так і новітні (комп'ютерну мережу). Час інформації з місць, послідовність викладу та його тематика повинні бути чітко регламентовані.

Дискусійна (полемічна)Нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо. Цей найдемократичніший вид нарад продукує найбільш ефективні та конструктивні рішення важливих проблем.

Виробничі (службові)[Наради доцільніше планувати на другу половину дня — на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Засідання й наради громадських об'єднань, комісій та ін., як і будь-яка громадська робота, проводяться лише в позаробочий час.Якщо графік та умови проведення планових нарад відомий учасникам заздалегідь, то позапланові, термінові наради обов'язково вимагають завчасного попередження про місце, тематику, дату, час початку й закінчення та склад учасників.Мети наради буде досягнуто за умов сумлінної підготовки до неї всіх учасників та правильно організованого ходу засідання.

Переговори — це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежні інтереси.Переговори призначені для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками (у формі різних пропозицій відносно рішення поставленої на обговорення проблеми) одержати угоду, що відповідає інтересам обох сторін і досягти результатів, які задовольняють усіх його учасників.

12,основні правила ділового спілкування.1)пунктуальність-шанобливе ставлення до інших»2)не багатослівність»3)шанобливо ставитись до думки партнерів і колег»4)не менш важливо писати і говорити правильною мовою»5)знати мету спілкування»6)самоконтроль»7)знати правила ведення ділової бесіди.

13,Мовленнєвий етикет.-сукупність правил мовної поведінки,які репрезентують в мікросистемі нац..-спецмфічних стійких формул і виразів у ситуаціях установлення контакту зі співбесідником, підтримки спілкування в доброзичливій тональності.

14,Правила спілкування фахівця при проведенні зустрічей, переговорів, прийомів. По телефону.Ділова телефонна розмова Перш ніж телефонувати у важливій справі, треба спочатку добре обміркувати можливий перебіг майбутньої розмови. Треба уявити собі людину, з якою доведеться спілкуватися, і бесіду будувати, враховуючи її особливості. До того ж треба зважати на те, ви обмежені в часі. вичайно, телефонну розмову спланувати досить важко, особливо з незнайомим абонентом. Ми не бачимо співрозмовника, нам не відомі його жести, міміка. Ми лише чуємо його голос, орієнтуємося на інтонацію та паузи. До того ж розмова обмежена в часі (3-5 хвилин). Занадто довгі телефонні розмови послаблюють інтерес та увагу. Спілкування за допомогою телефону може утруднюватися через навколишній шум, дефекти мови, сильний голос, невідповідний тон співрозмовника. Тому слід говорити виразно, спокійно. радиційно телефонна розмова складається з таких елементів:- момент встановлення зв’язку (взаємне відрекомендування);- виклад суті справи (уведення в курс справи, постановка питання, обговорення ситуації, відповідь);- закінчення розмови. Момент встановлення зв’язку.Перші фрази – засіб відрекомендування сторін. Особа, яка знімає слухавку, називає себе відразу: Виклад справи.Слід намагатися стисло передати зміст питання, дати конкретні відповіді. Обговорення певної ділової ситуації – найдовший за часом етап телефонної розмови Закінчення розмови.Закінчувати розмову мусить той, хто телефонує. У телефонному спілкуванні керівника важливу роль відіграє його секретар, оскільки саме секретар установлює контакт з абонентом, тому він повинен знати правила спілкування телефоном, дотримуватись мовленнєвого етикету.

15,терміни і термінологіяТе́рмін — слово або словосполучення, застосоване для позначення деякого поняття.терміноло́гія — це:

 

1. Сукупність термінів, тобто слів або словосполучень, що висловлюють специфічні поняття з певної галузі науки, техніки чи мистецтва, а також сукупність усіх термінів, наявних у тій чи іншій мові. Від звичайних слів терміни відрізняютьсяточністю семантичних меж.

2. Розділ лексикології, який вивчає терміни різних галузей знань.

16,лексика за сферою вживання. Слова характеризуються також сферою їх уживання. Слова, що їх розуміють і вживають усі носії української мови незалежно від місця проживання і роду занять, називаються загальновживаними(рука, книга, великий, чотири, читати, близько). Саме наявність загальновживаних слів забезпечує існування мови будь-якого народу як єдиної цілості.У лексиці української мови є і слова обмеженого вживання. Одні з них використовуються лише у певній місцевостіЦе — діалектні
слова, або діалектизми. Є слова, що вживаються лише людьми певних професій або ж позначають особливості їх діяльності. Це — професійні слова, або професіоналізми.

 

17.термінологічна і професійна лексика її відмінність від загальновживаної.загальновживані слова широко застосовуються у мові для спеціальних цілей.Вони допомагають вести спілкування більш ефективно. Будь який текст не може не включати загальновживану лексику яка викор. У універсальному значенні..Головним для термінології залишається поняття норм, нормативних вимог. Перш за все це точність . Термін відображає ознаки , відрізняють одне поняття від іншого. Найбільш точні терміни це ті, в структурі яких чітко вказаний зміст та головні ознаки поняття. Це одна з головних відмінностей між термінами та загальновживаними словами. По-друге, відсутність синонімів. По-третє, значення терміна не може збігатися чи перетинатися зі значенням іншого терміна. По-четверте, термін повинен бути незалежним від контексту.По-п»яте – короткість або стислість. Вони взаємодіють між собою, але дещо відрізняються одна від одної, без обох видів лексики неможливе функціонування будь якого спеціалізованого типу тексту, дискусії та ін..

18,Типи термінологічних словників(відповідно до фаху) Термінологічний словник - один із різновидів лінгвістичного словника, у якому подано термінологію галузі (кількох галузей) знань. Теорією і практикою укладання словників займається термінологічна лексикографія. Розроблення загальної класифікації документів є одним із провідних напрямків документознавства, класифікація термінологічних словників розглядається в колі проблематики термінографії.Термінологічні словники, відображаючи лексику спеціальної сфери, мають чітко окреслене функційне призначення - відображати поняттєво-термінологічний апарат різних галузей науки й техніки та забезпечувати наукову, навчальну, виробничу діяльність. Це зумовлює критерії відбору термінологічного матеріалу за читацькою адресою. Термінологічні лексикографічні праці призначено широким коламнауковців, викладачів, студентів усіх спеціальностей або певної спеціальності, аспірантів, слухачів підготовчих відділень, слухачів системи підвищення кваліфікації, учнів, науково-технічних працівників. Однак існують словники, які виникли як наслідок спостереження за професійною лексикою окремих категорій фахівців чи угруповань мовців.

19,складні випадки слововживання.Пароніми та омоніми.Слова української мови поділ. На однозначні(мають одне значення) і багатозначні(слово може мати одне або кілька лексичних значень. Омоніми – це слова різні за значенням, але однакові за звучанням і написанням. Наприклад: коса (зачіска і знаряддя праці), марка (поштовий знак і грошова одиниця), джин (алкогольний напій і назва злого або доброго духу з міфології). Омоніми, на відміну від багатозначних слів, не мають значеннєвої єдності. У тлумачних словниках значення багатозначних слів значаться в одній словниковій статті, а значення омонімів – у різних. Пароніми – це слова, близькі за звуковим складом і вимовою, але різні за значенням. Наприклад: калина – малина, гриб - грип, коса – роса, додолу – додому.

20,багатозначні слова і контексти. Синонімічний вибір слова. Багатозначними називаються слова, які вживаються з двома або кількома значеннями. Із розвитком мови слово, первісно однозначне, може набувати нових значень. Це відбувається тому, що два і більше предмети чи явища можуть мати спільні ознаки й отримати однакову назву. Так, спадщиною називають “майно і т. Ін., що переходить після смерті його власника до іншої особи”. При перенесенні назви в інтелектуальну, культурну, матеріально-побутову сфери людської діяльності слово набуває значення “явища культури, науки, побуту і т. ін., що залишилися від попередніх часів, від попередніх діячів”. Як бачимо, між наведеними значеннями слова відчувається тісний смисловий зв’язок. Їх об’єднує уявлення про реалію, яка перейшла у користування до наступників. Отже, всі значення багатозначного слова пов’язані між собою спільною семантикою, тобто мають спільний значеннєвий елемент. Основне, номінативне значення слова називається прямим. Воно зрозуміле в контексті й поза текстом. У наслідок переосмислення прямого значення і використання його для позначення інших предметів, явищ, ознак позамовної дійсності виникає переносне значення. Останнє можна витлумачити тільки в контексті або у сполученні з іншими словами. Наприклад, у словосполученні розбудовувати хату дієслово вжито у прямому значенні – йдеться про розширення, зростання у висоту, довжину і т.д. В українській мові розбудовувати передає також зміст “розвивати, зміцнювати”: розбудовувати національну культуру –переносне значення. Слова, які мають близьке або тотожне значення, але відрізняються звучанням, називаються синонімами. Синонімія (явище, подібності змісту при відмінності у формі) ґрунтується на здатності позначати предмет, ознаку, дію тощо кількома словами. Синонімічні назви різняться здебільшого відтінками значення, емоційно-експресивними чи стилістичними можливостями, здатністю сполучатися з певними словами в тексті. Наприклад: захищати, боронити, відстоювати, обстоювати; ґрунтуватися базуватися, основуватися, будуватися. Залежно від характеру додаткових значень чи відтінків синоніми поділяються на кілька груп.Абсолютними називають синоніми, що не відрізняються ні значеннєвими, ні стилістичними відтінками: алфавіт – абетка, відсоток – процент, майдан – площа Ідеографічні (понятійні), або семантичні синоніми, означаючи те саме поняття, частково відрізняються своїми значеннями. З-поміж синонімів звернення – відозва – заклик – прокламація – апеляція – послання перше слово має найзагальніше значення. Стилістичні синоніми означають одне поняття, але відрізняються додатковими емоційно-експресивними відтінками, які зумовлюють уживання слів у тих чи інших стилях. Наприклад, дієслово повідомити – нейтральне, воно позбавлене якихось емоційно-оцінних відтінків, а тому вживається в усіх стилях мови (тобто є між стильовим). Возвістити використовується в художніх, публіцистичних текстах для вираження урочистості, піднесеності. Семантико-стилістичні синоніми відрізняються і значеннєвими відтінками й емоційно-експресивним забарвленням: ходити (стилістично нейтральне слово),походжати, ступати (поважний, урочистий рух), простувати (упевнений рух у визначному напрямі), чвалати (розмовне слово на позначення утрудненого різними обставинами руху), перти (просторічна назва нестримного руху).

21,складноскорочені слова,абревіатури та графічні скорочення. Складноскорочені слова, утворені з початкових букв або звуків, пишуться (незалежно від написання словосполучення) з великої букви: гідроелектростанція - ГЕС, спільне підприємство - СП, науково-технічна революція - НТР. Абревіатура (лат. abbrevio — скорочую) — складноскорочені слова, утворені з перших літер або з інших частин слів, що входять до складу назви чи поняття. Вживаються в усній та писемній мові. Абревіатури називають також акронімами (від грец. άκρος — «найвищий, крайній» та όνυμος — «ім'я»)). Щодо застосування терміну «акронім» існують різні думки: за однією, акронімами називають будь-які слова, складені з перших літер чи частин слів у скорочуваному словосполученні, за іншою — тільки такі, що вимовляються як цілісні слова, а не як послідовність назв літер.Великими словами пишуться і складноскорочені слова, утворені від іншомовних словосполучень: ЮНЕСКО, НАТО, УЕФА, ТАСІС. Проте малими словами пишуться такі слова, як вуз, загс, дот. Якщо складноскорочені іменники, утворені від іншомовних словосполучень, відмінюються, то закінчення біля них дописується малими буквами: ТАСІС- ТАСІСа- ТАСІСу- ТАСІСом.У складноскорочених словах, утворених іншими способами, всі частини пишуться з малих букв: районний виконавчий комітет - райвиконком, завідуючий господарством - завгосп. Але власні складноскорочені назви пишуться з великої букви: Мінюст, Держарбітраж України.На відміну від складноскорочених слів графічні скорочення читаються повністю. Напр., графічне скорочення 1996рік читається, як одна тисяча дев'ятсот дев'яносто шостий рік.Слова на письмі завжди скорочуються на приголосній букві; у кінці графічних скорочень завжди ставиться крапка: наприклад- напр., до нашої ери- до н.е., область- обл., рік (або року)- р., острів-о., телефон- тел. (або т.).Крапка не ставиться при скорочених назвах мір: 100кг, 18хв, 3мкф, 40км.Не ставиться крапка і між подвоєними буквами, що вказують на множину: ІІІ - хвв., 1941-45рр., пп. (панове) Михайле та Сергію. Якщо в графічному скороченні залишаються початок і кінець слова, то на місце пропущених букв ставиться лише через дефіс (без крапки): район – р-н; видавництво - вид-во.

22,орфографічні норми сучасної україн. Літ. Мови. Літературна мова – це унормована, відшліфована форма національної мови, яка обслуговує різноманітні сфери суспільної діяльності людей. Вона характеризується унормованістю, стандартністю, високою граматичною організацією. Літературна мова реалізується в усній та писемній формах. Обидві вони поширені у сучасному мовленні. Студенти повинні звернути увагу на особливості функціонування обох форм мовлення, обґрунтувати свою думку щодо використання тієї чи іншої форми мовлення. Норма літературної мови – це сукупність мовних засобів, що відповідають системі мови і сприймаються її носіями як зразок суспільного спілкування у певний період розвитку мови. Орфографічні норми регулюють правильне написання слів, уживання м’якого знака, апострофа, правопис прізвищ тощо.

23,морфологічні норми суч. Укр.. літ. Мови. Варіанти норм. морфологічні норми (регулюють вибір варіантів морфологічної форми слова і варіантів її поєднання з іншими словами); раматичні форми регулюють вибір варіантів морфологічної та синтаксичної форми висловлювання. Від вибору найдоцільнішої граматичної форми, особливо, коли в мові є не один, а кілька паралельних способів висловлювання, залежить смислова точність, чіткість, виразність будь-якого тексту. Найтиповішим порушенням морфологічної норми є заміна множинних іменників такими, що вживаються тільки в однині (вражає асортиментами продукції (правильно асортиментом)). Треба пам'ятати, що абстрактні іменники не мають форм множини (хід подій, pyx газів). Заміна їх множинними формами можлива лише в професійних жаргонах (рухи газів). Речовинні іменники (вода, кров і т.д.) вживаються в множині в науковому та офіційно-діловому стилях, коли позначають вид, сорт, тип речовини (ароматичні масла, мінеральні солі). Будь-яка заміна однини множиною i навпаки має бути семантично i стилістично виправданою. Іменники, що позначають назви осіб за професією, посадою, званням, можуть утворювати паралельні форми жіночого та чоловічого родів (студент — студентка). При використанні в офіційно-діловому стилі таких іменників слід орієнтуватися на такі правила:а) багато іменників не мають паралельних форм жіночого роду, наприклад, такі, як: адвокат, мер, міністр, провізор, лор, менеджер, інженер. Ці слова вживаються для позначення і чоловіків, і жінок.Відсутні відповідники жіночого роду в усіх складних назвах посад, звань: провідний спеціаліст, старший викладач, державний інспектор, головний бухгалтер, молодший лаборант тощо;б) велика кількість іменників утворює паралельні форми чоловічого й жіночого родів: лікар — лікарка, продавець — продавщиця, журналіст — журналістка, редактор — редакторка, завідувач —завідувачка, які цілкомм літературні й рекомендуються до використання;в) якщо іменники чоловічого роду вживаються на позначення жінки, але ім'я при цьому не називається, то присудок і узгоджене означення ставляться у формі чоловічого роду (Старший лаборант завершивроботу). Проте, коли зазначається прізвище, то означення узгоджується з назвою особи граматично, тобто має форму жіночого роду . Відхиленням від норми є сплутування закінчень:а) іменники II відміни чоловічого роду твердої групи мають у називному відмінку множини закінчення -и, а в м'якій і мішаній групах виступає закінчення -і: фармацевти, провізори, спеціалісти, лікарі, викладачі (помилкою буде фармацевті, викладачи). Окремим іменникам властива варіативність: хліба — хліби (збірне), очерети — очерета;б) у закінченнях іменників мішаної та м'якої груп I і II відмін в орудному відмінку має бути -е (-є), тобто, закінчення -ею (-єю), -ем (-ем): площею, мишею, вежею, лікарем, Ігорем, гаражем (помилкою буде лікаром, кущом, мишою, Ігором, вежою, площою);в) для іменників II відміни в кличному відмінку характерне закінчення —ю для іменників м'якої групи, закінчення -е — для твердої та мішаної груп: лікарю, добродію, Ігорю, Андрію, Владиславе, Іване, пане (помилкою буде лікаре, Андріє, добродіє, Владиславу);В українській мові якісні, відносні та присвійні прикметники в різних стилях використовуються з неоднаковою частотою. В офіційно-діловому та науковому стилях переважають відносні прикметники, які уточнюють, конкретизують поняття, терміни і входять до термінологічних сполук: мінеральна сировина, аудиторська перевірка, рогівковий рефлекс, очне яблуко, ринкова економіка. У цих стилях послуговуються якісними прикметниками, що, термінологізувавшись, втрачають здатність утворювати ступені порівняння фіолетова лампа, полин гіркий. Аналітична форма ступенів порівняння має відтінок книжності, вживається в наукових текстах значно ширше, ніж у художній або розмовній мові. Причиною цього є можливість утворення форм, які вказують і на збільшену, і на зменшену ознаки міри вияву, вельми дуже важливо для наукового й офіційно-ділового стилів. Наприклад, менш слизький викликає за аналогією протилежну форму більш слизький (а не слизькіший). Помилкою при творенні ступенів порівняння прикметників є одночасне використання аналітичної та синтетичної форм: неправильно правильновживання у більш вужчому значенні вживання у вужчому значенніподарували більш кращі квіти подарували найкращі квітиправда більш дорожча правда дорожчабільш точніший зміст точніший зміст. Порушення норм словотворення часто відбувається під час творення ступенів порівняння прикметників у словах: свідомий, відомий, хворий, оптимальный, досвічений, гуманний, поширений, популярний, німий, сліпий, босий, мертвий, здоровий, а також прикметників на позначення кольорів, що перейшли з розряду відносних (шоколадний, брунатний, янтарний, золотий). Помилкою буде більш свідомий, більш хворий, наймертвіший, менш сліпий і т.д.

24,синтаксичні норми суч. Укр.. мови Синтаксичні норми – це загальноприйняті правила побудови синтаксичних конструкцій, які вивчає синтаксис.Основною одиницею синтаксису є речення як мінімальна комунікативна одиниця. За структурою речення поділяються на прості і складні (сполучникові та безсполучникові).Використання синтаксичних конструкцій у діловому мовленні характеризується певними особливостями. Для документів властивий розповідний характер висловлювання. У них використовується прямий порядок розміщення членів речення, при якому підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене після означуваного слова, додаток після слів, від яких залежить, обставина в різних місцях речення залежно від значення, способу вираження, напр.: Спеціальний стаж іноді підтверджується показаннями свідків. У діловому стилі допускається розташування присудка перед підметом у словах автора, які розривають пряму мову або стоять після неї, а також у реченнях, на початку яких є обставинні слова, напр.: "У Володимирі-Волинському працює сьогодні біля 1200 підприємств", – інформує міський голова Дмитро Петрович Кравчук; На території України діють норми безплатної видачі робітникам спеціального одягу.Тексти офіційно-ділового стилю містять прості речення, часто складні з підрядними з'ясувальними, означальними, мети, умови. Прості й складні речення можуть ускладнюватися відокремленими, однорідними членами, вставними словами й виразами та ін. У реченнях вживаються пасивні структури з дієсловами на -ться, інфінітивні конструкції, наказові форми дієслів, безособові форми на -но, -то, словосполучення дієслівного типу, дієприкметникові, дієприслівникові звороти, пряма мова з метою посилання на прийняті закони, видані розпорядження, напр.: проект обговорюється, здійснити обмін,затверджено на засіданні,взяти на себе зобов'язання, зважаючи на відзначене, хочемо висловити думку; питання, розглянуте на зборах.

25,документ-основний вид ділового мовлення.загальні вимоги до складання документів.Документ- результат конкретної інф. На спец. Матеріалі за визначеним стандартом чи формою.Висоги:1)видаватися уповноваженим органом або особою, відповідно до її компетенції.2)Бути точним,достовірним,переконливим.3)бути оформленим відповідно до чинних стандартів.4)бути придатним для тривалого зберігання.

26,Види документів та їх класифікаціяКласифікація документів-поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.мета –підвищення оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців.Класифікація:1за змістом_загальні,з адмін.. питань, спеціалізовані(облікові,фінансові,комерційні),організаційно-розпорядчі.2)за призначенням_фінансово-розрахункові,з постачання та збуту, з особового складу.3)за походженням_офіційні,особисті.4)за місцем складання_внутрішні,зовнішні.5)за джерелами виникнення_первинні(вхідні),вторинні(вихідні).6)за технікою відтворення_рукописні,друковані,фото-кіно-документи,звукові(аудіовізуальні).7)за формою_індивідуальні,стандартні,типові,трафаретні.8)за видом носія_паперові,на фото-кікоплівці,на відеоплівці,на магнітних оптових носіях,на екрані.9)за ступенем гласності_звичайні,для службового користування,секретні,з грифом»КТ»(комерційна таємниця),цілком секретні.10)за терміном виконання_звичайні(безстрокові),термінові,дуже термінові..11)за кі-стю питань_прості, складні..12)за стадіями створення-оригінали,чернетки,копії(випискк,дублікат).13)за строками зберігання_постійного зберігання,тривалого(понад 10 років),тимчасового зберігання(до 10 років)

27,Правила оформлення сторінки.Вимоги до тексту документа. Текст- головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.Текст складається з таких логічних елементів: 1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали); 3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим , а той, що містить також інші логічні елементи, складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення. потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічний елементів. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила…Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, записки, накази.Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядкуУживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що…6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:Враховуючи…Беручи до уваги…Розглянувши…Вважаючи…7.Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозуміли для широкого кола читачів.Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве-35 мм; праве-не менше 8 мм; верхнє-20 мм; нижнє-19 мм (для формату А 4) та 16 мм (для формату А5).Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні-на чистих аркушах паперу.Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша , то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація-поділ на абзаци.Абзац-це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.Типовий абзац має три частини:1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова); 2) фраза (міститься основна інформація абзацу); 3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, треба пам’ятати , що це внутрішньо замкнене смислове ціле.Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації-традиційна й нова. Традиційна-базується на використанні знаків різних типів-римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:А.Б.В.Г.Д… І..ІІ..ІІІ.ІV. V…1.2.3.4.5… 1). 2). 3). 4). 5)… а). б). в). г). д)… Рубрики більші за абзац, можуть називатися: параграф ( &), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації три комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності . Застосовуючи її, слід враховувати:1після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;2номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:розділи-1.; 2.; 3.; номери підрозділів включають в себе також номери розділів – 1.1.; 1.2; 1.3.; номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту-1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

28,реквізити документів та вимоги до їх написання.реквізити –це елементи з яких складається документи.Вони бувають постійні(які друкуються під час вигот. Бланка) і змінні(фіксуються на бланку в процесі заповнення).Бланк- друкована стандартна форма документа з реквізитами що містять постійну інформацію.Трафаретний текст- дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Реквізити: 1. Державний герб України.2. Емблема організації чи підприємства.3. Зображення державних нагород.4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).6. Назва міністерства або відомства.7. Повна назва організації, установи чи підприємства.8. Назва структурного підрозділу.9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.10. Назва виду документа.11. Дата.12. Індекс (вихідний номер документа),13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.14. Місце укладання або видання.15. Гриф обмеження доступу до документа.16. Адресат.17. Гриф затвердження.18. Резолюція.19. Заголовок до тексту.20. Відмітка про контроль.21. Текст.22. Відмітка про наявність додатка.23. Підпис.24. Гриф погодження .25. Віза.26. Печатка.27. Відмітка про засвідчення копії.28. Прізвище виконавця та номер його телефону.29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.31. Відмітка про надходження документа.32. Запис про державну реєстрацію. Загальні правила оформлення реквізитів такі:1. Державний герб України - Тризуб.Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації чи підприємства.Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород.Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації. Розташовується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа.Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника).Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.

7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8. Назва структурного підрозділу.Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім реквізитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі реквізити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідовності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у називному відмінку, напр.:Міністерство освіти і науки УкраїниЛьвівський національний університет імені Івана ФранкаЕкономічний факультет

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, факсу, номер банківського рахунка, електронна адреса.Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил; вул. Володимира Великого, 21, м. Черкаси, 18022, тел. (0472) 43-50-86 . На бланку для листів, що призначені для виконання розрахункових операцій, вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку, напр.: Розрахунковий рахунок МІ5324J 749/ 215149 в Укрінбанкум. Львова МФО 1 і 1321.

10. Назва виду документа.Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тексту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.

11. Дата.Документ датують днем його створення або затвердження. Документи колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо), то дату ставлять під текстом зліва. Існує два способи подання дати-цифровий іцифрово-словесний. Цифровий передбачає написання трьох пар арабських цифр на позначення дня, місяця, року: 04.03.05 або 24.06.05 (крапки ставимо між парами). Цифрово-словесний має такий вигляд: 4 березня 2005 року або 24 червня 2005 р. Його використовують у документах матеріально-фінансового характеру.Дати на певну тривалість події, заходу, роботи записують у такий спосіб: з 15.10 до 07.11.05 або з 16.12.04 до 08.01.05.

12. Індекс.Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забезпечує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, в якому уклали документ; друга пара - номер справи за номенклатурою для підрозділу; третя пара - порядковий номер за журналом обліку, напр.: № 12-14/49.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа. Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату таіндекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді переписує дату та індекс вхідного документа.

14. Місце укладання чи видання.Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

15. Гриф обмеження доступу до документа.Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Записують від середини рядка:, Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно".

16. Адресат.Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Складається з таких елементів:- назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);- назва структурного підрозділу (у називному відмінку);- назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);- прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);- поштова адреса.Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між частинами не ставлять, напр.:Львівський національний університет імені Івана Франка Факультет міжнародних відносин Деканові проф. Камінському В.І. В особових документах відомості про адресата мають такий вигляд:Директорові Інституту української мови Національної Академії наук України акад. Кузишину Р.В.Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни у правила оформлення поштової адреси, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресанта) пишуть у лівому верхньому куті конверта, напр.:М.С. Стацюквуя. Наукова, 60, кв. 23,м. Львів-59, 790059Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:Пономареву Віктору Олеговичувул. Івасюка, 45,м. Червоноград,Львівська обл.,80100

17. Г^эиф затвердження.Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок);- назва посади особи, яка затверджує документ;- особистий підпис;- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ);- дата затвердження. Наприклад:ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу (підпис) Л.В. Семенюк 07.02.05Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом, на документі зазначають гриф за такою формою:ЗАТВЕРДЖУЮНаказ Міністерства фінансів України 20.04.05Ш5

18. Резолюція.Це напис на документі, який робить керівник установи. Він містить вказівки щодо виконання цього документа.Розмішується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:- прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;- вказівка про порядок і характер виконання документа;- термін виконання документа;- особистий підпис керівника;- дата.Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання окумента є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталізувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома; До наказу; Вжити заходів; Обговорити питання та ін.

19. Заголовок до тексту.Друкують малими літерами, розміщують під назвою виду документа. Відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається прийменником про, напр.: Про порушення дисципліни; Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.Текст документа, надрукований на аркуші формату А5, можна подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

20. Відмітка про контроль.Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частиш поля першої сторінки документа.

21. Текст.Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:- вступу;- доказу;- закінчення.У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі викладають суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного - поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля).

22. Відмітка про наявність додатка.Додатки до документа можуть бути трьох видів:а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті, напр.:Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.ідмітку роблять у верхньому правому полі першої сторінки додатка:Додатокдо наказу Міністерства освіти і науки України 15Ж05Ш5Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів установи на останній сторінці додатка.Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють у такому порядку:1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників, напр.:Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:Додаток: на 2 арк. лише адресатові .У разі великої кількості додатків окремо складають їхній опис, а в самому документі після тексту зазначають:Додаток: відповідно до опису на 7 арк.Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на б арк. у 2 прим, на першу адресу. 23. Підпис.Обов'язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:- найменування посади (з лівого боку);- підпис (між назвою посади і прізвищем);- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч). Наприклад:Директор рекламної агенції"Панорама" (Підпис) Л.М. КузовськийУ разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилають засвідчені канцелярією примірники.Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.: Директор (Підпис) A.B. СаваринГоловний бухгалтер (Підпис) О.І. МикитенкоЯкщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.: Директор ВАТ "Галич - Авто " Директор торгового Автоцентру (підпис) М.Й. Джунь (Підпис) Н.К. БурмайВ актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписали документ, а розподіл їхніх обов'язків у конкретній комісії, напр.:Голова комісії (Підпис) JI.L МокрицькаЧлени комісії (Підпис) М. О. Борисюк(Підпис) Б.Г. ЯворськийУ вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо), напр.:Завідувач кафедри вищої математики доктор фізико-математичних наук,професор (Підпис) Д-М. ГнатюкЯкщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує ЇЇ обов'язки, або заступник. Тоді обов'язково зазначають посаду (в.о., заст. ініціали та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує голова та секретар колегіального органу.

24. Гриф погодження.Розрізняють дві форми погодження документів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:- слова ПОГОДЖЕНО;- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;- особистого підпису;- розшифрування підпису; дати.Грифи погодження розташовують нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці, напр.:ПОГОДЖЕНО Директор ЗОШ№ 93 (Підпис) СИ Дмитрів 01.09.05Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляють так:ПОГОДЖЕНОПротокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.05 №12 25. Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:- особистого підпису особи, що візує;- дати.У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (ініціали та прізвище):Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.1. Свирид28.08.05Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт З треба доопрацювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окремому аркуші.У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

26. Печатка.Печатка - це обов'язковий реквізит документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

27. Відмітка про засвідчення копії.У правому верхньому кутку пишуть слово "Копія"; під реквізитом "підпис" - слово "Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.Цей реквізит обов'язковий у вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:- прізвища виконавця;- номера його службового телефону.Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. 240-72-37

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа. Він містить такі відомості:- стислу довідку про виконання;- дату скерування документа до справи;- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Наприклад:До справи № 07/54Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.06.05 (посада, ініціали, прізвище).Відмітка ,До справи " свідчить про те, що роботу над документом закінчено.30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:- запис "Інформація перенесена на машинний носій";- підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;- дату перенесення.

31. Відмітка про надходження документа.Містить:- скорочену назву організації, що отримала документ;- дату його надходження.Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:- назву організації;- дату надходження;- індекс документа.Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа

.32. Запис про державну реєстрацію.Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідним Указом Президента України. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

29,документи щодо особового складу:автобіографія,характеристика,накази щодо особового складу,резюме,заява. Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти). Автобіографія складається з таких реквізитів:1. Назва документа.2.Текст.3. Дата.4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.Основними складовими частинами тексту автобіографії є:1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).2.Число, місяць, рік і місце народження.3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, побатькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).7. Склад родини і стан сім’ї.8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

 

 

 

 

 

 

 

 





©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.