Здавалка
Главная | Обратная связь

Правила спілкуванняфахівця при проведеннізустрічей, переговорів, прийомів та по телефону.



Зустрічі:

Будь-яказустріч, а тимбільшеділова, проводиться з певноюмстою. Самеспілкування в діловійпрактиці, як правило, підтримуєтьсявзаємноюзацікавленістю. Щобзадовольнитизацікавленістьсторін, організовуєтьсязустріч.Щобефективно провести діловузустріч, до неїнеобхідносерйознопідготуватися та все ретельнопродумати.Про діловузустрічприйнятодомовлятисязаздалегідь, при цьомувідрізок часу міждомовленістю та власнезустріччюзалежитьвідконкретнихобставин та програмизустрічі.У межах одного регіонунайбільшдоцільнодомовлятися за два—три дні. Фахівцям, якібратимуть участь у зустрічі, повинні бути притаманнітакіриси характеру: почуттявласноїгідності, впевненість у собі, урівноваженість, дипломатичність, терпимість, тактовність, прагнення до взаєморозуміння.

Бажанопривітатипартнерів (посмішка, приємнийпогляд, рукостискання). Під час знайомстванеобхіднопокластивізитки гостей перед собою, щоб не забути, як зватипартнерів.

Рекомендують:

— починатирозмовуіззагальних фраз, поступовопереходячи до найбільшважливих, принциповихпитань, а потім — до обговоренняпитань, за якимиможна легко дійтизгоди;

— задаватидоброзичливі й прямізапитання;

— відповідівислуховувати;

— записуватиціннуінформацію;

— виявлятибажаннязрозумітипозицію партнера;

— викликатисимпатію до себе з боку співбесідника (аджевін — особистість, маєповне право на повагудо себе, на визнанняйого як особистості);

— орієнтуватися на бажаний партнером кінцевий результат, якийвигідний і дляорганізаторів;

— аргументуватисвоїпропозиції цифрами, фактами;

— виявлятизацікавленість у перспективахвзаємин з партнерами;

Не можна:

• ставитизапитань, якіпідказуютьвідповідь;• вести розмови про релігію та політику;• тиснути на співрозмовника;• змушувати партнера довгочекатизустрічі;• обдурювати партнера і постійновимагативідньогодоказів.• приступати до розмови без ретельнопродуманого плану. Великезначеннямаєрозміщенняділовихпартнерів за столом,дистанціяміж ними, положеннявідносно один одного, дистанція в спілкуванні. Під час зустрічіможнабагатовзнати про партнера (у цьомудопоможуть слова, жести, пози, міміка).

Переговори:

Переговори — цеобмін думками, який, як правило, ведетьсяпредставникамидвохабобільшесторін з певноюділовою метою. Вони проводяться на різнихрівнях, за різноюкількістюучасників, можутьмати як неофіційний, так і протокольний характер. Дослідникивиділяють два підходи до переговорів: а) конфронтаційний, якиймаєсуб'єкт-об'єктний характер, — цепротистояннясторін, їхнявпевненість у тому, що треба здобути перемогу будь-якоюціною, а відмовавіднеї — цепоразка; б) партнерський, якиймаєсуб'єкт-суб'єктний характер, — цеспільнийаналізпроблеми, в результатіякогоучасникишукаютьнайкращі, найбільшповніваріантивирішенняпроблеми, щоякнайбільшевідповідали б взаємнимінтересам. Практика веденняпереговорівсвідчить, що на їхрезультативність великий впливмаєпсихологічна атмосфера. Для цього не слідігноруватитакі правила: 1)не говоритиголосно (бо партнер подумає,що Ви йомунав'язуєте свою думку) або тихо (партнер не буде впевненим у тому, що добре вас почув), швидко (партнеру хочетьсярозібратися в почутому і сформувати свою думку) абоповільно (партнеровіможездатися, що Ви просто гаєте час); 2) середучасниківпереговорівзнайдіть "ключовуфігуру", бовіднеїзалежатимевирішенняпитання (цеможе бути навіть не керівник, а провіднийспеціаліст, до думки якогоприслухаються); 3)покажіть, що в організації, яку Ви представляєте, пануютьспокій та взаємоповага. Ні в якомуразі не слід у присутностіучасниківпереговорівробитизауваженнясвоїмпідлеглим, вказувати на їхніпомилки; 4) бажано за наявності "гострихкутів" під час обговорення не вживати слова та вирази, щопередаютьтвердістьВашогопідходу, наприклад: "безумовно", "тільки так", "остаточно" та ін. їхкращезамінити на такі: "меніздається", "я думаю", "може, це буде такийваріант" та ін.
Є тактика веденняпереговорівперевірена часом:
-Дохідливопоясніть свою пропозицію;-Не обіцяйтенічогонеможливого; -Вчітьсявідхиляти не здійсненнівимоги; -Записуйте все, з чимвипогоджуєтесь і щовиобіцяєте; -Не вірте причинам відмови, якщо вона переконливо не обгрунтовані; -Не йдіть на прямуконфронтацію; -Важкіпитанняобговорюйте в самому кінці.
Прийоми:Прийомивлаштовуються з нагодизавершенняякої-небудьвизначноїподії, національного, релігійного та професійного свята, ювілейних дат, важливихзаходів - виставок, конференцій, випускуювілейноговиданнячимоделі, отримання великого виграшу, на честь прибулої на фірмуіноземноїделегаціїчивисокого гостя.

Прийомимаютьділовий характер, проводяться з метою поглиблення і розширенняділовихконтактів, продовженняпереговорів, набуттяновихпартнерів, отриманнянеобхідноїінформації, презентаціїпродукції, рекламитощо. Час і засоби для організаціїприйомівзалежатьвідобставин, але в будь-якомувипадкуцепитаннянеобхідновивчитизавчасно і підготуватисяякомогаретельніше. При цьому сторона (особа), яка проводить прийом, заздалегідь повинна виконатитакупідготовчу роботу:

- визначити вид прийому;- скласти список запрошенихосіб;- підготувати і завчаснорозіслатизапрошення;- підготуватиприміщення;- скласти, якщонеобхідно, план розміщеннязапрошених;- визначити (скласти) меню, продуматисервіровку столу і порядок обслуговування гостей;- підготуватитости і промови (на прийомах з розміщенням);- скласти схему і порядок проведенняприйому, розподілитиобов'язкиміжтими, хтоготуєприйом.

Перше слово надається господарю, потімпочесному гостю. Промова господаря зазвичайміститьвітання на адресу почесного гостя, загальніположення, які стали приводом для зустрічі, побажанняпочесним гостям здоров'я та успіхів. У відповіді гостя маєпролунатиподяка за гостинність, висловленнязадоволеннявзаємноюзацікавленістюпереговорів, запевнення в дружніхпочуттях та добріпобажання господарю.

Ініціативазалишенняприйомуналежить головному гостю. Після того, як вінпопрощався з господарями і присутніми на прийомі, поступоворозходитьсярешта гостей. При цьомунеобхідноподякувати господарям заприємнопроведений час і смачні страви.

Щоб не порушувативстановлений порядок проведенняприйомів і через незнання не образити як приймаючу сторону, так і гостей, необхідно знати особливостірізнихвидівприйомів і правила їхпроведення.

Часто спеціалістамдоводитьсяприйматизакордоннуделегацію, яка приїздить для з´ясуванняможливостейспівпраці, проведенняпереговорів, організаціївиставки, ярмарки тощо. Під час прийомутакожпотрібнодотримуватисяпевнихпротокольнихзвичаїв та правил. Адженедаремнокажуть, що "добрепоставлений і дотриманийділовий протокол — це як машиннемастило, щодозволяєпоступовопогоджуватися і працювати без перешкод".

Спілкуванняфахівця по телефону:

Сучасне ділове життя неможливо уявити без телефону. Завдяки йому підвищується вирішення багатьох проблем і питань, немає необхідності писати листи, телеграми, а також здійснювати поїздки в інші установи, міста, для вияснення обставин якоїсь справи.

Основою успішної телефонної розмови є:компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо, щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції. Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою.

Головнівимогикультуриспілкування по телефону - стислість (лаконічність), чіткість і ясність не тільки в думках, але і в їхвикладі.
Розмоваповиннапроводитися без великих пауз, зайвихслів, оборотівемоцій.

Виділяютьтакінайбільшважливіпринципиетикиспілкуванняпотелефону:

1. Якщо там, кудивителефонуєте, вас не знають, доречно з боку секретаря попросити вас представитися і дізнатися, з якогопитаннявителефонуєте. Назвіть себе і коротко викладіть причину дзвінка.

2. Порушенням норм діловогоетикетувважаєтьсявидавати себе за особистого одного того, кому вителефонуєте, тільки для того, щоб вас скоріше з ним з'єднали.

3. Грубепорушення - не передзвонити, коли вашогодзвінкачекають. Необхіднопередзвонитиприпершійможливості.

4. Якщовителефонуєтелюдині, яка просила вас зателефонувати, а йогоневиявилося на місціабовін не можепідійти, попросітьпередати, щовидзвонили. Потімпотрібнозателефонуватище раз, чисказати, коли і де вас можна буде легко знайти.

5. Коли розмовазайматиме тривалий час, призначтейого на такий час, коли можна бути впевненим, що у вашогоспіврозмовникадостатньо часу набесіду.

6. Ніколи не говоріть з набитимротом, не жуйте і не пийтепід час розмови; говорити потрібно рівно, стримувати свої емоції, не перебивати співрозмовника. Швидке або повільне проголошення слів затрудняє сприймання. Особливо слідкуйте за проголошенням чисел, імен, сіл, міст, прізвищ, що погано сприймаються на слух, їх потрібно говорити складами, або навіть передавати по буквах.

7. Якщодзвонить телефон, а вивже говорите в цей час по іншомуапарату,постарайтесязакінчити першу розмову, а вжепотімдокладнопоговоритиз другим співрозмовником.Якщоможна, запитайте у другогоспіврозмовника пояким номерам передзвонити.

Дзвінок на домашній телефонділовому партнеру, співробітнику для службової розмови може бути виправданий тільки серйозною причиною, кому ви б не дзвонили – начальнику чи підлеглому. Вихована людина не буде дзвонити після 22.00 год., якщо для цього немає вагомої причини або не отримано попередньої домовленості на цей дзвінок. По закінченню ділової телефонної розмови потратьте 3-5 хв. на аналіз змісту і стилю розмови. Проаналізуйте свої враження.







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.