Главная | Обратная связь

Документальное оформление операций по удержаниям из заработной платы

Производимые работодателем удержания должны оформляться надлежащим образом. Они должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя, рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для этого являются положения главы 23 НК РФ, а также соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации.

Ст.230 Налогового кодекса обязывает налоговых агентов по НДФЛ вести персональный учет доходов, выплаченных каждому физическому лицу-налогоплательщику. Для такого учета предназначена налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ [Приложение №1].Форма 1-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом МНС России от 31.10 2003 г. № БГ-3-04/583. В ней в течение года накапливают данные о доходах и удержанном НДФЛ. Карточки ведут на всех работников: штатных, нештатных, временных, сезонных, а также лиц, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера, получающих авторский гонорар. Они заполняются на основе данных лицевых счетов работников, расчетно-платежных ведомостей, первичных документов и обеспечивают информацией для целей налогообложения.

По итогам года работодатель должен отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц по каждому работнику. Для этого нужно сдать справки по форме 2-НДФЛ [Приложения №2],утвержденной приказом ФНС России от 13.10.2006 г. № САЭ-3-04/706 .

Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым организация выплачивала доход по гражданско-правовым договорам, на основании данных формы 1-НДФЛ. В ней указывают все доходы и вычеты, суммы исчисленного и удержанного налога за год.

Полученные организациями исполнительные документы регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом руководителя организации. В бухгалтерии они регистрируются в специальном журнале (картотеке) и далее хранятся как бланки строгой отчетности. Форму такого журнала организация вправе разработать самостоятельно, при этом возможность ее применения должна быть предусмотрена учетной политикой.

О любом движении исполнительного листа необходимо известить взыскателя и судебного исполнителя, отправив письменное уведомление .

Перед осуществлением удержания, производимого по инициативе работодателя, составляется документ, подтверждающий наличие основания для данного удержания - счетной ошибки, наличия причиненного работодателю ущерба, факта выдачи неотработанного аванса и т.п. Так, о выявлении счетной ошибки свидетельствует докладная записка главного бухгалтера на имя генерального директора. Решение работодателя оформляется в виде резолюции на данной докладной записке или изданным на ее основании распоряжением.

При наличии материального ущерба от работника требуется письменное объяснение. В случае отказа или уклонения работника от его предоставления составляется соответствующий акт.

Если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, его взыскание осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя, с которым работник должен быть ознакомлен под личную подпись. Поскольку Госкомстатом России не утверждена его унифицированная форма, оно может быть составлено в произвольной форме .

В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией иска в суд.

При выдаче и оформлении подотчетных сумм руководствуются положениями Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 г. № 40 .

Для каждого командируемого работника формируется служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, которое утверждается руководителем организации. После утверждения служебное задание [Приложение № 3] передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

По истечении срока, на который были выданы денежные средства, подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет [Приложение № 4] о произведенных расходах по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение [Приложение № 5], которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в командировке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

Порядок удержания из заработной платы по инициативе самого работника требует заявления от него с просьбой производить соответствующие удержания.

В случае принятия работодателем решения о выдаче работнику займа, работник составляет в письменной форме обязательство о его возврате. На основе приказа руководителя организации о выдаче денежных средств работнику открывается карточка аналитического учета, обобщающая информацию о состоянии расчетов с заемщиком.

Продажа товаров в кредит производится по предъявлении гражданами справки [Приложения № 6], выдаваемой с места работы для покупки товаров в кредит. В справке (форма КР-1) в обязательном порядке должны быть достоверно отражены сведения об организации-работодателе (наименование, почтовый адрес) и работнике (размер среднемесячного заработка и удержаний, реквизиты документа, удостоверяющего личность). Кроме этого, граждане заполняют поручение-обязательство (форма КР-2) [Приложения № 7] по установленной форме в двух экземплярах, один из которых пересылается работодателю, а второй остается в торговой организации.

Для обобщения данных о произведенных удержаниях по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом, а также о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерия ведет учетные регистры, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

Лицевой счет открывается по каждому работнику на год на основе приказа о приеме на работу. При внесении в лицевые счета информации об удержаниях используются такие первичные документы, как листки о простое, табели учета рабочего времени, решения судебных органов на удержания по исполнительным листам, заявления работников о перечислениях из заработной платы, налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ.

На основании данных лицевых счетов заполняются расчетная (форма № Т-51) [Приложение № 8], платежная (форма № Т-53)[Приложение № 9] или расчетно-платежная ведомости (форма № Т-49) [Приложение № 10]. Расчетная и платежная ведомости применяются в крупных организациях. В небольших организациях рекомендуется формировать расчетно-платежную ведомость, где отражаются все суммы основной и дополнительной заработной платы и суммы удержаний из неё.

Данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации, обобщает сводная ведомость расчетов с персоналом по оплате труда. Путем сопоставления данных сводной ведомости с записями в Главной книге по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» происходит сверка данных синтетического и аналитического учета .

Таким образом, производимые удержания должны своевременно и достоверно оформляться приказами работодателя и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета.